Requisitos que debe cumplir la información suministrada por empleadores o cooperativas a la UGPP

Mediante la Resolución 922 de 2018, la directora general de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social –UGPP–, estableció las características técnicas que debe cumplir la información suministrada por empleadores y cooperativas.

A través de la Resolución 922 del 6 de julio de 2018, se fijó el contenido y las características técnicas que debe cumplir la información solicitada por la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social –UGPP–.

Esta información debe ser suministrada por los empleadores o cooperativas ya sean personas naturales o jurídicas que estén o no obligadas a llevar contabilidad.

Información por reportar

Reporte de nómina detallada por trabajador activo o retirado y novedades; esta información debe cumplir las siguientes características:

• Debe ser enviada en medio magnético en el formato de nómina de salarios y/o compensaciones en el Excel que se encuentra en la página de la UGPP; este debe ser diligenciado con el instructivo, que se encuentra en el mismo sitio web.

• Cuando el período del pago sea semanal o quincenal, la información debe ser consolidada por mes en el formato de nómina, para esto debe aportarse el archivo adicional al calendario de pagos.
• La información que se reporte mensualmente por cada trabajador o asociado debe ser registrada en una fila única.
• Se debe incluir a todos los trabajadores y/o asociados sin importar el tiempo que lleven laborando en la empresa en cada uno de los períodos.
• Se debe relacionar todos los pagos que se hagan a los trabajadores y/o asociados, constituyan salario o no. En el caso de los trabajadores, estos pagos corresponden a todo lo que reciban que haya sido acordado en el contrato de trabajo, o como no constitutivo de salario, como planes de medicina prepagada, seguro médico, auxilios de alimentación, entre otros.
•  En el caso de las cooperativas y las precooperativas de trabajo asociado, se deberán relacionar las compensaciones ordinarias y extraordinarias.

Balances de prueba: este archivo debe ser también enviado en formato Excel y debe cumplir los siguientes requisitos:

Esta información debe contener los saldos de todas las cuentas y subcuentas del balance antes del cierre contable, con corte anual de enero a diciembre y se debe utilizar una hoja de Excel por cada período fiscalizado.

Archivo de auxiliares contables: estos archivos del activo, pasivo, costos y gastos deben ser enviados en formato Excel con las siguientes especificaciones:

Estos archivos auxiliares deben estar relacionados por mes, contener todas las cuentas y sub-cuentas contables que se relacionen con pagos a trabajadores y/o asociados y al máximo nivel de cuenta del tercero beneficiario.

Auxiliares cuentas contables grupo activo relacionados con pagos a trabajadores y/o asociados: Cuando los registros contables de causación y pago de nomina y/o compensaciones son elaborados en cuentas distintas a las cuentas de costos y gastos, se debe remitir los auxiliares en el mismo formato y características que deben cumplir los archivos auxiliares, lo anterior debe también aplicarse en el caso de los auxiliares cuentas contables grupo pasivo.

Auxiliares cuentas contables costos y gastos al máximo nivel de beneficiario de los respectivos recursos: la información de estos auxiliares debe ser presentada en el formato dispuesto para los auxiliares contables y contener los saldos de todas las cuentas y subcuentas antes del cierre contable, al máximo nivel de cuenta del tercero beneficiario.

Cuando los empleadores y/o cooperativas no lleven en la contabilidad los pagos a los trabajadores y/o asociados deben remitir esta información en el módulo de nómina que debe cumplir la siguiente estructura:

[pq]Los empleadores y/o cooperativas podrán aportar documentos adicionales mediante los cuales se prueben los pagos relacionados a la nómina de salario y/o compensaciones[/pq], como pueden ser: el contrato de trabajo, acuerdos de desalarizacion, pactos colectivos, pasantías, prácticas universitarias, entre otras.

Estos documentos adicionales deben ser aportados en formato PDF individualmente por trabajador y/o asociado; el nombre del archivo debe ser el número de identificación del trabajador y/o asociado.

¿Cómo y dónde presentar la información?

Esta información debe presentarse a través de la sede electrónica de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social –UGPP–, donde se cargaran los archivos en el formato que corresponda (Excel o PDF); el tamaño del archivo no podrá exceder los 25 MB.

En caso tal que esta información no sea suministrada en los plazos establecidos o se realice de forma incompleta o inexacta, se impondrá la sanción prevista en el artículo 179 de la Ley 1607 de 2012, modificado por el artículo 314 de la Ley 1819 de 2016. Esta sanción no será reducida si transcurre un año y el obligado no ha hecho efectiva la entrega de la información.

Si se presenta algún inconveniente técnico que impida el envío de la información oportunamente, el aportante debe reportar la situación y luego de la verificación de lo acontecido, se autorizará la presentación de la información sin que se tome como una entrega extemporánea.

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