Reglamentan norma que ordena usar a los bancos para pagar a los terceros y efectuar las retenciones

El Decreto 1159 de junio 1 de 2012 reglamentó el Artículo 376-1 del E.T. para indicar que antes de un año la DIAN empezará a señalar a los agentes de retención que ya no contabilizarán las retenciones de renta y de IVA por causación, pues tales retenciones serán practicadas por sus bancos a la hora del pago. Esto revolucionará la forma de practicar las retenciones, de presentar las declaraciones, de expedir los certificados y hasta de presentar la información exógena.

La Cita (haz click en la imagen para ampliar)

Luego de haber puesto a  discusión pública desde agosto de 2011 el borrador de la norma, el Gobierno finalmente expidió el Decreto 1159 de junio 1 de 2012  (de 13 páginas y 15 artículos) con el cual se ha reglamentado la norma del Artículo 376-1 del E.T. (el cual había sido creado con el Artículo 27 de la Ley 1430 de diciembre 29 de 2010), estableciendo que la DIAN podrá obligar a ciertos agentes de retención para que utilicen a las entidades financieras como las encargadas  de realizar los pagos a los terceros y practicar en ese momento las retenciones a título de renta y de IVA.

La norma del Artículo 376-1 del E.T. establece lo siguiente:

“ARTÍCULO 376-1. RETENCIÓN EN LA FUENTE A TRAVÉS DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS.<Artículo adicionado por el artículo 27 de la Ley 1430 de 2010> Con el fin de asegurar el control y la eficiencia en el recaudo de los impuestos nacionales, las retenciones en la fuente que deben efectuar los agentes de retención, que determine la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, a título de los impuestos de renta e IVA serán practicadas y consignadas directamente al Tesoro Nacional a través de las entidades financieras.

Para el efecto, el sujeto que ordena el pago deberá identificar la(s) cuenta (s) corrientes o de ahorros a través de las cuales se realicen de forma exclusiva los pagos sometidos a retención en la fuente, e indicar a la entidad financiera el concepto o conceptos sujetos a retención, la base del cálculo, la(s) tarifa(s) y demás elementos necesarios para garantizar que las retenciones se practiquen en debida forma. Si el sujeto que ordena el pago no suministra la información aquí relacionada, la entidad financiera aplicará la tarifa de retención del diez por ciento (10%) sobre el valor total del pago. La inexactitud, deficiencia o la falta de la información aquí prevista será responsabilidad exclusiva del sujeto que ordena el pago.

Todas las sanciones derivadas del incumplimiento de las obligaciones y responsabilidades que en su condición de agentes de retención deben cumplir los ordenantes del pago serán de su exclusiva responsabilidad.

Las entidades financieras que en virtud de lo dispuesto en el presente artículo deban efectuar y consignar las retenciones responderán por las sumas retenidas y por los intereses aplicables, en el evento que no se consignen dentro de los plazos establecidos.

El Gobierno Nacional reglamentará esta disposición.

La inclusión de ese Artículo 376-1 en el Estatuto puede estar justificado básicamente en dos hechos importantes:

a) El artículo 20 de la misma Ley 1430 modificó el artículo 606 del E.T. y dispuso que la declaración mensual de retenciones en la fuente ya no se seguiría presentando obligatoriamente en los meses en que no existan valores para declarar.  Eso conlleva a que si, por ejemplo, un agente de retención sí practica las retenciones, pero no las declara por no tener el dinero para presentarlas con pago total como lo exige el Artículo 580-1 del E.T. (que fue agregado al E.T. con el Artículo 15 de la Ley 1430), en ese caso la DIAN se queda con la duda sobre si la razón para que el agente de retención haya dejado de presentar una declaración es porque no hubo retenciones en el mes o porque no tiene la plata. Incluso algunos sí tienen el dinero, pero lo desvían (como el caso de las empresas del grupo Nule) asumiendo todo el riesgo penal y hasta de cierre de los establecimientos de comercio que allí están implícitos (ver artículo 402 del Código Penal  y el literal f) del artículo 657 del Estatuto Tributario).

