Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Dentro de las funciones del revisor fiscal también se encuentran el vigilar que se tomen medidas oportunas para que se conserven los bienes de la sociedad. De igual manera, realizar inspecciones y solicitar informes para establecer un control a los valores sociales.
Asiduo es lo mismo que frecuente y perseverante. De esta manera es que se desea que el revisor fiscal inspeccione los bienes de la sociedad; por ello debe hacer un plan de trabajo para que, personalmente o a través de sus colaboradores, se hagan pruebas para constatar la existencia real y en condiciones adecuadas de inventarios de materiales, productos terminados, propiedades, planta y equipo; pruebas que deben hacerse no una sola vez al año, como acostumbran la mayoría de las veces, sino en varias oportunidades y, ojalá, todos los meses. En cumplimiento de esta función debe verificar que existan pólizas de mantenimiento y de seguros contra robo, incendio, inundación, asonada, etc. que den suficiente cubrimiento y que existan medidas de protección física para su conservación; de manera que se reduzcan, en lo posible, los daños, hurtos y demás hechos que puedan derivar en pérdidas o en mayores gastos.
Todo lo mencionado en el párrafo precedente debe hacerse también con relación a los bienes de propiedad de terceros que estén bajo la responsabilidad de la empresa, bien sea en custodia o a cualquier otro título, como: en depósito, en garantía, en embargo, en consignación, en pignoración, en demostración, etc. Aquí es bueno aclarar que, por error, el texto oficial del decreto 410 de 1971 dice “…y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título…”, pero que la intención de los redactores de la norma era que quedara escrito “…y de los que ella tenga en custodia o a cualquier otro título…”, y así debe entenderse y aplicarse.
Función que busca proteger fundamentalmente los intereses de los propietarios. Similarmente a lo anotado en el numeral 4, es necesario aclarar que “impartir instrucciones” no es dar órdenes y que los administradores y trabajadores de la empresa son autónomos para seguir o no las instrucciones que dé el revisor fiscal acerca de “establecer un control permanente sobre los valores sociales”.
Las mencionadas instrucciones deben ir orientadas exclusivamente a lograr una eficiente protección y manejo de los valores sociales, entre ellos: títulos de acciones, partes sociales, bonos obligatorios y voluntarios emitidos por el Estado y por entidades privadas, tanto nacionales como internacionales. A título de ejemplo: pedir que se lleven registros contables, tanto en el activo como en cuentas de orden, con la información suficiente sobre poseedor de cada inversión, localización específica de los respectivos títulos, fechas de vencimiento, tasas de rendimiento, derechos y obligaciones correlativos, beneficios tributarios, etc. Adicionalmente que se mantengan adecuadas medidas de seguridad física sobre los títulos correspondientes, como custodia en caja fuerte o en cajillas de seguridad en entidades bancarias u otras similares y restricción clara del acceso a estos títulos.Deben hacerse, ocasionalmente, arqueos físicos para verificar la existencia real de los títulos de inversión y su validez legal, cotejando los datos contenidos en ellos con los correspondientes registros contables y otros que puedan ser necesarios. Se recomienda especial atención sobre los títulos de inversión con convertibilidad a largo plazo o con vencimiento indefinido, pues son frecuentes los casos en que dolosamente se desaparecen, se endosan a favor de terceros o sencillamente se negocian; todo esto a espaldas de los administradores y/o de los socios de la empresa propietaria.
Es conveniente, así mismo, que el revisor fiscal personalmente solicite a los emisores de los títulos de inversión que confirmen datos relacionados con ellos; para mantener certeza de la vigencia y legalidad de los mismos y de las condiciones existentes a su alrededor. Confirmaciones que vale la pena hacer no solo al cierre del ejercicio contable, como suelen hacerlos algunos, sino también en diversas fechas del año.
Cualquier duda, incongruencia en la información, riesgo de control físico o de inadecuada rentabilidad y seguridad patrimonial, o irregularidad de importancia relativa que el revisor fiscal detecte en cuanto tenga que ver con los valores sociales debe ser comunicada “oportunamente y por escrito” a la gerencia o a la junta directiva o a la asamblea general o junta de socios, según el caso. Importantísimo es recordar que la acción vigilante del revisor fiscal debe ser ante todo “preventiva” y que una de sus misiones capitales es la protección del patrimonio de la sociedad.
Autor:
C. P. Carlos Sastoque M.
carsastoque@yahoo.com
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
