Resolución 0041 de 21-02-2000

Superintendencia de la Economía Solidaria
Resolución 0041
21-02-2000

Por medio de la cual se fijan los requisitos y se establece el procedimiento para el control de legalidad de los actos de registro de los nombramientos de los órganos de Administración, Vigilancia y Control de las entidades del Sector Real, sujetas a la acción de la Superintendencia de la Economía Solidaria, así como los relacionados con la constitución de pólizas de manejo y la exoneración de la obligación de tener Revisor Fiscal.

El Superintendente de la Economía Solidaria, en ejercicio de las facultades conferidas en el artículo 5° del Decreto 1401 del 28 de julio de 1999, y

Considerando:

Que corresponde a la Superintendencia de la Economía Solidaria establecer los procedimientos para el trámite eficaz y oportuno de las peticiones relacionadas con el control de legalidad de los nombramientos de órganos de Administración, Vigilancia y Control;

Que en desarrollo de sus funciones, la Superintendencia debe instruir a las entidades vigiladas sobre los mecanismos y procedimientos a seguir en relación con la constitución de las pólizas de sus empleados de dirección y manejo;

Que igualmente le corresponde señalar los eventos en los cuales procede eximir de la obligación que tienen las entidades sometidas a su supervisión, vigilancia y control de tener Revisor Fiscal y establecer el procedimiento a seguir;

Que dichos procedimientos deberán estar enmarcados dentro de los principios de la moralidad, igualdad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad que rigen la Función Pública, procurando la racionalización y eliminación de trámites con el propósito de facilitar la actividad de los particulares y de las entidades cobijadas por la presente resolución ante esta Superintendencia,

Resuelve:

Capitulo primero

Nombramientos

Artículo 1°. Para efectuar el correspondiente control de legalidad de los nombramientos de órganos de administración, control y vigilancia, representante legal y revisor fiscal de las entidades sometidas a la acción de la Superintendencia de la Economía Solidaria deberán allegar los siguientes Documentos

a) Extracto del acta de constitución de la entidad o de la asamblea general, o extracto del acta de la reunión del Consejo de administración según el caso, en donde se efectuaron los nombramientos. Cuando la Asamblea es de delegados debe acompañarse del acta de escrutinio;

b) En el caso de los nombramientos de revisor fiscal y su suplente, deberán adjuntar además:

• Fotocopia de la Tarjeta Profesional de Contador Público y Certificado vigente de inscripción y antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores.

• Certificación expedida por el órgano de administración, a través de la cual se acredite que el revisor fiscal y su suplente no tenían la calidad de asociados de la entidad.

• Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio, cuando el servicio de revisoría fiscal se preste por personas jurídicas.

• Certificado de antecedentes judiciales o de policía y disciplinarios expedidos por los órganos competentes.

Parágrafo. El acta de escrutinio debe ser elaborada por el Comité Escrutador en donde se ubiquen las mesas de votación para la elección de delegados.

Esta debe contener el número de asociados que votaron, el número de votos válidos, la relación detallada de por quién se voto, así como del número de votos en blanco, de votos anulados y del total de votos depositados. El acta se suscribirá el mismo día en que se llevó a cabo la elección, y deberá estar firmada por el Comité.

Cuando la elección se realice en lugares y/o fechas diferentes, el comité escrutador designado para cada mesa deberá efectuar el escrutinio una vez finalizada la jornada y elaborará el acta correspondiente, la cual deberá ser remitida al comité central de escrutinios, conformado previamente para tal fin, en sobre cerrado y sellado, anexando todos los sufragios depositados. Copia de dicha acta deberá remitirse a la Junta de Vigilancia y al Revisor Fiscal, si lo hubiere.

El comité central de escrutinios o quien haga sus veces, una vez concluido todo el proceso eleccionario consolidará la información contenida en cada una de las actas remitidas y procederá a declarar la elección de los Delegados.

Las impugnaciones a los escrutinios serán presentadas al momento mismo de realizarse dicho procedimiento y serán resueltas por el comité central de escrutinios o quien haga sus veces.

Los órganos de administración, control y vigilancia, así como el revisor fiscal, si lo hubiere, serán responsables del cumplimiento de este procedimiento eleccionario, so pena de las sanciones establecidas en la ley 454 de 1998.

Artículo 2°. La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá en cualquier momento verificar la información suministrada, solicitando, cuando lo estime pertinente, documentos adicionales o efectuando visitas de inspección y revisión.

Si de los documentos presentados se concluye que la información suministrada por el peticionario es incompleta, el funcionario competente requerirá por escrito los documentos necesarios con toda la precisión y por una sola vez, si no se obtiene respuesta en el término de dos (2) meses, se entenderá que el peticionario ha desistido de la solicitud y se procederá a archivar el expediente, sin perjuicio de que el interesado presente posteriormente una nueva solicitud.

