Renovación de firma digital: 8 pasos para tener en cuenta


4 septiembre, 2015
Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Anteriormente, cuando los contribuyentes debían realizar las declaraciones de forma litográfica estas debían estar firmadas como mínimo por el representante legal, contribuyente, revisor fiscal y contador público. Bajo estas circunstancias había que conseguir las firmas de todos a la vez. Hoy, gracias a la presentación de las declaraciones virtuales, también se pueden firmar de esta manera. Evite desplazamientos.

“La DIAN busca facilitar los medios de presentación de las obligaciones tributarias. Aunque no todos están obligados a presentarlas virtualmente, todos pueden hacerlo.”

La firma digital es un mecanismo creado por la DIAN para la presentación virtual de las diferentes obligaciones tributarias. Así, los responsables de firmar –representante legal, contribuyente, contador o revisor fiscal–, pueden hacerlo desde cualquier sitio del mundo donde tengan acceso a la web de la DIAN.

La DIAN busca facilitar los medios de presentación de las obligaciones tributarias. Aunque no todos están obligados a presentarlas virtualmente, todos pueden hacerlo. Quienes no estén obligados y no deseen utilizar esta herramienta deben desplazarse hasta la oficina de la DIAN para solicitar el formulario.

Como contribuyente recuerde que el mecanismo de firma digital debe ser renovado cada tres años, a partir de la fecha en que se realizó la descarga.

  1. Ingrese a www.dian.gov.co.
  2. Seleccione la opción Usuarios Registrados.
  3. En la pantalla de inicio de sesión, en la casilla “Ingresa a nombre de” seleccione la opción “A Nombre Propio”.
  4. Verifique los datos de identificación y ubicación del RUT y, en caso de requerir modificaciones, actualice el RUT antes de continuar con el proceso de renovación del mecanismo digital, siguiendo las instrucciones publicadas en la cartilla de Actualización RUT.
  5. Si los datos de su RUT no necesitan ser actualizados, continúe inmediatamente con el procedimiento de renovación o ingrese por MENU a la opción Autogestión donde puede consultar la vigencia o renovar el mecanismo digital.
  6. Al dar clic en la opción “Renovación de Certificado”, el sistema le solicitará que firme con su certificado digital vigente la transacción y le generará el Acuse de Recibo.
  7. Genere el PDF de la renovación y consérvelo a la mano para la activación del mismo.
  8. Proceda a realizar la Activación y Descarga del Mecanismo Digital, teniendo en cuenta los datos del formulario de renovación. Por último, siga las instrucciones para descargar el Mecanismo Digital (Cartilla y Video).
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Causas por las cuales debe ser cancelada la firma digital

La renovación del mecanismo digital se debe realizar únicamente dentro de los 30 días anteriores al vencimiento. Si pasa la fecha de vencimiento y no se realizó la renovación, la firma estará suspendida y no permitirá firmar declaraciones y/o información exógena.

Ni la renovación, ni la expedición por primera vez del mecanismo digital, tiene costo. Estas son algunas causas por las cuales debe ser cancelado el mecanismo digital.

  1. Por pérdida de la clave privada.
  2. La clave privada ha sido expuesta o corre peligro de que se le dé un uso indebido.
  3. Por muerte del suscriptor.
  4. Por liquidación de las personas jurídicas, cuando la persona natural que la representa o que actúa para la misma como revisor fiscal o contador, no tiene otros obligados a cargo, ni obligaciones a nombre propio.
  5. Cuando el suscriptor, una vez termine su vinculación como representante, contador o revisor fiscal en relación con un obligado, no tiene otros representados a cargo, y tampoco es obligado a nombre propio.
  6. Por la confirmación de que alguna información o hecho contenido en el certificado digital es falso.
  7. Por vencimiento del período de validez del mecanismo digital sin que se haya renovado.
  8. No hacer uso del mecanismo digital en los 2 años anteriores a la fecha en que la DIAN realice la verificación de utilización del mecanismo.

Si está vencido… renuévelo

Si el mecanismo se encuentra vencido se puede renovar en cualquiera de los puntos de contacto de la DIAN en todo el país, teniendo en cuenta:

  1. Si el punto de contacto cuenta con servicio agendamiento, solicite cita previa.
  2. Para realizar su trámite debe presentar documento original de identificación.
  3. Proceda a descargar el Mecanismo Digital, siguiendo las instrucciones (Cartilla y Video).
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Última actualización:
  • 4 septiembre, 2015
    (hace 7 años)
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