Resolución 5304 de 18-09-2003

RESOLUCION 5304 DE 2003
(septiembre 18)

por medio de la cual se establecen los términos y condiciones para la rendición de cuentas, el procedimiento para el registro de los libros de contabilidad y la presentación de los informes públicos que deben presentar los partidos y movimientos políticos con personería jurídica y grupos significativos de ciudadanos, que participen en procesos electorales
de carácter territorial.

El Consejo Nacional Electoral, en ejercicio de sus atribuciones constitucionales, legales y en especial la conferida por el artículo 8º del Decreto 2207 del 5 de agosto de 2003,

CONSIDERANDO:

1. Que el Acto Legislativo número 01 del 3 de julio 2003, facultó al Congreso de la República para reglamentar lo concerniente al tema de la financiación de los partidos y movimientos políticos con personería jurídica en las elecciones departamentales y municipales del 26 de octubre de 2003.

2. Que como dicha reglamentación no fue adoptada por el Congreso de la República, el Gobierno Nacional en uso de las facultades a él conferidas por el Acto Legislativo número 01 de 2003, expidió el Decreto número 2207 del 5 de agosto de 2003, que en su artículo 8º facultó al Consejo Nacional Electoral para reglamentar el sistema de auditoría interna y su correspondiente acreditación, así como los términos y condiciones para la rendición de cuentas,

RESUELVE:

Artículo 1º. Responsables de la presentación de los informes y de la rendición de cuentas. Para la presentación de informes y la consiguiente rendición pública de cuentas, los partidos y movimientos políticos con personería jurídica y los grupos significativos de ciudadanos, deberán designar, al tenor del artículo 11 del Decreto 2207 de 2003, una persona por cada lista uninominal o plurinominal, en las circunscripciones electorales do nde las han inscrito, como responsable de la presentación de los informes y de la rendición de cuentas.

La acreditación de dichos responsables se hará mediante oficio suscrito por el Representante Legal o su Delegado en el caso de los partidos y movimientos políticos con personería jurídica, o por un mínimo de tres (3) inscriptores, en el de los grupos significativos de ciudadanos, dirigido al Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales, antes del veinticuatro (24) de octubre de dos mil tres (2003).

En dicho oficio se señalará el nombre del responsable con su respectivo número de cédula de ciudadanía, la circunscripción electoral asignada y el (los) nombre (s) del (los) integrante (s) de la lista uninominal o plurinominal para la cual fue (ron) designado (s).

Artículo 2º. Registro de los libros de contabilidad. Los responsables de la rendición de cuentas en los términos del artículo 1º de esta resolución, deberán registrar sus libros de contabilidad por cada lista o candidatura única ante los respectivos Delegados Departamentales o ante el Registrador Distrital o Municipal del Estado Civil donde se realizó la inscripción de la lista o candidatura, a más tardar hasta el 24 de octubre de 2003.

Los libros, facturas, comprobantes de contabilidad y demás documentos que soporten la información financiera y contable, deben permanecer de manera física en los archivos del partido o del movimiento o grupo significativo de ciudadanos, por lo menos durante cuatro (4) años, y a partir de allí opcionalmente en archivos electrónicos o microfilmados, para efectos de la realización de las auditorías externas señaladas en el artículo 39 de la Ley 130 de 1994 o de cualquier otro requerimiento administrativo, penal, disciplinario o jurídico a que pudiere haber lugar.

El partido o movimiento político, o el grupo significativo de ciudadanos adoptarán, en el evento en que los candidatos realicen sus campañas de manera individual, las medidas que consideren necesarias para asegurar que todos los candidatos internamente presenten sus cuentas de ingresos y egresos de campaña ante el responsable de la lista.

Parágrafo. La autoridad electoral deberá anotar en la primera página el nombre del partido, movimiento político o grupo significativo de ciudadanos, identificación del responsable, número de páginas, ciudad y fecha en que se realiza el trámite y nombres y firmas, con sus respectivas cédulas, de quienes intervienen en la diligencia.

Artículo 3º. Presentación de los informes públicos. Los responsables de la rendición de cuentas deberán presentarlas, debidamente acompañadas del dictamen de auditoría a que se refiere el artículo 4º de la Resolución 4904 de 2003 proferida por el Consejo Nacional Electoral, ante la autoridad electoral en la que se registraron los correspondientes libros de contabilidad.

Vencido el término para la rendición de las cuentas, la autoridad electoral correspondiente enviará una relación detallada, con la información anterior completa y en lo pertinente refrendada por cada responsable de la lista o candidatura única al Consejo Nacional Electoral -Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales-.

Dichas autoridades deberán remitirlas al Consejo Nacional Electoral dentro de los ocho (8) días siguientes a su presentación. El incumplimiento de esta obligación será causal de mala conducta.

Estos informes contables públicos deberán ser presentados a más tardar un (1) mes después del correspondiente debate electoral, pero su reconocimiento se hará una vez evaluados por el CNE, Fondo Nacional de Partidos y Campañas Electorales, y deberán ser publ icados en un Diario de amplia circulación de la respectiva circunscripción electoral.

Artículo 4º. Procedimiento para realizar los registros contables en el libro de ingresos y gastos de campaña. Además de lo establecido en los artículos 20 y 21 de la Ley 130 de 1994, el procedimiento a cumplir será el siguiente:

4.1 A cada uno de las diversas categorías de ingresos y clases de gastos que contiene el formulario correspondiente, deben destinarse los folios que se consideren necesarios, con el objeto de informar separadamente la contabilización de cada uno de los códigos que aparecen en el formulario.

4.2 Registrar cronológicamente las operaciones realizadas en relación con cada uno de los conceptos, indicando la fecha, los intervinientes, el detalle y el valor.

4.3 Cada concepto debe ser totalizado, determinando su saldo. Su valor debe ser anotado en el renglón asignado para el efecto en el respectivo formulario. Todos estos valores deben coincidir con el mencionado formulario.

4.4 En el diligenciamiento de los libros de contabilidad no se podrá incurrir en las siguientes irregularidades:

I) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones.

II) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones.

III) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos contables.

IV) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos contables.

V) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

Como consecuencia de la presentación irregular de libros e informes se incurrirá en la pérdida de los derechos para la reposición de gastos electorales y las sanciones penales a que haya lugar.

Artículo 5º. Formatos para la rendición pública de cuentas. La rendición de cuentas deberá ceñirse a los formatos diseñados por el Consejo Nacional Electoral, los cuales estarán a disposición en las Delegaciones Departamentales, Registradurías Distritales, Especiales y Municipales, y en la página web de la Registraduría (www.registraduria.gov.co) que hacen parte integral de la presente resolución.

El Consejo Nacional Electoral -Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales-, enviará a todos los partidos y movimientos con personería jurídica y a los grupos significativos de ciudadanos que hayan inscrito listas o candidatos únicos, dichos formatos.

Artículo 6º. Derogatorias. La presente resolución deroga las normas que le sean contrarias.

Artículo 7º. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 18 de septiembre de 2003.

El Presidente del Consejo Nacional Electoral,

Guillermo Francisco Reyes González