b) Los artículos 13 y 14 de la misma Ley 1430 modificaron los artículos 437-2 y 857 del E.T. para indicar que los proveedores de las sociedades de comercialización internacional se convertían por esa sola razón en agentes de retención de IVA en sus compras a cualquier vendedor del régimen común que no esté mencionado en los numerales 1 y 2 del Artículo 437-2. Esos proveedores de las S.C.I.  fueron los protagonistas del fraude por solicitudes de devolución de saldos a favor ficticios en sus declaraciones de IVA el cual fue dado a conocer a la opinión pública a mediados de 2011. Y el Decreto 493 de febrero de 2011 estableció que la retención de IVA la practicarán a la tarifa del 50% (si son grandes contribuyentes) o del 75% (cuando no lo sean). En consecuencia, si a ellos se les obliga a actuar como agentes de retención de IVA, en ese caso el IVA que se restan en sus declaraciones formando saldos a favor y solicitándolo en devolución es el que ya le habrá llegado a la DIAN mediante retención de IVA.

Los dos argumentos anteriores son los que en la práctica justificarían que la norma del Artículo 376-1 indique que los bancos pueden entrar a reemplazar al agente de retención y le hagan llegar más efectivamente el dinero de las retenciones a la DIAN.

El Decreto 1159 revolucionará la practica de retenciones, la expedición de certificados y hasta los reportes de exógena al final del año

Para tratar de llevar a la practica la medida del Artículo 376-1 del E.T., el Gobierno terminó estableciendo en su Decreto 1159 de 2012 un entramado de procedimientos algo desgastantes que van a revolucionar todos los procesos de practicar retenciones, expedir certificados (ya sean bimestrales de IVA o anuales de renta) y hasta de reportes anuales de información exógena del artículo 631 del E.T.

Dice el decreto que dentro de un año (antes de junio de 2013), y luego de que la DIAN misma y los bancos hayan hecho todas las adecuaciones procedimentales y técnicas que se necesiten, la DIAN empezará a señalar mediante resoluciones generales cuáles son los agentes de retención que quedan obligados a usar a las entidades financieras para que ellas sean las que practiquen los pagos a los terceros y en el momento del pago practiquen las respectivas retenciones de renta e IVA.

La resolución deberá decirle como mínimo con seis meses de anticipación, cuál es la fecha a partir de la cual empezarán a utilizar a las entidades financieras y cuáles son los conceptos sometidos a retenciones de renta o de IVA que quedarán sujetos a que se paguen a través de los bancos.  Al respecto, el Parágrafo del Artículo 6 del Decreto 1159 dice que las entidades financieras no podrán cobrarles ningún valor por concepto de pasar a convertirse en los administradores de los pagos y las retenciones.

Como consecuencia de ello, las personas o empresas que lleguen a figurar en esas resoluciones tendrán que enfrentarse a los siguientes nuevos procedimientos:

