Desde el año 2005, los declarantes de renta solo deben conservar los soportes de sus declaraciones por el tiempo en que haya de quedar en firme la declaración de renta. Sin embargo, con el proyecto de reforma tributaria dichos documentos deberían conservarse por un período de 5 años.
La norma contenida en el artículo 632 del ET establece lo siguiente en relación con el tipo de soportes y pruebas que deben conservar los contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos nacionales, además del tiempo durante el que deben hacerlo:
“Artículo 632. Deber de conservar informaciones y pruebas. Para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1° de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de Impuestos, cuando ésta así lo requiera:
1. Cuando se trate de personas o entidades obligadas a llevar contabilidad, los libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a los registros contables, de tal forma que sea posible verificar la exactitud de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos, impuestos y retenciones consignados en ellos.
Cuando la contabilidad se lleve en computador, adicionalmente, se deben conservar los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos.
2. Las informaciones y pruebas específicas contempladas en las normas vigentes, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores necesarios para establecer el patrimonio líquido y la renta líquida de los contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes.
3. La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de agente retenedor.
4. Copia de las declaraciones tributarias presentadas, así como de los recibos de pago correspondientes.”
De acuerdo con el texto de dicha norma superior, el período de conservación de los documentos allí mencionados sería de 5 años para todo tipo de sujeto pasivo (contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos nacionales), sin importar que las declaraciones tributarias respaldadas en estos pudieran quedar en firme en un plazo más pequeño. De igual manera, debe recordarse que algunas declaraciones tributarias (como la de renta por el sistema IMAS) quedan en firme en 6 meses y otras (como las de renta y CREE) quedan en firme en 2 o 5 años (según si en ellas se liquidan o no pérdidas líquidas).
Sin embargo, fue en julio de 2005 cuando a través del artículo 46 de la Ley 962 (conocida como Ley antitrámites), se estableció una medida especial relacionada con el período de conservación de documentos al que se refiere el artículo 632 del ET. Dicha norma dictamina lo siguiente:
“Artículo 46. Racionalización de la conservación de documentos soporte. El período de conservación de informaciones y pruebas a que se refiere el artículo 632 del Estatuto Tributario, será por el plazo que transcurra hasta que quede en firme la declaración de renta que se soporta en los documentos allí enunciados. La conservación de informaciones y pruebas deberá efectuarse en el domicilio principal del contribuyente”.
Sobre la interpretación de la norma antes citada, la DIAN manifestó lo siguiente en su Circular 118 de octubre de 2005:
“Esta norma redujo el término de conservación de los documentos, informaciones y pruebas a que se refiere el artículo 632 del Estatuto Tributario, señalando que dicho término es igual al término de firmeza de la declaración de renta que se soporta en los documentos allí enunciados. Dicha conservación debe efectuarse en el domicilio principal del contribuyente.
En consecuencia, la reducción del término durante el cual deben conservarse los documentos, informaciones y pruebas, con base en esta disposición, aplica para los documentos elaborados a partir del año 2005, toda vez que los mismos soportan la declaración de renta correspondiente a dicho período gravable que se presentará en el año 2006, es decir, con posterioridad a la fecha de entrada en vigencia de la norma.
Cuando se trate de documentos que soportan las declaraciones de IVA y retención en la fuente, la obligación de conservar los documentos, informaciones y pruebas será por el término de firmeza de la declaración de renta del mismo período, excepto cuando opere el beneficio de auditoría a que se refiere el artículo 689-1 del Estatuto Tributario, en cuyo caso el término de conservación de los documentos será el mismo de firmeza de cada una de las declaraciones de IVA o retención en la fuente, conforme con lo dispuesto en el artículo 705 Ibídem.
En el caso de los no contribuyentes, tanto declarantes como no declarantes de ingresos y patrimonio, que tengan el carácter de agentes retenedores y/o responsables de IVA, el término de conservación de los documentos, informaciones y pruebas es de cinco (5) años, de conformidad con lo previsto en el artículo 632 del Estatuto Tributario.”
(Los subrayados son nuestros)
Por tanto, de acuerdo con la interpretación de la DIAN, la norma contenida en el artículo 46 de la Ley 962 de 2005 va encaminada a beneficiar solo a los contribuyentes que sean contribuyentes declarantes de renta, pues determina que los documentos mencionados en el artículo 632 del ET, con los cuales se respaldan todas sus declaraciones tributarias (renta, IVA, retención, etc.), solo deben conservarse durante el tiempo en que haya de quedar en firme su declaración de renta.
Así, por ejemplo, si una persona jurídica presentó su declaración de renta del año gravable 2013 en abril de 2014, y en la misma no se liquidaron ni compensaron pérdidas líquidas, entonces los soportes que respaldan dicha declaración (y los que respaldan a las declaraciones de IVA, retención y demás del año gravable 2013) solo tendrían que conservarse durante 2 años (hasta abril de 2016), no durante los 5 años que menciona el artículo 632.
Sin embargo, en el caso de las personas jurídicas catalogadas como no contribuyentes del impuesto de renta, aunque sean declarantes o no de ingresos y patrimonio, se entiende que estas no son beneficiadas con la disposición del artículo 46 de la Ley 962 de 2005 y, por tanto, sí deben conservar tales documentos durante los 5 años mencionados en el artículo 632 del ET.
En relación con lo anterior, es importante destacar que en el proyecto de reforma tributaria estructural, estudiado en el Congreso desde el 19 de octubre de 2016, se incluyeron varias propuestas que pretenden modificar los artículos 147 (para elevar de 5 a 8 años la firmeza de las declaraciones de renta en las que se liquiden o compensen pérdidas líquidas) y 714 (para elevar de 2 a 3 años la firmeza de las declaraciones en las que no se liquiden ni compensen pérdidas liquidas) del ET (ver los artículos 85, 86 y 239 del proyecto).
Al mismo tiempo, el artículo 263 del proyecto propone modificar la norma del artículo 46 de la Ley 962 de 2005 y, con ello, el período de conservación de documentos al que se refiere el artículo 632 del ET. De ser aprobada la reforma, dicha norma establecería lo siguiente:
“ARTÍCULO 263. Modifíquese el artículo 46 de la Ley 962 de 2005, el cual quedará así: ARTÍCULO 46. RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS SOPORTE. El período de conservación de informaciones y pruebas a que se refiere el artículo 632 del Estatuto Tributario será de cinco (5) años, contados a partir del 1° de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo. La conservación de informaciones y pruebas deberá efectuarse en el domicilio principal del contribuyente.”
Por tanto, dicha propuesta busca eliminar el beneficio que han disfrutado los contribuyentes declarantes de renta desde 2005, el cual, como ya explicamos, les permite conservar los documentos soportes de sus declaraciones tributarias solo por el tiempo en que haya de quedar en firme su declaración de renta. Al eliminarse ese beneficio, la nueva versión del artículo 46 de la Ley 962 de 2005 les indicaría que sus documentos y pruebas tendrían que conservarse durante 5 años, como siempre se les ha exigido a los no contribuyentes del impuesto de renta.
