Registro de la depuración contable en Entidades Territoriales

A través de la Resolución 107 de 2017 la Contaduría General de la Nación reguló el tratamiento contable que deberán seguir las entidades territoriales para adelantar el proceso de depuración contable de que trata el artículo 355 de la Ley 1819.

De acuerdo al contenido del artículo 355 de la Ley 1819 de 2016 el proceso de depuración contable que trata el artículo 59 de la Ley 1739 de 2014 será aplicado igualmente por las entidades territoriales, disponiendo un plazo de dos años a partir de la vigencia de la ley para su ejecución.

Dicho proceso de depuración, como hemos mencionado en anteriores editoriales, implica  el desarrollo de distintas gestiones administrativas con el fin de depurar la información contable, para revelar, a través de los estados financieros de la entidad, la realidad económica, financiera y patrimonial de manera “fidedigna”, a través de la determinación de la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio de la entidad, depurando y castigando los valores que presenten un estado de cobranza o pago incierto y evaluando la procedencia de su eliminación o incorporación, según sea el caso. Este procedimiento de depuración se conecta con las disposiciones del proceso de convergencia al nuevo Marco Normativo para entidades de Gobierno, de acuerdo a la Resolución 533 de 2015 (y sus modificaciones y adiciones) la cual aborda el marco conceptual para la preparación y presentación de la información financiera, normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de estas entidades. En general, el proceso de convergencia hacia este marco normativo finalizará el 31 de diciembre de 2018, fecha de corte con la cual se deberán presentar y reportar la información financiera de las entidades de gobierno bajo el nuevo marco, tal como lo señala el cronograma de aplicación.

Como podemos observar, este proceder se realizará en un periodo de transición y estará acompañado del denominado procedimiento para la evaluación del control interno contable determinado por la Resolución 193 de 2016, el cual establece, en el numeral 3.2.15 (anexo 1), un proceso de depuración contable permanente y sostenible como un objetivo que perseguirá este marco normativo siendo este de constante ejecución, al respecto se anuncia:

“3.2.15 Depuración contable permanente y sostenible. Las entidades cuya información financiera no refleje su realidad económica deberán adelantar las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, de forma que cumplan las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Asimismo, las entidades adelantarán las acciones pertinentes para depurar la información financiera e implementar los controles que sean necesarios a fin de mejorar la calidad de la información.”

(El subrayado es nuestro)

Registro de la depuración contable

De acuerdo a la Resolución 107 de marzo de 2017 de la Contaduría General de la Nación, la entidad territorial adelantará las acciones correspondientes para el respectivo reconocimiento, o baja en cuentas del proceso de depuración contable, para lo cual deberán efectuarse registros dependiendo del periodo contable en que se realice la depuración. Estos periodos se contemplan debido al proceso de convergencia que se encontrarán adelantando estas entidades producto de la Resolución 533 de 2015 (y sus modificaciones y adiciones) como hemos mencionado anteriormente.

Durante 2017 sobre información financiera del 2016

Debido a que en este periodo estas entidades se encontrarán aún sujetas al anterior Régimen de Contabilidad Pública (Resoluciones 354, 355 y 356 de 2007) en el escenario de que, producto del proceso de depuración contable deba incorporar bienes, derechos u obligaciones, dicha incorporación deberá registrarse en la subcuenta que identifique el bien, derecho u obligación contra la subcuenta que corresponda de la cuenta 3125 – Patrimonio Público Incorporado.

Si por el contrario, y como producto del proceso de depuración contable, la entidad debe dar de baja bienes, derechos u obligaciones, estos deberán retirarse por su valor en libros disminuyendo la subcuenta que identifique dichas partidas así como los conceptos asociados a estas contra la subcuenta que corresponda de la cuenta 3105 – Capital Fiscal. Tal como lo señala la Resolución 107 de 2017.

Durante 2018 sobre la información financiera del 2017

Si el proceso de depuración contable se realizase durante el periodo de 2018 sobre la información financiera de 2017, dado que en este periodo se debe aplicar el nuevo Marco Normativo para entidades de gobierno emitido por la CGN, el registro de dicha depuración se realizará de acuerdo a estas disposiciones.

Si como resultado de aplicación del proceso de depuración contable se deben dar de baja bienes, derechos u obligaciones, se registraran afectando la subcuenta que corresponda a estas partidas contra la cuenta 3105-Capital Fiscal de acuerdo al instructivo 002 de 2015 en relación a la corrección de errores de periodos anteriores a la fecha de presentación.

Frente a la incorporación de bienes, derechos u obligaciones producto de la depuración contable, en primer lugar, se aplicarán los criterios de medición y reconocimiento establecidos en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno y sus instrucciones. En cuanto a su registro, este deberá efectuarse afectando la subcuenta que identifique la partida contra la subcuenta 3105- Capital Fiscal de igual manera que en el párrafo anterior y, de ser posible, la identificación de valores por impacto de la transición al nuevo marco de regulación se registrará en el correspondiente importe a la cuenta 3145-Impactos por la Transición al Nuevo Marco de Regulación separación

Registro de depuración en cuentas de orden

En ambos periodos en que se pudiese realizar el procedimiento de depuración contable, la Resolución 107 de 2017 de la CGN estableció que, además del registro normal  que se expuso anteriormente, tanto para la incorporación de bienes, derechos u obligaciones como para su baja, se deberá registrar en las denominadas cuentas de orden el valor de la depuración correspondiente de acuerdo a su naturaleza en las siguientes cuentas adicionadas al catálogo de cuentas correspondiente:

“Depuración contable permanente y sostenible” durante 2018 y siguientes

Respecto a esta depuración, las entidades territoriales deberán reconocer o retirar los bienes, derechos u obligaciones, que de acuerdo a la aplicación de este procedimiento resultasen según lo establecido en el numeral 3.2.15 del Procedimiento para la evaluación del control interno contable.

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