13 Recomendaciones para la preparación de Información Exógena Tributaria a la DIAN Año Gravable 2007

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  • Publicado: 25 enero, 2008

Los reportes de Información Exógena del año 2007 deben ser entregados a partir de marzo 25 de 2008. Algunas pautas importantes para su correcta preparación.

En lo que respecta al suministro de la Información Exógena Tributaria por el Año Gravable 2007, y más exactamente del suministro de la información a que se refiere el artículo 631 del ET (sobre datos que se lleven a la Declaración de Renta 2007, o que se llevaron a las declaraciones de IVA y de RTF durante el 2007, etc.), la DIAN, con su resolución 12690 de octubre de 2007 (aclarada con la resolución 12908 de noviembre 1 de 2007) ha vuelto a poner en carreras a los contadores de las empresas que deben preparar y presentar tal información.

Tal como sucedió con el reporte de la información del año 2006, los reportes del año 2007 tendrán que empezar a ser entregados desde fechas tan tempranas como marzo 25 de 2008 (excepto para quienes únicamente entregarán el formato 1002 con el detalle de la totalidad de las retenciones de renta, IVA y timbre practicadas durante el 2007; para ellos los plazos transcurrirán entre mayo 27 y agosto 21 de 2008; véase el artículo 18 resolución 12690 octubre de 2007).

El problema es que para dichas fechas ni siquiera se habrá cumplido, en la mayor parte de los casos, con presentar la declaración de renta misma del año 2007. Tales declaraciones, según los artículo 12 a 15 del decreto 4818 de diciembre de 2007, se empezarían a vencer desde abril 17 de 2008; (pero si les es posible y se quiere madrugar, las mismas se podrán empezar a presentarse desde el 4 de febrero de 2008….)

Pautas para irnos preparando

Por tanto, a continuación pretendemos destacar algunos puntos importantes que los asistentes contables o demás personas que por estas fechas se hayan preparando la información antes aludida harían bien en tener presentes: 1. La Firma Digital Para quienes vayan a presentar por primera vez este tipo de información, y deban hacerlo en forma virtual (pues les corresponde entregar mas de uno de los formatos mencionados en la resolución 12690 de octubre de 2007), deben ir previendo con tiempo que el representante legal trámite su respectiva “firma digital” ante la DIAN (no se requiere firma digital ni para el contador ni para el Revisor pues esta información exógena, a diferencia de las declaraciones tributarias, no tiene que ser avalada por dichos profesionales).

Si en el pasado ya han presentado esta información, y lo hicieron virtualmente, no se requiere tramitar una nueva firma digital para el representante legal pues la que se otorga en la DIAN tiene validez por tres años (consúltese una conferencia gratuita al respecto)

2. Plataforma Tecnológica Así mismo, se tiene que prever con tiempo que el computador desde el cual se hará la trasmisión de los archivos sea un computador que cumpla con las características técnicas mínimas que exige el portal de Internet de la DIAN

3. Prevalidador En cuanto al “prevalidador tributario” que se emplearía para construir los formatos mencionados en la resolución 12690 de octubre de 2007, no es necesario a que la DIAN publique una nueva versión durante el 2008 pues se podrá usar el mismo prevalidador usado para construir los formatos con los datos del año gravable 2006 (véase lo indicado en el artículo 23 de la resolución 12690 donde se indica que los formatos a usar en los reportes del año gravable 2007 son exactamente los mismos usados en los reportes del año gravable 2006).

Pero ojo: ese prevalidador solo funciona en equipos que cuenten con Excel 2000 o superior. 4. Régimen de Precios de Transferencia Si el reportante de la información tuvo operaciones con vinculados económicos en el exterior, y por tanto está sujeto al régimen de precios de transferencia, debe recordar que a esos vinculados económicos en el exterior, sino tienen un número de nit con el que se identifiquen en el exterior, se les tendría que empezar a asignar una especie de “seudo-nit”, empezando desde el numero 444444001 y avanzando en forma consecutiva en una unidad hasta el 4444445000.

Es decir, se hace necesario hacer una tablita con esos “seudo-nits” y usarlos de manera uniforme en todos los distintos formatos en que se deba incluir a dichos terceros (ver por el ejemplo el último inciso del artículo 3 de la resolución 12690 de octubre de 2007).

5. Cálculo de los Ingresos Brutos Al momento de definir si en diciembre de 2006 se superaron los $1.500.000.000 de “ingresos brutos”, y con lo cual se incurriría en la principal causal que obliga a hacer el reporte de la mayoría de los formatos mencionados en la resolución 12690 de octubre de 2007, es importante tener presente que esos $ 1.500.000.000 se obtienen de sumar todos los ingresos brutos que se hayan llevado a la sección de rentas ordinaras del formulario para declaración de renta 2006 (renglón 49 en el formulario 110 de ese año, o renglón 41 en el formulario 210) más todos los ingresos brutos que se hayan llevado a la sección de ganancias ocasionales de esos mismos formularios (renglón 70 en el formulario 110 de ese año, o renglón 55 en el formulario 210; ver parágrafo del artículo 1 de la resolución 12690 de oct de 2007).

