Resolución 000055 de 14-07-2016

DIAN
Resolución 000055
14-07-2016

Por la cual se adoptan sistemas técnicos de control de facturación, se modifica el numeral 1 del articulo 11 de la Resolución 0019 de 2016 y se establecen otras disposiciones.

El Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales,

En uso de sus facultades legales, en especial de las consagradas en el articulo 684-2 del Estatuto Tributario y el numeral 12 del articulo 6º del Decreto 4048 de 2008, y

Considerando:

Que el Director General de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en virtud de lo establecido en el articulo 684-2 del Estatuto Tributario, puede implantar sistemas técnicos razonables para el control de la actividad productora de renta.

Que los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, debidamente fechados y autorizados por quienes intervienen en ellos y los elaboren.

Que las facturas de venta, los tiquetes y comprobantes expedidos por maquinas registra­doras constituyen documentos que soportan los hechos económicos de los contribuyentes.

Que de acuerdo con el articulo 617 del Estatuto Tributario, para todos los sistemas de facturación se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria.

Que se hace necesario adecuar los sistemas técnicos de control que permitan determinar los ingresos, costos y gastos de los contribuyentes en relación con su actividad productora de renta y la determinación de sus obligaciones tributarias, tomando como base las opera­ciones realizadas en un periodo determinado, conforme las nuevas disposiciones legales y los avances tecnológicos en materia informática y de control.

Que de conformidad con el articulo 183 de la Ley 1607 de 2012, el Gobierno nacional podrá instaurar tecnologías para el control fiscal con el fin de combatir el fraude, la evasión y el contrabando, para lo cual podrá determinar sus controles, condiciones y características, así como los sujetos, sectores o entidades, contribuyentes, o responsables obligados a adoptarlos.

Que la no adopción de los sistemas técnicos, dará lugar a la aplicación de la sanción establecida en el inciso 2º del articulo 684-2 del Estatuto Tributario. El costo de implementación estará a cargo de los sujetos obligados.

Que la autorización de la vigencia y la cantidad de numeración de facturas o documentos equivalentes solicitada por parte de los obligados, se realiza con base en criterios técnicos de control implementados por la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), tales como el volumen de operaciones, actividades económicas, ubicación, tipo de facturación, numero de establecimientos, ingresos, patrimonio, comportamiento y cum­plimento de obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias; definiendo el limite máximo de numeración de facturación a autorizar y la vigencia de la misma.

Que en aras de facilitar las condiciones de asignación de numeración para las facturas expedidas en talonario por contingencia, es necesario adecuar las medidas adoptadas en la Resolución numero 0019 del 24 de febrero de 2016 por la cual se prescribe un sistema técnico de control para la factura electrónica, acorde con el Decreto 2242 de 2015, en el sentido de omitir la asignación de prefijos específicos para identificar esta condición.

Que se cumplió con la formalidad prevista en el numeral 8, del articulo 8º, del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo en relación con la publicación del texto de la presente resolución.
En merito de lo expuesto,

Resuelve:

Articulo 1º. Sistema técnico de control de la actividad productora de renta. Con el fin de controlar el cumplimiento de las obligaciones tributarias de los obligados a expedir factura o documento equivalente, adóptese el siguiente sistema técnico de control de la actividad productora de renta:

Solicitar autorización de la numeración de conformidad con el tramite establecido en la presente resolución. Para ejercer dicho control, también se tendrán en cuenta los comprobantes que resuman las operaciones diarias generadas por la utilización de maquinas registradoras que cumplan los requisitos técnicos señalados en la presente resolución.

2. La numeración y la vigencia de las facturas o documentos equivalentes, que sean del caso, será administrada por la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en el sistema informático electrónico que para tal efecto disponga la Entidad.

3. La UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá solicitar a los obligados a expedir factura o documento equivalente, información sobre la numeración utilizada y el valor de los ingresos imputables a la misma, así como de los comprobantes de las ma­quinas registradoras con el objeto de controlar los ingresos, costos y gastos de la actividad productora de renta, para la correcta tasación de los tributos.