1. Solo los costos y gastos en que incurran a partir de dicha fecha, y que estén sujetos a retenciones de IVA o de renta, son los que tendrán que canalizarse a través de las entidades financieras, ya sea usando cheque girado al primer beneficiario, o transferencia, o tarjeta débito (no incluye las tarjetas crédito; ver artículo 1 del Decreto). Todos los otros costos y gastos causados antes de esa sí se podrán pagar por fuera de los canales financieros.Igualmente se podrán pagar sin usar a las entidades financieras los valores de los costos y gastos en que se incurra a partir de dicha fecha, pero que nunca estarían sujetos ni a retención de renta ni a retención de IVA (caso por ejemplo de pagarle a empresas cuyos ingresos les forman rentas exentas, o caso de pagarle menos de 100 UVT mensuales a un trabajador independiente de los mencionados en el artículo 13 de la ley 1527 de abril 27 de 2012). En este punto el Parágrafo del Artículo 3 del Decreto hace la precisión de que incluso si el beneficiario del pago es un autorretenedor de renta, a ellos también se les practicarán retenciones cuando se utilice a una entidad financiera para hacerle los pagos.Además, cuando un pago sí está sujeto a retención de renta o de IVA, no va a importar que lo paguen en varias cuotas o que incluso sea un pago que esté por debajo de las bases mínimas para hacer retenciones, pues a todos ellos se les practicarán las retenciones (si el pago se hace por varias cuotas, la retención se irá haciendo proporcional en cada pago; ver el artículo 1 del decreto).
2. Lo anterior significa que a partir de esa fecha, esos agentes de retención, cuando incurran en los tipos de costos y/o gastos que les señale la DIAN, ya no seguirán contabilizando la retención de renta y de IVA por el sistema de causación (abono en cuenta). Por el contrario, solo causarán el costo o gasto contra cuentas por pagar y las únicas retenciones que causarían serían las de timbre y de industria y comercio (esta última sí aplica en sus municipios).  Y cuando llegue la fecha del pago deberán suministrarle a la entidad financiera donde tienen sus recursos todos los detalles sobre la forma de hacer el pago al tercero y practicarle las respectivas retenciones de renta y de IVA (conceptos, bases, tarifas, etc.; ver artículo 5 del Decreto 1159).Además, es claro que los detalles para el pago y la retención solo se le suministrarán a la entidad financiera si el pago se va a realizar mediante cheque o mediante transferencia, pues si lo que se utiliza es una tarjeta débito, en ese caso los bancos siempre han actuado como agentes de retención de renta y de IVA con las tarifas del 1,5% ó del 10%, respectivamente ( ver artículo  17 del Decreto 406 de 2001 y el artículo 1 del Decreto 1626 de 2001) y eso seguirá igual según lo indica el parágrafo 5 del artículo 1 del Decreto 1159).Además, si el costo o gasto en que se incurra lo cancelan directamente con tarjeta de crédito empresarial, es obvio que en esos costos y gastos lo que se causa es una cuenta por pagar para con el banco emisor de esa tarjeta (y no para con el proveedor) y que dicho banco emisor de la tarjeta practica también automáticamente las retenciones como en el caso de las tarjetas débito.
3. Si las retenciones de renta y de IVA ya no las registrarían por causación sino en el momento del pago, eso será un alivio para las empresas que tenían que estar causando la retención y presentarla en el mes siguiente con pago total aun cuando no tenían todavía los recursos pues sus proveedores sí les dan crédito pero la DIAN no les daba crédito.  Ese mecanismo de hacer la retención en el momento de su pago y no de su causación es el que han venido aplicando hace tiempo las entidades públicas mencionadas en el Art. 76 de la Ley 633 de 2000 y el Art. 15 del  Decreto 406 de 2001.Pero lo que se podrá empezar a complicar sería  si al final del año por ejemplo un costo o gasto queda causado y su retención queda practicada en un año siguiente. En este punto, para los que hicieron las ventas, va a suceder que su ingreso les quedará facturado y declarado en un determinado año pero la retención que les certifiquen va a quedar diciendo que fue practicada en otro periodo siguiente. Al respecto, el numeral 4 del artículo 4 y artículo 8 del Decreto 1159 dan a entender que los sujetos pasivos de la retención podrán terminar acciendo al portal de la DIAN para conocer los comprobantes de retención practicadas que todos los meses los bancos le estarán reportando a la DIAN y que con esos certificados podrán restarse las retenciones ya sea en sus declaraciones bimestrales de IVA o en sus anuales de renta.
4. De acuerdo a lo indicado en la norma superior del artículo 376-1 del Estatuto, el numeral 5 del artículo 6 del decreto 1159 establece que si el agente de  retención no le informa a la entidad financiera cuáles son las tarifas para practicar la retención de renta y de IVA sobre el pago, en ese caso la entidad financiera practicará ambas retenciones con tarifa del 10%. Y en este punto habrá que ser muy cuidadoso de saber reportarle a la entidad financiera cuál es el valor que se le ha de pagar al tercero y cuál es por aparte la base sobre la que se practicarán las retenciones y su respectiva tarifa, pues existen casos complejos como el de los pagos a los independientes mencionados en el artículo 13 de la Ley 1527 de 2012.Así por ejemplo, si al independiente se le van a pagar 150 UVT (actualmente 3.907.000), en ese caso toca decirle al banco que al tercero le pague 3.907.000, pero que para efectos del reporte de retenciones a la DIAN el “valor base de retención de renta” sería otro (el 80% del pago disminuido con los aportes a la seguridad social) y la tarifa sería 2%. Además, se le informará que la “base para retención de IVA” sería 625.000 (el 16% del IVA que hubiera cobrado la persona del simplificado) y la tarifa sería el 50% (ver el literal f del numeral 2 del art. 5 del Decreto 1159 de 2012).
5. La entidad financiera, dentro de los siete días calendario siguientes a la realización de los pagos, le depositará el dinero de las retenciones directamente a la Dirección General de Crédito Público. Pero al agente de retención sí le enviará, dentro de los dos días hábiles después de haber hecho los pagos, el respectivo “comprobante electrónico” con los detalles de las retenciones practicadas. Con esos comprobantes, y al cierre década mes,  el agente de retención elaborará la declaración mensual de retención y no tendrá que pagar los valores que ya fueron pagados directamente por el banco.

