Registro de procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y embargos en entidades de gobierno
Mediante la Resolución 116 de 2017 la CGN incorporó al marco normativo para entidades de gobierno el procedimiento contable para el registro de los procesos judiciales, arbitrajes, conciliaciones extrajudiciales y embargos sobre cuentas bancarias que expondremos a continuación.
Mediante la Resolución 116 de 2017 la CGN incorporó al marco normativo para entidades de gobierno el procedimiento contable para el registro de los procesos judiciales, arbitrajes, conciliaciones extrajudiciales y embargos sobre cuentas bancarias que expondremos a continuación.
De manera general, como lo expone la Contaduría General de la Nación, una entidad de gobierno puede actuar como parte demandante o demandada en procesos que buscan el reconocimiento de derechos para quien demanda, los cuales pueden resolverse mediante procesos judiciales y mecanismos alternativos de solución de conflictos como el arbitraje y la conciliación extrajudicial, siendo así necesario incluir unas directrices unificadas para el reconocimiento de estos hechos en la información financiera de la entidad.
Estas directrices fueron incorporadas al marco normativo para entidades de gobierno, Resolución 533 de 2015, a través de la Resolución 116 de 2017 de la Contaduría General de la Nación –CGN–, las cuales expondremos a continuación.
Derechos u obligaciones que generarán activos o pasivos contingentes
Los procesos como las demandas, arbitrajes y conciliaciones extrajudiciales interpuestas por las entidades de gobierno, en principio, podrán dar lugar a derechos que la entidad deberá reconocer en su información financiera de acuerdo al estado del proceso, según lo señala la Resolución 116 de 2017 de la CGN.
Como primera directriz, en el momento de la admisión del proceso, la entidad deberá reconocer en su información financiera un activo contingente, el cual, de poder ser medido, deberá registrarse en las subcuentas que identifiquen el tipo de proceso en las cuentas de orden respectivas que para tales efectos ha establecido la CGN en su catálogo general de cuentas, ajustando el valor conforme a se obtenga nueva información del proceso.
De proferirse sentencia definitiva, laudo arbitral o acuerdo de conciliación extrajudicial a favor de la entidad, esta deberá registrar el derecho y el ingreso afectando las subcuentas correspondientes y simultáneamente ajustará los saldos registrados en las cuentas de orden como proceda.
Por otra parte, en cuanto al reconocimiento de obligaciones que puedan generar pasivos contingentes, productos de demandas, arbitrajes o conciliaciones extrajudiciales (al igual que para el reconocimiento de los derechos en estos procesos cuando la entidad de gobierno es la demandante), se tendrán 2 momentos a tener en cuenta para el registro de estos hechos. La admisión de la demanda y la sentencia o fallo final del proceso.
Una de las características especiales que contempla la resolución sobre las probables obligaciones que generarían estos procesos es la aplicación de las metodologías de análisis, las cuales deberán ajustarse a los principios de reconocimiento y medición del marco normativo para entidades de gobierno expedido por el CGN. Esto implicará que la entidad evalúe las características de dichos pasivos en función de su probabilidad de ocurrencia para su posterior registro, esto es, entre posible, remota y probable.
- Remota: se dará esta clasificación cuando la entidad establezca que la probabilidad de pérdida del proceso es prácticamente nula. Siendo así, la entidad no será objeto de ninguna revelación o reconocimiento en los estados financieros, sin perjuicio de que deba realizarse un seguimiento al proceso y que con nueva información del mismo se modifique esta clasificación.
- Posible: esta clasificación se asignará en la medida que la probabilidad de pérdida del proceso sea menor que la probabilidad de no pérdida, sin que llegue a ser remota. De ostentar esta clasificación la entidad deberá revelar la obligación como un pasivo contingente afectando las cuentas de orden que para tal efecto ha establecido la CGN en su catálogo general de cuentas, sin perjuicio de que deba realizarse un seguimiento al proceso y que con nueva información del mismo se modifique esta clasificación.
- Probable: tendrá esta clasificación cuando la probabilidad de pérdida del proceso sea más alta que la probabilidad de no pérdida, frente a lo cual deberá constituirse una provisión por el valor estimado, lo más cercano posible al desembolso que deberá efectuar la entidad.
Embargos
Tal como se encuentra señalado en los considerandos de la Resolución 116 de 2017, a la entidad de gobierno le pueden ser embargadas las cuentas bancarias, como medida cautelar a fin de garantizar el pago de las sentencias judiciales, cuando los procesos judiciales son en contra de la entidad.
Este proceso, tal como da cuenta dicha resolución, se reconocerá conforme a las fases que el proceso surtirá, registrando así el embargo, la apertura del título judicial y el pago de la sentencia.
En cuanto al registro del embargo, cuando con base en la información recibida de la autoridad judicial el banco informe sobre la ejecución de dicho proceso, la entidad deberá reclasificar el efectivo en la subcuenta de efectivo de uso restringido, que la CGN ha establecido para esta transacción.
Una vez embargados los recursos, con estos dineros se constituye un título judicial que deberá registrar la entidad en la cuenta Depósitos entregados en garantías, subcuenta de depósitos judiciales, contra la cuenta registrada anteriormente de efectivo de uso restringido. De igual forma, se señalan registros especiales para este tipo de transacciones cuando el embargo de recursos de la entidad son administrados en la tesorería centralizada.
Por último, si producto del proceso judicial se profiere una sentencia condenatoria contra la entidad de gobierno y dicha entidad cancela los valores con el título judicial constituido en el embargo, la entidad de gobierno reconocerá este hecho de acuerdo al monto liquidado el cual puede ser mayor, igual o menor al título judicial inicialmente reconocido.