Articulo 2º. Servicio informático electrónico de numeración de facturación. La UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) contara con un servicio informático electrónico para la solicitud de autorización, habilitación e inhabilitación de numeración y vigencia de las autorizaciones de facturación, permitiéndole al obligado realizar el tramite de conformidad con lo establecido en la presente resolución.

Articulo 3º. Autorización y vigencia de la numeración. Las personas o entidades obliga­das a expedir factura o documento equivalente, que utilicen los sistemas de facturación por talonario, por computador o para el registro de sus ventas utilicen maquinas registradoras POS o factura electrónica, deberán solicitar autorización por intervalos de numeración consecutiva, en la forma establecida en el articulo 6º de la presente resolución.

Para los obligados a expedir factura o documento equivalente que posean mas de un establecimiento de comercio, sede, oficina, o lugares donde desarrollen sus actividades económicas, en la solicitud de autorización de numeración deberá identificar para cada uno de ellos, los prefijos de que trata el articulo 5º de esta resolución.

Si para el obligado resultare insuficiente la numeración autorizada para cualquiera de los rangos, deberá solicitar una nueva autorización de numeración. Lo anterior, sin perjuicio de la facultad de verificación del agotamiento de la misma por parte de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

La autorización de numeración de facturación tendrá una vigencia máxima de dos (2) años a partir de la generación del formato oficial en donde conste la leyenda «autorizado».

Articulo 4º. Casos en los que no se requiere autorización de la numeración. Sin per­juicio de la obligación de facturar, no será necesaria la autorización de la numeración en los siguientes casos:

a) En la expedición de documentos equivalentes a la factura;
b) En las facturas expedidas por entidades de derecho publico incluidas las empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta donde el Estado posea mas del cincuenta por ciento (50%) de capital, así como las que expidan las entidades que presten servicios públicos domiciliarios, las cámaras de comercio, las notarias y en general, los no contribuyentes del impuesto sobre la renta señalado en el Estatuto Tributario.

Parágrafo. Lo dispuesto en este articulo no será aplicable a quienes facturen o expidan documentos equivalentes a través de maquinas registradoras POS y factura electrónica.

Articulo 5º. Numeración de las facturas o documentos equivalentes. Las facturas o documentos equivalentes que se expidan deberán contener numeración consecutiva.

Para los obligados a expedir factura o documento equivalente que posean mas de un establecimiento de comercio, sede, oficina, o lugares donde desarrollen sus actividades económicas, en la solicitud de autorización de numeración deberá indicar para cada uno de ellos, los prefijos y la correspondiente numeración.

Cuando el obligado a solicitar autorización requiera diferenciar los ingresos provenientes de las ventas o prestación de servicios según la modalidad de pago, u otra forma, podrá utilizar la numeración con prefijos alfabéticos, numéricos o alfanuméricos, sin que excedan de cuatro (4) letras o números.

En las facturas y documentos equivalentes expedidos, que requieran autorización de numeración de facturación, deberá indicarse el numero, la fecha y vigencia de la autorización de numeración de facturación así como el numero de intervalos de numeración consecutiva autorizada correspondiente al prefijo.

Parágrafo. En ningún caso se podrá anteponer ceros a la izquierda del rango numérico.

Articulo 6º. Tramite de la solicitud. <Artículo modificado por el Art.2 de la Resolución 000013 de 15-02-2019> Los obligados a facturar que soliciten autorización, habilitación y/o inhabilitación de numeración de las facturas y/o documentos equivalentes, ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), deberán presentar la solicitud a través del servicio informático electrónico de numeración de facturación dispuesto en la página web de la citada Entidad, para lo cual el obligado previamente deberá tener habilitada la firma electrónica, caso en el cual el formato 1302 “Solicitud de Numeración de Facturación” quedará suscrito de forma electrónica.

