Rendición de cuentas de administradores societarios: términos y condiciones
Al acercarse el cierre del año, administradores y gerentes deben preparar su informe de gestión o rendición de cuentas ante los órganos competentes. ¿Cuándo y cómo debe efectuarse esta?, ¿Qué debe contener?, ¿Sigue vigente el numeral 3 del artículo 446 del Código de Comercio?
Al acercarse el cierre del año, administradores y gerentes deben preparar su informe de gestión o rendición de cuentas ante los órganos competentes. ¿Cuándo y cómo debe efectuarse esta?, ¿Qué debe contener?, ¿Sigue vigente el numeral 3 del artículo 446 del Código de Comercio?
¿Cuándo deben rendir cuentas los administradores?
Según el artículo 45 de la Ley 222, los administradores deben rendir cuentas en tres casos:
- Al final del ejercicio social.
- Dentro del mes siguiente al retiro de su cargo.
- Cuando sean exigidas por el órgano competente.
¿Qué debe contener la rendición de cuentas de fin de ejercicio?
El artículo 46 de la ley mencionada indica que la rendición de cuentas comprende:
- Informe de gestión.
- Estados financieros certificados por contador y representante legal y dictaminados por revisor fiscal cuando proceda.
- Un proyecto de distribución de utilidades.
El informe de gestión debe exponer la evolución de los negocios, así como la actual situación económica, administrativa y jurídica de la sociedad. Otras disposiciones normativas incluyen aspectos adicionales de este informe: el cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor (Ley 603 de 2000), cumplimiento de las normas de seguridad social, hacer constar que no se entorpeció la libre circulación de las facturas (Ley 1676 de 2013), y el estado de implementación del SARLAFT.
¿Sigue vigente el numeral 3 del artículo 446 del Código de Comercio?
Durante cierto tiempo se creyó que la obligación de la junta directiva de presentar un informe en los términos del numeral 3 del artículo 446 del Código de Comercio había sido tácitamente derogada, pues la Ley 222 reguló de manera integral la normativa referente al informe de los administradores y suprimió de manera expresa el artículo 439 del mismo Código, que contenía la obligación de presentar el informe.
Sin embargo, el 11 de marzo de 2016 la Superintendencia de Sociedades zanjó la discusión y afirmó que el numeral 3 del artículo 446 se encuentra vigente.
Por tanto, además de lo ya mencionado, el informe de gestión emitido por las juntas directivas de sociedades deberá incluir:
- Detalle de egresos por conceptos de salarios, honorarios, viáticos, gastos de representación y bonificaciones percibidas por cada uno de los directivos de la sociedad.
- Relación de transferencias de bienes a título gratuito.
- Gastos de propaganda y relaciones públicas debidamente discriminados.
- Bienes que la sociedad posea en el exterior y obligaciones en moneda extranjera.
¿Qué debe contener la rendición de cuentas por retiro del cargo?
En este caso, además de lo señalado en el artículo 45 de la Ley 222, el administrador debe entregar todos los bienes bajo su custodia, incluyendo libros de contabilidad y actas, comprobantes de cuentas, soportes de contabilidad, correspondencia y, en general, toda información que deba ser conservada por la sociedad según mandato legal.