6. Reporte de Datos sobre Socios o Accionistas Cuando se trate de reportar el dato sobre los socios o accionistas a diciembre 31 de 2007 para la persona jurídica con ánimo de lucro (ver artículo 3 de la resolución 12690 de octubre de 2007), se debe tomar en cuenta que junto al dato del valor patrimonial fiscal del aporte para cada socio se reportarían los datos de los dividendos que se le hayan distribuido durante el 2007 (sin importar si le fueron o no pagados en el mismo 2007, o sin importar si se los pagaron en dinero o en especie).

Sin embargo, si algún socio o accionista sí recibió dividendos durante el 2007, pero ya no era socio o accionista a diciembre 31 de 2007, entonces ese socio o accionista no quedará incluido en el reporte (no se le reporta valor patrimonial del aporte, pues ya no es socio a diciembre 31 de 2007, y por tanto tampoco se reporta el dato de los dividendos aunque sí los haya recibido durante el 2007; véase la estructura del formato 1010 en el cual los campos “val” y “vpar” siempre son obligatorios: no puede faltar ninguno). 7. Información Fiscal La información que se ha de llevar a los reportes de información exógena deberá corresponder en todos los casos a la información fiscal que haya quedado contenida en las declaraciones de IVA, o de retenciones en la fuente o que haya de quedar contenida en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2007.

En consecuencia (y solo con la excepción de la información que reportarían las entidades del Estado mencionadas en el artículo 22 del ET; ver literal g del artículo 1 y literal g del artículo 2 en la resolución 12690 de octubre de 2007), no se tendrían que llevar a los reportes los valores que sean solo contables pero que no se llevan a las declaraciones tributarias (ejemplo: los gastos no deducibles; véase el concepto DIAN 11076 de diciembre de 2001 el cual está citado dentro de uno de nuestros anteriores editoriales).

8. Seguridad Social y Parafiscales Se debe hacer una completa relación de los pagos hechos a las entidades de la seguridad social y parafiscales durante el 2008, y que se hayan originado solo sobre salarios del periodo 2007 (calculados hasta antes de disminuirlos con el valor de las incapacidades, y sin incluir pagos adicionales por aportes voluntarios a fondos de pensiones, o pagos por capitaciones adicionales al sistema de salud, o pagos hechos a la seguridad social durante el 2007 pero que eran pagos sobre salarios de los años anteriores al 2007 y que estaban pendientes de pago).

Lo anterior por cuanto los literales 10 y 11 del artículo 4 de la resolución 12690 exigen que al momento de hacer los reportes de dichos pagos se incluya tanto el valor aportado por el empleador como el valor aportado por el trabajador y en ese caso no serviría el simple dato que figura en las cuentas del costo o gasto del reportante. 9. Retenciones en la Fuente En el caso del reporte de los terceros a quienes se practicaron retenciones en la fuente durante el 2007 (ya sea a título de renta, de IVA o de timbre), lo correcto es que lo que se va a incluir en dicho reporte coincida, tanto con lo llevado a los formularios de declaraciones de retención en la fuente, así como con el valor que se le va a incluir en el certificado de retenciones a título de renta que se le expedirá al tercero antes de marzo 17 de 2008 (ver artículo 31 decreto 4818 de diciembre de 2007) y con lo que se les certificaba bimestralmente a lo largo del 2007 (en el caso de las retenciones de IVA)

10. Pagos en especie Si en las contabilidades del año 2007 ciertos pagos en especie a los asalariados (ejemplos la alimentación, o la educación) fueron contabilizados, no con el nit del asalariado, sino con el nit de la empresa que los alimentó o los educó, en ese caso se debe recordar que si bien las empresas para remunerar a sus trabajadores pueden hacerles pagos en dinero o en especie, el pago es un ingreso para el asalariado y en consecuencia es el asalariado quien debe figurar como titular de dicho pago y no la empresa que lo “alimentó” o lo “educó” (Véase el artículo. 387-1 y un editorial anterior al respecto).

11. Direcciones y domicilios Si la entidad o persona informante tiene una X dirección que capturó del tercero cuando hizo su operación durante el 2007, no será responsabilidad de dicha entidad informante si ese tercero llegó a cambiar posteriormente de dirección. En todos los casos se reportaría la dirección que se tenga en la base de datos de la empresa (lo más importante sería no equivocarse en su número de Cédula o Nit).

Esto pone en evidencia que no en todos los casos se vuelve útil el estar reportándole direcciones a la DIAN (pueden haberse vuelto “obsoletas” y la DIAN solo se satura de datos). 12. Personas Naturales En el caso de que el tercero a reportar sea una persona natural, y no se tenga la certeza de si esa persona natural a parte de su cédula es una persona que ya cuenta o no con su respectivo “nit”, en ese caso es suficiente con que a ese tercero natural se le haga el reporte con su “número de cédula” (ver editorial anterior al respecto).

13. Contratos de Mandato En el caso de que una entidad o persona haya sido mandante en el desarrollo de un contrato de mandato, tal entidad tiene que “sincronizarse” con los datos que va a reportar a la DIAN la entidad “mandataria”, pues lo que reporte la “mandataria” no podría ser reportado otra vez por “la mandante” (véase el nuevo parágrafo incluido en el artículo 15 de la resolución 12690 de octubre de 2007 y uno de nuestros editoriales anteriores).

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Material Relacionado:

Realizar inadecuadamente el reporte de información exógena o no presentarlo,
puede ocasionar cuantiosas sanciones hasta de 15.000 UVT ($534.105.000 por el año gravable 2020)

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