Hasta para pagos con Caja Menor debemos pedir el RUT

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  • Publicado: 24 junio, 2008

La exigencia del RUT es un requisito para que todos los costos y gastos gravados con IVA efectuados con personas naturales del régimen simplificado puedan ser deducibles sin importar si los mismos se hayan pagado con caja menor. Por el 2008 la DIAN pedirá a muchos el detalle de los costos o gastos cuando los mismos hayan superado los $100.000.

Recordemos: pedimos el RUT para que las compras con IVA sean deducibles en la Declaración de Renta

En diciembre de 2003 el artículo 4 de la Ley 863 de 2003 adicionó al Estatuto Tributario el artículo 177-2, el cual indica que desde el año 2004 en adelante todos los contribuyentes del Impuesto de Renta (responsables o no frente al IVA) que incurran en costos o gastos gravados con IVA y cuyo proveedor sea una Persona Natural deben controlar que esté inscrito en el RUT y sea responsable del IVA para que el costo o gasto fuese aceptable como deducible en la Declaración de Renta.

Incluso, de dicha norma inferimos que si el monto de los bienes o servicios gravados que se piensan comprar en un año fiscal a una misma Persona Natural exceden los 3.300 UVT (para el 2008 serían $3.300 x $22.054 = $72.778.000), el proveedor debe figurar inscrito en el Régimen Común y expedir Factura de Venta liquidando el correspondiente IVA.

Pero en caso de que no se exceda dicha cifra, el adquiriente de los bienes o servicios tendrá que pedirle a tal proveedor por una sola vez (en la primera compra que le realice) una copia de su inscripción en el RUT y en la que figure inscrito como responsable del Régimen Simplificado del IVA. Pero también se aclara que esta exigencia no es obligatoria si el pago a realizar es por arrendamiento de bienes muebles e inmuebles o por compras a personas dedicadas a actividades de agricultura y ganadería. En esos casos basta con que el comprador (si pertenece el régimen común) elabore el documento equivalente mencionado en el literal f) del art.437 del ET (ver también art.3 dec.522 de 2003).

La exigencia de solicitar una copia del RUT se aplica para compras desde $1 y hasta 3.300 UVT

En consecuencia, es claro que este último punto (el de pedir una prueba de la inscripción en el RUT para el proveedor que pertenezca al régimen simplificado) es un trámite que se debe realizar sobre cualquier compra gravada que se realice y que esté por debajo de los 3.300 UVT.

Ello implicaría que hasta en las compras gravadas con IVA  efectuadas con la Caja Menor se debería exigir a los proveedores este requisito, pues de lo contrario tales costos y gastos no serían aceptables en la Declaración de Renta.

Y este punto se vuelve más delicado durante el 2008 si las empresas o personas que efectúen estas compras gravadas a Personas Naturales del Régimen Simplificado son empresas o personas que quedan obligadas a hacer los reportes del literal “e” del art.631 del ET (pagos a terceros) regulados desde ya con la resolución 3847 expedida por la DIAN en abril 30 de 2008 (consulta nuestro “Especial sobre Información Exógena Tributaria a la DIAN por el 2008”).

Por el 2008 los costos y gastos que superen $100.000 serán reportados en información exógena

Pero vamos por partes:

De acuerdo con esa nueva norma, quienes en diciembre de 2007 obtuvieron ingresos brutos superiores a los 800.000.000 (contribuyentes o no del Impuesto de Renta), e igualmente todas las entidades públicas del art.22 del ET sin importar sus ingresos brutos a dic de 2007, quedarán obligadas a reportar a la DIAN a los beneficiarios de todo tipo de costo o gasto que haya superado los $100.000 (cien mil pesos) durante el año 2008.

Y lo más delicado del asunto es que esos pagos se tendrán que reportar sin importar que la persona o empresa reportante los pretenda tomar o no como deducibles en su declaración de renta del 2008, como lo indica el inciso segundo del art.4 de la resolución 3847 de 2008.

Por todo esto, debemos exigir el RUT aún en las compras con Caja Menor

De esta forma, las empresas que deban presentar esa Información Exógena y que no quieran tener problemas con el desconocimiento de sus costos y gastos pequeños en sus Declaraciones de Renta del 2008, deben verificar la exigencia de la entrega del RUT aún sobre sus compras con caja menor pues es muy facil que los pagos por bienes y servicios gravables a un tercero del régimen simplificado del IVA superen los 100.000 durante el año 2008.

Ello también va a servir para que las Personas Naturales del Régimen Simplificado del IVA que aun no han ido ni siquiera a inscribirse en el RUT tengan que hacerlo durante este año 2008 y quizás enfrentando la sanción del art.658-3 del ET por no haberlo ido ha hacer oportunamente.

Material de Estudio Relacionado:

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