Reconocimiento de servicio de alquiler de fotocopiadoras que incluyen suministros

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  • Publicado: 20 abril, 2016

Reconocimiento de servicio de alquiler de fotocopiadoras que incluyen suministros

En este tipo de contratos la entidad deberá evaluar en qué condiciones hace entrega de las fotocopiadoras, a fin de determinar el tipo de leasing que se estaría llevando a cabo. Los suministros por lo general serían parte del gasto.

Resolvamos brevemente la siguiente consulta que nos envía uno de nuestros usuarios: una entidad que presta el servicio de alquiler de fotocopiadoras, incluyendo suministros (papel, tinta y limpieza), ¿cómo debe reconocer la operación de venta?, ¿cómo se maneja el IVA de los suministros y el servicio?, ¿y qué ocurre si al fin del contrato el cliente regresa suministros sobrantes?

Esta pregunta se encuentra en el alcance de dos ejes temáticos: por un lado está lo concerniente al reconocimiento contable directamente y del otro el componente fiscal que no será abordado por lo pronto.

Para determinar el reconocimiento contable de este tipo de operaciones, se tendrán que formular algunas preguntas, como por ejemplo: ¿cuál es la duración de los contratos?, ¿cuál es el canon de arrendamiento de las fotocopiadoras?, ¿y cuál es el contrato entre la entidad dueña del bien y la persona que lo usa en contrato de alquiler?

Si tales contratos son por plazos iguales a la vida útil del activo, entonces esto se reconocería como un arrendamiento financiero: el dueño de la fotocopiadora, cuando la entregue a quien realiza el arrendamiento, la dará de baja de sus activos y reconocerá una cuenta por cobrar; quien la recibe revisará si es relevante para ser reconocida como propiedades, planta y equipo, y de lo contrario la podrá reconocer como un arrendamiento operativo.

Habrá que revisar entonces cuál es el valor de la fotocopiadora, cuál es el plazo del contrato y cuáles son los cánones. Si simplemente la entidad lleva la fotocopiadora y la deja en las instalaciones del cliente y cada mes va y se liquida la cantidad de copias que se hicieron y la cantidad de insumos que se gastaron, para cobrar por dicho valor, teniendo el cliente el derecho de cancelar el contrato en cualquier momento, entonces la operación es un simple arrendamiento operativo.

En relación a los suministros que pueden ser regresados, debe evaluarse la materialidad de los mismos. Si cuando se entregaron los bienes se consideraron gasto en el estado de resultados, entonces se reactivarán por medio de un ingreso solamente en los casos en que su valor sea significativo; de lo contrario no habrá necesidad de realizar ninguna imputación contable.

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