Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Procuraduría General de la Nación
Resolución 010
13-01-2017
Por medio de la cual se adopta el Programa de Gestión Documental de la Procuraduría General de la Nación y se modifica la Resolución 231 de 2007.
La Procuradora General de la Nación,
En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en los numerales 7 y 34 del artículo 7° del Decreto 262 de febrero del año 2000, y
Considerando:
Que la Ley 594 de 2000, en su artículo 21 consagra: “Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos”.
Que el artículo 16 ibídem señala que es deber de la Administración Pública en cabeza de los Secretarios Generales o servidores públicos de igual o superior jerarquía a cuyo cargo se encuentren los archivos públicos, velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.
Que la Ley 734 de 2002 Código Único Disciplinario, artículo 34 consagra entre otras cosas las responsabilidades y deberes de los servidores públicos en materia de bienes y elementos que en ejercicio de sus funciones les son suministradas.
Que el numeral 2 del artículo 1° de la Resolución 231 de 2007, proferida por el Procurador General de la Nación se estableció que es función del Comité de Archivo entre otras cosas “Evaluar y aprobar los planes, programas, reglamentos y procedimientos de gestión documental, entendida esta como el manejo y organización técnica de la documentación producida y recibida por las distintas dependencias a nivel nacional”.
Que el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014 dispone que “los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y los lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos”.
Que el Decreto 103 de 2015, “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014, y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 44 señala que se entenderá por el Programa de Gestión Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la gestión, clasificación, organización, conservación y disposición final de la información pública desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación.
Que mediante Resolución número 229 del 10 de junio de 2015, se implementó el Proyecto de Gestión Documental Electrónico y de Archivo de la Procuraduría General de la Nación, con el fin de garantizar la integridad, confiabilidad, autenticidad, disponibilidad y trazabilidad de la documentación que ingrese, se tramite y salga de la Entidad, ajustando los procedimientos a las necesidades y a la normatividad vigente en el tema de gestión de contenido documental electrónico.
Que el Programa de Gestión Documental de la Procuraduría General de la Nación comprende procedimientos de producción, recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, recuperación, conservación y su disposición final.
Que el Programa de Gestión Documental está articulado con el numeral 2.2. del Modelo Estándar de Control Interno y el numeral 4.2., de la norma NTCGP:1000: 2009 sobre el Sistema de Gestión de Calidad que señalan la relevancia del manejo de la información y de la aplicación de la Ley 594 de 2000 como componente de información del MECI y la Gestión Documental del Sistema de Gestión de Calidad.
Que el Comité de Archivo de la PGN en sesión de 8 de octubre de 2015, acta No. 36 actualizó y aprobó el Programa de Gestión Documental de la PGN.
Que en mérito de lo expuesto,
Resuelve:
Artículo 1°. Adoptar el Programa de Gestión Documental de la Procuraduría General de la Nación, con el fin de establecer criterios y técnicas de selección, organización y conservación documental, con el propósito de mejorar la calidad y optimizar los servicios de consulta y almacenamiento de los archivos de gestión, central e histórico de la entidad.
Artículo 2°. Acoger la política de información, principios, lineamientos y directrices formuladas por el Comité de Archivos de la Procuraduría General de la Nación para desarrollar los procesos, procedimientos y reglamentos propios de la función archivística y de la Gestión Documental.
Artículo 3°. Gestionar los recursos necesarios para que se dé estricto cumplimiento a la aplicación a corto, mediano y largo plazo del Programa de Gestión Documental para la organización y conservación del patrimonio documental histórico de la Procuraduría General de la Nación.
Artículo 4°. Adiciónese un numeral 10 al artículo 1° de la Resolución 231 de 2007, así: en región “10. Velar por el cumplimiento del Programa de Gestión Documental, de conformidad con el artículo 12”.
Artículo 5°. Esta resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
La Procuradora General de la Nación,
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