Todos los pasos anteriores se podrían dejar de realizar si sucede que durante el mes el agente de retención llega a realizar devoluciones de retenciones por anulaciones, rescisiones o devoluciones de los bienes y servicios. En ese caso, el artículo 11 del decreto le dice que como en su contabilidad tendría que hacer un débito en la cuenta del pasivo de retenciones por pagar a la DIAN, entonces ese débito lo irá compensando con las nuevas retenciones que vaya practicando en el mes y que las podrá practicar el mismo agente de retención, sin tener que usar a las entidades financieras, pero igualmente esas nuevas retenciones las practicará en el momento del pago.

Cuando ya el débito de la devolución de retenciones quede compensando con los créditos de las nuevas retenciones, tendría otra vez que seguir usando a las entidades fiancieras. Como sea, si durante el mes hubo devoluciones de retenciones en la fuente, eso lo tendrá que reportar de manera especial en casillas informativas especiales dentro de la declaración mensual de retenciones

Por último, en el parágrafo 1 del artículo 8 del Decreto 1159 se dispuso lo siguiente:

“Parágrafo 1. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales determinará si la información suministrada frente a los pagos y retenciones efectuados conforme al presente Decreto, releva total o parcialmente a los sujetos que tengan la obligación de informar sobre estos mismos aspectos conforme al artículo 631 del Estatuto Tributario u otras disposiciones del mismo ordenamiento.”

Eso significará que en el futuro, cuando se esté llevando a la práctica estas nuevas medidas del Decreto 1159, vamos a tener que esperar nuevas modificaciones en la forma en como los agentes de retención elaborarían el formato 1001 para sus reportes anuales de información exógena. Puede ser posible que en ese formato ya solo se informe el pago o causación al tercero pero ya no tendría que reportarle datos sobre las retenciones de renta o de IVA aplicados a tales pagos o causaciones.

En próximos editoriales seguiremos ampliando el estudio de esta importante normatividad.

Material relacionado:

• En discusión proyecto por el cual sería obligatorio usar bancos para que efectúen los pagos del contribuyente y practiquen las retenciones
• Las consecuencias de exigir con pago total las declaraciones de Retención en la fuente