Articulo 7º. Disposiciones especiales aplicables al tramite relacionado con el sistema de facturación electrónica. Una vez los obligados a facturar electrónicamente sean habili­tados de conformidad con lo establecido según las disposiciones que reglamentan la factura electrónica, deberán solicitar la autorización, habilitación y/o inhabilitación de numeración, en la forma establecida en el articulo 6º de la presente resolución.

Comunicada la autorización de numeración y su vigencia, el obligado a facturar electrónicamente o su proveedor tecnológico cuando sea del caso, a través de su software de facturación, solicitara los datos de los rangos de la numeración y vigencia autorizada, así como las claves técnicas para cada rango. Para el efecto, el servicio de autorización de numeración pondrá a disposición los datos solicitados de servidor a servidor.

Articulo 8º. Modificar el numeral 1º del articulo 11 de la Resolución 0019 del 24 de febrero de 2016, el cual quedara así:

1. Los sistemas del obligado a facturar electrónicamente o sus proveedores tecnológicos.

En caso de fallas comprobadas que no puedan ser previstas por el obligado a facturar o su proveedor tecnológico, según el caso, mientras dure la contingencia deberá facturar por talonario (papel), facturación que deberá llevar el titulo: «Contingencia Facturación Electrónica», preimpreso, con numeración consecutiva y vigencia autorizada por la DIAN, la cual solo será utilizada en los casos de contingencia de Facturación Electrónica.

La numeración de la facturación por contingencia de factura electrónica, debe ser so­licitada al momento de adelantar los tramites para obtener la autorización de numeración de facturación.

El obligado a facturar deberá transcribir en el formato estándar XML definido en el Anexo numero 002, toda la información que contenga cada una de las facturas expedidas por talonario en contingencia y enviarlo a la DIAN a través del Servicio Informático de Factura Electrónica, dentro de los plazos establecidos a continuación, contados a partir del momento en restablecimiento del servicio:

Para las facturas de contingencia la fecha de generación será la que aparece en la factura por talonario, la cual deberá registrarse en el formato estándar XML en la casilla correspon­diente a fecha de generación, de igual forma se conservara la numeración de contingencia autorizada por la DIAN, que deberá ser transcrita en la casilla correspondiente a numeración. Este formato estándar XML deberá ser firmado de acuerdo con lo dispuesto en el articulo 7º de la presente resolución.

Para efectos comerciales y fiscales la factura de venta es la expedida por talonario en contingencia.

En ningún caso, los eventuales danos en el sistema y/o equipos informáticos y/o falta de conexión que sean previsibles en una gestión diligente del obligado a facturar o su pro­veedor tecnológico, se constituirán en causales de justificación de la extemporaneidad en el envío de la información.

Articulo 9º. Decisión de la solicitud. La autorización de la vigencia y la cantidad de numeración de facturas o documentos equivalentes, se realiza con base en criterios técnicos de control implementados por la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), tales como el volumen de operaciones, actividades económicas, ubicación, tipo de facturación, numero de establecimientos, ingresos, patrimonio, comportamiento y cumpli­mento de obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias; los cuales determinan la decisión del limite máximo de numeración de facturación a autorizar y la vigencia de la misma.

En los casos, en que la numeración autorizada no sea suficiente y se agote; antes de culmi­nar la vigencia de la misma, el interesado tendrá derecho a solicitar una nueva autorización.

Para la autorización, habilitación o inhabilitación a solicitud de parte, el servicio informático electrónico generara un documento oficial de autorización de numeración de facturación, el cual se entregara al interesado a través de alguno de los medios utilizados por la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para el efecto.

Articulo 10. Tramite ante el litógrafo, tipógrafo o impresores. Para el caso de los obligados que opten por facturar mediante talonario o papel, deberán entregar al litógrafo, tipógrafo o impresor que se encuentre registrado en el Registro Único Tributario (RUT) conforme lo establece el articulo 16 de la presente resolución, copia del documento oficial de autorización de numeración de facturación. El tipógrafo, litógrafo o impresor, conservara a disposición de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) copia del citado documento y deberá realizar la consulta señalada en el articulo 15 de la presente resolución.