Artículo 3°. La Superintendencia de la Economía Solidaria ordenará, en cualquier momento, la cancelación del registro del documento de constitución de una entidad sometida a su control, inspección o vigilancia o la inscripción que se haya efectuado de los nombramientos de los órganos de administración, vigilancia, representantes legales y revisores fiscales, en caso de advertir que la información presentada para su inscripción no se ajusta a la realidad o a las normas legales o estatutarias.

Artículo 4°. De conformidad con lo previsto en los artículos 164 y 442 del Código de Comercio, en concordancia con el artículo 158 de la Ley 79 de 1988, los representantes legales, miembros de consejos de administración y de la junta de vigilancia y los revisores fiscales de las entidades vigiladas que figuren inscritos, lo seguirán siendo y ejerciendo sus funciones, para todos los efectos legales, mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento.

Artículo 5°. Las entidades de la economía solidaria, en cumplimiento de lo señalado por el artículo 7° de la Ley 454 de 1998, deberán establecer en sus estatutos rigurosos requisitos para el acceso a los órganos de administración y vigilancia, estableciendo criterios que tengan en cuenta la capacidad y aptitudes personales, el conocimiento, integridad ética, antecedentes disciplinarios, penales y crediticios y la destreza de quienes ejercen la representatividad.

Artículo 6°. Cuando las entidades vigiladas dispongan la terminación de las relaciones laborales con sus funcionarios por virtud de irregularidades cometidas en su gestión, o a causa de comportamientos que riñen con el debido manejo de los recursos de la entidad, deberán informarlo a esta Superintendencia en forma inmediata, con el propósito de ser tomados en cuenta en el control de legalidad de los nombramientos y para informar sobre las calidades morales y profesionales de esas personas que sean objeto de nombramiento en otras entidades.

Capitulo Segundo

Pólizas de manejo

Artículo 7°. Los representantes legales, los tesoreros, los almacenistas y los demás empleados de manejo de las organizaciones del Sector Real sometidas a la acción de la Superintendencia de la Economía Solidaria, dada la naturaleza de sus funciones, al contacto directo o indirecto y el manejo permanente de dinero, títulos valores, mercancías, muebles y enseres y bienes en general, deberán constituir, como requisito previo al ejercicio de su cargo, póliza de manejo para garantizar el correcto manejo de los bienes, fondos y valores que le sean encomendados durante su gestión.

Parágrafo 1. El Consejo de Administración reglamentará el procedimiento interno relacionado con la obligación, oportunidad, forma, alcance, requisitos, montos y aprobación de las pólizas a que se refiere el presente artículo.

En todo caso, dicho reglamento deberá consagrar que la póliza de manejo, la cual podrá constituirse por el sistema individual o colectivo, será expedida por una entidad aseguradora legalmente autorizada y su monto, que no podrá ser inferior al diez (10%) por ciento del monto total de activos o del valor de los bienes, documentos o recursos administrados, según se trate de los representantes legales o de los funcionarios de manejo, respectivamente.

Parágrafo 2. Al iniciar operaciones, las entidades objeto de la presente resolución, deberán exigir al representante legal la constitución de una póliza equivalente al diez (10%) de los aportes sociales pagados, sin que su valor sea inferior al equivalente a diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

La póliza así constituida deberá reajustarse, en la medida en que la entidad vaya desarrollando su objeto social, hasta alcanzar los montos mínimos señalados en el presente artículo.

Artículo 8°. Las pólizas de que trata el presente artículo no requieren de aprobación por parte de la Superintendencia de la Economía Solidaria. Será responsabilidad del Revisor Fiscal, si lo hubiere, o de quien haga sus veces, verificar que las mismas se hayan constituido de conformidad con lo establecido en la ley y en el reglamento interno respectivo.

La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá verificar, en cualquier momento, en desarrollo de sus funciones de vigilancia y control la calidad e idoneidad de dichas pólizas.

Capitulo Tercero

Exoneración de la obligación de tener revisor fiscal

Artículo 9°. Las entidades del Sector Real sometidas a la acción de la Superintendencia de la Economía Solidaria estarán obligadas a tener revisor fiscal cuando el total de sus activos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Cuando dichas entidades no reúnan las condiciones señaladas quedarán eximidas de la obligación de tener revisor fiscal. La junta de vigilancia o el organismo que haga sus veces asumirá las funciones de control de la gestión económica y social.

En todo caso, la información relacionada con balances generales y otros estados financieros deberán estar certificados por un contador público.

Artículo 10. La presente resolución rige a partir de la fecha de publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.