Requisitos para la creación de empresas y su reconocimiento según la NIF para microempresas

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  • Publicado: 5 agosto, 2016

Requisitos para la creación de empresas y su reconocimiento según la NIF para microempresas

Cada día son más los nuevos emprendimientos empresariales en Colombia. Cabe destacar que su constitución legal como empresa tiene costos que deben reconocerse en los primeros informes financieros de la entidad; aquí recordamos de cuáles se trata y cómo se vinculan a la información contable.

Las microempresas colombianas fueron asignadas al Grupo 3 de la convergencia y encuentran su marco normativo para preparación de información financiera en el Anexo 3 del Decreto Único Reglamentario 2420 del 2015. Las disposiciones contenidas en dicho anexo, permiten determinar la forma adecuada de reconocer las mencionadas operaciones iniciales de constitución.

Requisitos legales para constituir empresa

“con la inscripción en el registro mercantil de la Cámara de Comercio, la empresa obtiene el registro en la Secretaría de Hacienda Municipal para posteriores declaraciones y pagos del impuesto de Industria y Comercio”

Los pasos y documentos generales a los que deben atender las nuevas empresas que pretendan operar en Colombia son los siguientes:

  • Documento privado de constitución con firmas autenticadas: no se generan derechos notariales en el otorgamiento del documento de constitución, pero sí se genera el impuesto de registro sobre el capital social del 0,7% que debe cancelarse en la Cámara de Comercio.
  • Formulario de Registro Único Empresarial y Social –RUES–: empezó a regir desde el 1 de enero del 2013 y consta de la carátula única empresarial y el anexo de matrícula mercantil.
  • Formulario Adicional de Registro con Otras Entidades.
  • Formulario de matrícula mercantil: el trámite tiene un tiempo aproximado de 2 días; con la inscripción en el registro mercantil de la Cámara de Comercio, la empresa obtiene el registro en la Secretaría de Hacienda Municipal para posteriores declaraciones y pagos del impuesto de Industria y Comercio.
  • Balance de apertura.
  • Certificado de existencia y representación legal, el cual acredita la matrícula en el registro mercantil.
  • Registro de Libros de Comercio: libro de actas y libro de socios y accionistas; este trámite se demora aproximadamente 1 o 2 días (la obligación de registrar los libros de contabilidad fue eliminada con la entrada en vigencia de la Ley Antitrámites 19 del 2012).
  • Apertura de cuenta corriente.

Balance inicial parte de los aportes sociales

Antes de empezar a reconocer erogaciones, la microempresa debe reconocer sus recursos disponibles; en los casos de las sociedades por acciones, los aportes de los socios se distribuirán entre el capital autorizado, el suscrito y el pagado (un documento ilustrativo sobre este caso puede ser consultado en el editorial Balance inicial de una Sociedad por Acciones: aprenda a hacerlo fácilmente).

Reconocimiento de preoperativos

Las erogaciones que la entidad realiza para gestionar los documentos de constitución entran en el grupo de los preoperativos; para determinar su reconocimiento debe tenerse presente que todo costo en el cual una entidad incurra, se podrá reconocer como activo si cumple con esa definición que ha sido establecida en el Estándar Internacional para Pymes, que en este caso, como se dijo inicialmente, atenderá a lo establecido en el Anexo 3 del Decreto Único Reglamentario 2420 del 2015.

Los costos de constitución –en los que se incurre antes de iniciar la operación– para la gestión de los documentos indicados en el punto inicial deben ser llevados en su totalidad al gasto y no es posible capitalizarlos en algún elemento del activo, como por ejemplo un intangible por registro en Cámara de Comercio, como lo han propuesto en algunos casos. Todos los costos iniciales deben tener impacto directo en el estado de resultados.

Es posible que se incurra en costos iniciales incluso antes de crear la sociedad, como ocurriría con los estudios de mercado, legales o fiscales; aun así, estos deben ser llevados al estado de resultados de la entidad en el caso de que se ponga en marcha, o al de los socios si fracasa la iniciativa.

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