Parágrafo 1º. En ningún caso, los tipógrafos, litógrafos o impresores podrán elaborar facturas en las cuales se registren documentos de autorización de numeración que no hayan sido autorizadas por la DIAN.

Parágrafo 2º. La información señalada en este articulo deberá ser reportada por parte de los litógrafos, tipógrafos o impresores, mediante el servicio informático electrónico que disponga la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Hasta tanto no se reglamente el envío de la información de que trata este parágrafo, se deberá continuar con el reporte de la información de acuerdo con la normatividad vigente.

Articulo 11. Habilitación de la numeración de las facturas o documentos equivalentes. La habilitación de la numeración aplica si resultare insuficiente el termino de vigencia ini­cialmente autorizado y no se hubiere agotado la numeración respectiva. Para el efecto, el obligado podrá adelantar el tramite de habilitación de la numeración con una antelación de 15 días calendario previo a la fecha de vencimiento de la vigencia de la misma, de acuerdo con lo dispuesto en el articulo 6 de la presente resolución.

Articulo 12. Inhabilitación de la numeración de las facturas o documentos equivalen­tes. Si por ocurrencia de los eventos mencionados en el presente articulo quedan rangos de  numeración sobrante, estos deberán ser inhabilitados de tal forma que una vez gestionado este tramite, los mismos no puedan ser utilizados.

Se deberá solicitar inhabilitación de la numeración de facturas o documentos equiva­lentes en los siguientes casos:

1. A solicitud de parte por:

a) Perdida de facturación;
b) Cese definitivo de actividades;
c) Cierre de establecimiento, sede, oficina, o lugares donde desarrollen sus actividades económicas;
d) Liquidación de personas jurídicas y asimiladas;
e) Liquidación de sucesiones;
f) Cambio de sistema de facturación;
g) Fusión, escisión o transformación de sociedades;
h) Cambio de nombres y apellidos, o de razón social;
i) Por orden de autoridad competente;
j) Por declaratoria de proveedor ficticio.

Las solicitudes de inhabilitación presentadas por parte del obligado, deberán ser trami­tadas de acuerdo con lo previsto en el articulo 6º de la presente resolución.

2. De oficio: La inhabilitación podrá realizarse por la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) cuando se constate la ocurrencia de alguna de las causales anteriormente mencionadas o por orden judicial o administrativa declarada por autoridad competente en los términos prescritos en la misma, en todos los casos se indicaran los rangos de numeración que serán objeto de inhabilitación.

Si la inhabilitación de oficio es ordenada por la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), esta se notificara al interesado para lo cual se atenderá a lo dispuesto en el Estatuto Tributario. Una vez ejecutoriado el acto administrativo, la dependencia que ordena la inhabilitación informara al área de Asistencia al Cliente o quien haga sus veces, de la jurisdicción del domicilio del obligado, para el registro en el servicio informático electrónico de numeración de facturación.

Parágrafo. Para efectos de las causales de inhabilitación antes descritas que impliquen cambios en la información del Registro Único Tributario (RUT) será necesaria su actualización previa al tramite.

Articulo 13. Tipos de maquinas registradoras. Los obligados a facturar que opten por este sistema, podrán utilizar alguno de los siguientes desarrollos tecnológicos en las ma­quinas registradoras:

1. El denominado punto de venta (POS)

Maquina registradora con sistema POS. El sistema POS es el conjunto de hardware y software que interactúa permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como emisión de tiquetes, facturas, comprobantes, notas crédito, notas debito, programación de departamentos, códigos (PLUS), grupos, familias, o subfamilias.

2. Por articulo con departamentos (PLU)

Maquina registradora por articulo con departamentos (PLU). Es la maquina que permite acumular las ventas por bienes o servicios y por la tarifa que corresponda.

