Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Crear una empresa en Colombia no es tarea fácil; deben adelantarse muchos trámites, entre ellos el registro en la cámara de comercio y la Dian, para lo cual deberá decidir si va a iniciar operaciones como persona natural o como jurídica. Estos son los aspectos tributarios que debe tener en cuenta.
Los dos primeros trámites que un emprendedor tiene en mente cuando decide iniciar la constitución de su negocio son el registro ante la cámara de comercio y el registro ante la Dian. Sin embargo, antes de presentarse en tales entidades debe tomar la decisión respecto a si iniciará como persona natural o si lo hará como persona jurídica, teniendo en cuenta que la segunda opción es solicitada por algunos clientes cuyas políticas contemplan la negociación tan solo con empresas de ese tipo. Analicemos detalladamente otros aspectos:
El primer tema que debe investigar un nuevo empresario es el IVA, pues este impuesto no solo constituye una de las principales fuentes de ingreso del país, sino que cobrarlo y no consignarlo a la Dian, o no cobrarlo estando en la obligación de hacerlo, puede enviarlo a la cárcel.
Así pues, tenga en cuenta que en materia de IVA existen dos regímenes tributarios: el simplificado, en el que aun vendiendo productos o prestando servicios gravados con IVA no se está obligado a cumplir todas las obligaciones derivadas de este impuesto; y el régimen común, en el cual sí se tienen tales responsabilidades. En tal contexto, es válido recordar que un establecimiento de comercio que se encuentra registrado a título de persona natural puede ser del régimen simplificado o del régimen común, mientras que el que se formaliza como persona jurídica siempre será del régimen común.
Los requisitos que debe cumplir una persona natural para poder pertenecer al régimen simplificado están incluidos en el artículo 499 del ET, el cual fue modificado por la Ley de reforma tributaria 1819 de 2016, y entre los cuales el más popular es que los ingresos brutos fiscales del año anterior no pueden superar los $111.507.000 (3.500 UVT x $31.859).
Para conocer los demás requisitos para pertenecer al régimen simplificado puede consultar nuestro análisis ¿Cómo quedó el régimen simplificado del IVA para el 2018?, en el cual se especifican las condiciones especiales que deben tenerse en cuenta.
Ahora bien, un establecimiento de comercio nuevo, registrado a título de persona natural, iniciará como régimen simplificado y una vez avance su operación irá monitoreando el momento en que le corresponde migrar al régimen común a fin de cumplir las obligaciones que esto demanda. Mientras tanto, una empresa que se constituye desde su nacimiento como persona jurídica asume tales responsabilidades desde el primer día.
Las responsabilidades del régimen común son, en síntesis, recaudar el impuesto según la tarifa que corresponda a la actividad ejercida y declarar y consignarlo a la Dian inicialmente de forma bimestral; a la finalización del primer período de operaciones, verificará que no supere los $2.931.028.000 en ingresos brutos, y que su actividad no se encuentra mencionada en los artículos 477 y 481 del ET, pues en tal caso podrá pasarse a la periodicidad cuatrimestral desde el mes de enero del segundo año de operación.
La retención es la forma que tiene el estado de anticipar el recaudo de un impuesto; esta obligación consiste básicamente en que, cuando se realicen compras a ciertos proveedores, usted, como nueva empresa que adquiere no realizará el pago por el valor completo de la factura, sino por un valor inferior, pues está en obligación de transferir dichos recursos a la administración de impuestos.
Pues bien, en lo referente a las retenciones del impuesto de renta, aun cuando existen ciertos casos en que esta norma no aplica, la regla general es que las personas naturales solo tienen que efectuar retenciones cuando, además de ser comerciantes, han tenido en el año anterior un patrimonio bruto o unos ingresos brutos superiores a $994.680.000 (30.000 UVT x $33.156). Por el contrario, si se trata de una persona jurídica, esta tendrá la obligación de retener desde el momento de su creación, siempre y cuando una transacción cumpla con los requisitos de cuantía mínima.
Para conocer cuáles son las obligaciones de un agente de retención puede consultar nuestro artículo Agentes de retención a título de renta: obligaciones; de igual forma le invitamos a estudiar la herramienta Tabla de retenciones en la fuente por renta para año fiscal 2018 para conocer las cuantías a partir de las cuales se está obligado a retener según el tipo de operación particular.
Se suele pensar que una nueva empresa que inicia operaciones no tiene ni siquiera que estudiar este tema, pues este solo le corresponde a las grandes empresas con altísimo nivel de ingresos; sin embargo, no puede perderse de vista que actualmente existe la figura de autorretención especial a título de renta, que reemplazó la anterior autorretención por CREE, y que básicamente consiste en transmitir un porcentaje de los ingresos mensualmente a la Dian.
Esta obligación solo la tienen las personas jurídicas, pues la reglamentación no tuvo en cuenta a las personas naturales ni a las entidades pertenecientes al régimen tributario especial –RTE–.
Varios aspectos importantes de esta obligación tributaria son contemplados en nuestro artículo Autorretención en renta: aclaraciones en casos puntuales.
El artículo 506 del ET (que no fue modificado con la Ley de reforma tributaria 1819 de 2016) establece las responsabilidades que debe atender el régimen simplificado del IVA, entre las cuales no se encuentra la exigencia de expedir factura de venta ni documento equivalente, por lo cual se entiende que tal responsabilidad tan solo le corresponde a quienes hagan parte del régimen común del IVA.
Al respecto de este último punto, no puede perderse de vista que actualmente el país avanza en la propuesta de formalizar las operaciones diarias de las empresas colombianas mediante un sistema de facturación electrónica que le permitirá a la Dian conocer las transacciones que efectúan tales compañías, casi en tiempo real.
Sobre tal punto, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público dio a conocer el pasado 8 de junio de 2018 un proyecto de decreto que aún no ha sido formalizado, y en el cual se propone modificar los plazos para iniciar la implementación plena de los sistemas de facturación electrónica según el nivel de ingresos del contribuyente. Para conocer otros aspectos de tal proyecto, puede consultar nuestro análisis Plazos para expedir factura electrónica a partir de 2019 dependerían del nivel de ingresos brutos.
De igual forma, es importante recordar que la Dian dio a conocer el pasado 28 de junio el servicio de facturación gratuita, con el cual se busca apoyar a las microempresas y pequeñas empresas que están obligadas a migrar a dicho nuevo sistema de facturación electrónica, pero que no cuentan con los medios económicos suficientes para implementarlo de manera independiente.
Como puede verse, operar como persona jurídica demanda muchas más responsabilidades fiscales y, por ende, mayor dedicación administrativa, lo cual está sujeto directamente a un mayor requerimiento de recursos. Es por tal motivo que lo recomendable es que las pequeñas nuevas empresas inicien su operación siendo personas naturales en el régimen simplificado y vayan ascendiendo en la medida en que la empresa se estabilice y sus ingresos le obliguen a cambiar de régimen.
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