Reporte de novedades laborales en Colpensiones: ¿en qué radica su importancia?


6 julio, 2018
Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Los empleadores que contraten nuevos trabajadores que se encuentren afiliados a Colpensiones, no deben diligenciar ni radicar formulario de afiliación sino que deberán reportar la novedad a través de la PILA. De no hacerlo, habrá consecuencias para ambas partes.

Desde el primero de diciembre del 2012, los empleadores que contraten nuevos trabajadores, que ya estén afiliados a Colpensiones, no necesitan diligenciar ni radicar formulario de afiliación alguno.

Lo que deben hacer los empleadores es:

  • Presentar las afiliaciones de los nuevos empleados que ingresan por primera vez al sistema general de pensiones.
  • Presentar los traslados de Régimen de fondos privados de pensiones a Colpensiones en los puntos de atención de Colpensiones.

Así pues, las personas que están afiliadas al régimen de prima media, administrado por Colpensiones, y que comienzan a trabajar con un nuevo empleador, o como trabajador independiente, deberán formalizar la novedad de ingreso únicamente a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes –PILA–, marcando el campo de la novedad de ingreso.

“se puede presentar la pérdida del derecho a la pensión u otra prestación económica por no contar con el número de semanas cotizadas”

El empleador tiene la responsabilidad de reportar de forma oportuna todas las novedades de sus trabajadores por medio de la PILA. Cabe recordar que el reporte oportuno de novedades afecta de forma directa el estado de cuenta del empleador y la historia laboral del trabajador, especialmente las que se refieren a ingresos y retiros.

Consecuencias de no reportar la novedad de ingreso

  • Consecuencias para el trabajador: los aportes al sistema general de pensiones que el empleador realizó, no se verán reflejados como semanas cotizadas en la historia laboral del trabajador. Esta situación puede ocasionar una disminución del valor de la pensión, porque si no se reporta el total de los aportes al sistema general de pensiones, se disminuye el porcentaje de liquidación de la pensión. De igual manera se puede presentar la pérdida del derecho a la pensión u otra prestación económica por no contar con el número de semanas cotizadas.
  • Consecuencias para el empleador: si el trabajador llega a la edad para pensionarse y por culpa de la omisión del empleador de reportar la novedad de ingreso al realizar las cotizaciones, el número de semanas requeridas para obtener esta prestación no alcanza, el empleador debe otorgarle una pensión sufragada de sus propios recursos. El empleador también se puede ver expuesto a ser sujeto pasivo dentro de un proceso ordinario laboral, donde se le ordenará cumplir con sus obligaciones de reportar la novedad de ingreso y cotizar al sistema, lo que trae como consecuencia el pago de cálculos actuariales.
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¿Qué pasa si no se reporta el retiro?

  • Para el empleado, la pensión de vejez se reconoce sin retroactivo pensional, teniendo en cuenta que esta se paga desde el día siguiente a la fecha que se reporte la novedad de retiro definitivo del trabajador.
  • El empleador por su parte será objeto de acciones de cobro, pues la administradora de pensiones no se enteró de que la relación laboral finaliz y de que en consecuencia han cesado las obligaciones de pago de los  aportes a la seguridad social; en tal contexto, se entiende que se presenta un incumplimiento en las obligaciones del empleador, generando una deuda presunta por los períodos que no se han pagado.

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Última actualización:
  • 6 julio, 2018
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