3. Por departamentos.

Maquina registradora por departamentos. Es la maquina que acumula bienes o servicios prestados por grupos según la tarifa del IVA e impuesto nacional al consumo que corresponda.

Parágrafo. En las maquinas registradoras se podrá utilizar numeración con prefijos alfabéticos, numéricos o alfanuméricos.

Articulo 14. Sistemas técnicos de control a las ventas a través de maquinas registradoras POS y factura por computador.

1. Las personas o entidades que utilicen para el registro de sus ventas maquinas regis­tradoras POS o facturación por computador, deberán identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas e impuesto nacional al consumo asociadas a cada bien o servicio.

La agrupación de los bienes o servicios puede hacerse en forma diferente a la de de­partamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido quien vende o presta el servicio, deberá identificarse en el servidor de la red de puntos de venta o en la terminal de venta, según el caso.

El articulo exhibido al publico deberá encontrarse identificado mediante código de barras u otro tipo de identificación interna o alias, a partir del cual el articulo se encuentre definido para el sistema informático.

2. Las personas que utilicen para el registro de sus ventas de bienes o prestación de servicios, sistema POS o factura por computador, deberán imprimir al final del día, el «comprobante informe diario», por cada servidor. El comprobante deberá contener la siguiente información:

a) Nombre o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio;
b) Numero de identificación de las maquinas registradoras o computadores que emitieron el documento equivalente o la factura;
c) Fecha del comprobante;
d) Registro del numero inicial y final de las transacciones diarias efectuadas por cada maquina o computador;
e) Discriminación de las ventas de bienes o prestación de servicios por cada departamento, identificando las operaciones exentas, excluidas y gravadas, estableciendo respecto de estas ultimas, el valor de las ventas por cada tarifa de IVA y/o impuesto nacional al consumo. En caso de descuentos estos deberán aparecer discriminados por departamentos;
f) Discriminación por maquina, computador o terminal, especificando el numero de transacciones atendidas y valor de las ventas de bienes o servicios prestados por cada una de ellas;
g) Totalización de los medios de pago especificando el numero de transacciones y el valor de la operación por cada uno de ellos, desglosando:

– Efectivo
– Cheques
– Tarjetas debito y crédito
– Ventas a crédito
– Bonos
– Vales
– Otros, y

h) Valor total de lo registrado.
i) Inventario de maquinas registradoras o computadores con su serial indicando su ubicación por cada establecimiento de comercio, sede, oficina, o lugares donde desarrollen sus actividades económicas.

El comprobante informe diario deberá elaborarse en original y copia debiendo el primero formar parte integral de la contabilidad y el segundo conservarse en el establecimiento de comercio para ser exhibido cuando la administración tributaria y aduanera lo exija.

La información de que trata el literal i), se debe conservar en el domicilio fiscal del obligado para ser exhibido cuando la administración tributaria y aduanera lo exija.

Parágrafo 1º. La información señalada deberá ser reportada, mediante el servicio informático electrónico que disponga la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Na­cionales (DIAN). Hasta tanto no se reglamente el envió de la información de que trata este parágrafo, se deberá continuar con el reporte de la información de acuerdo con la normatividad vigente.

Parágrafo 2º. Los obligados a expedir factura que opten por hacerlo utilizando factura por computador y/o maquinas registradoras POS, deberán cumplir en los software que se utilicen, con las especificaciones técnicas que señale la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para tal efecto.

Articulo 15. Sistemas técnicos de control a las ventas a través de maquinas registradoras por departamentos y por articulo con departamento asociado (PLU).

1. Las personas o entidades que utilicen estos sistemas deberán identificar en una lista genérica los artículos para la venta o prestación de servicios, indicando el departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas y/o impuesto nacional al consumo, asociada al departamento.

Dicha lista deberá conservarse en cada establecimiento de comercio a disposición de la DIAN.

En todos los casos en el articulo exhibido al publico deberá identificar el departamento al cual corresponde.

Quienes utilicen para sus ventas o prestación de servicios estos sistemas, deberán imprimir al final del día el comprobante «Z» que arroje cada una de las maquinas, el cual deberá contener la siguiente información:

a) Nombre o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio;
b) Numero de identificación de la maquina registradora;
c) Fecha del comprobante;
d) Discriminación de las ventas del día por departamento;
e) Registro del numero inicial y final de las transacciones del día, y
f) Valor total de lo registrado.

2. Quienes utilicen las maquinas registradoras por departamento y por articulo con departamento (PLU), deberán elaborar un comprobante resumen denominado «informe fiscal de ventas diarias», por cada establecimiento de comercio, el cual reunirá la siguiente información:

a) Identificación del establecimiento de comercio y fecha del comprobante;
b) Numero de identificación de cada maquina registradora del establecimiento, el cual debe corresponder al mismo señalado en el comprobante «Z»;
c) Discriminación de las ventas de bienes o prestación de servicios por departamento, identificando las operaciones exentas, excluidas y gravadas, señalando para estas ultimas la tarifa de IVA y/o impuesto nacional al consumo correspondiente, y
d) Totalización de los medios de pago especificando el numero de transacciones y el valor de la operación por cada uno de ellos, desglosando:

– Efectivo
– Cheques
– Tarjetas debito y crédito
– Ventas a crédito
– Bonos
– Vales
– Otros.

e) Inventario de maquinas registradoras con su serial indicando su ubicación por cada establecimiento de comercio, sede, oficina, o lugares donde desarrollen sus actividades económicas.

Al informe fiscal de ventas diarias, deberá anexarse el comprobante «Z» de cada una de las maquinas registradoras utilizadas en el establecimiento de comercio.

El informe fiscal de ventas diarias deberá elaborarse en original y copia debiendo el primero formar parte integral de la contabilidad y el segundo conservarse en el estable­cimiento de comercio para ser exhibido cuando la administración tributaria y aduanera lo exija.

La información de que trata el literal e), se debe conservar en el domicilio fiscal del obligado para ser exhibido cuando la administración tributaria y aduanera lo exija.

Articulo 16. Servicio de consulta de facturación. La UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), pondrá a disposición en su pagina web, el servicio de consulta del estado de autorización de la numeración de las facturas.

Articulo 17. Registro de litógrafos, tipógrafos o impresores. Las personas o entidades que elaboren facturas de conformidad con lo establecido en la presente resolución, deberán estar previamente inscritas en el Registro Único Tributario (RUT) señalando el código de actividad económica respectiva.

Quienes se dediquen a este tipo de actividades deberán exhibir en un lugar visible copia del Registro Único Tributario (RUT).

Articulo 18. Sanción aplicable al incumplimiento de los sistemas técnicos de control. La no adopción o el incumplimiento de lo establecido en la presente resolución, dará lugar a la aplicación de la sanción de que trata el articulo 684-2 del Estatuto Tributario.

Articulo 19. Autorizaciones de numeración de facturación y de documentos equivalen­tes vigentes. Las resoluciones de autorización y habilitación de numeración de facturas o documentos equivalentes, expedidas con anterioridad a la entrada en vigencia de la presente resolución, serán validas hasta cumplir la vigencia autorizada; una vez agotada, los obligados a solicitar autorización de numeración de facturación, deberán sujetarse a las disposiciones establecidas en la presente resolución.

Articulo 20. Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige desde la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones 3878 y 5709 de 1996, y las demás normas que le sean contrarias.

Parágrafo transitorio. Por el termino de seis (6) meses, contados a partir de la publicación de la presente resolución, los procedimientos aquí establecidos se implementaran de manera controlada hasta la estabilización del servicio conforme con la operación de los sistemas técnicos previstos por la entidad.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 14 de julio de 2016.

El Director General,
Santiago Rojas Arroyo.