Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Un punto muy importante que debe ser tenido en cuenta por quienes tienen la responsabilidad de entregar a la DIAN a lo largo de un mismo año calendario los múltiples reportes de información exógena tributaria, o de información aduanera y cambiara o de otro tipo, es el relativo a la forma de nombrar correctamente esos múltiples archivos.
En efecto, y si pensamos por ejemplo en una persona o entidad que debe entregar durante el presente año calendario 2012 varios archivos con la información exógena tributaria del año gravable 2011 solicitada en las Resoluciones 11423 a 11430 de octubre de 2011, en ese caso los nombres que debe dar a los archivos debe cumplir un algoritmo o secuencia muy especial, pues entre todos los reportes entregados en un mismo año debe conservarse un estricto consecutivo de envío de archivo.
Así por ejemplo, si la persona o entidad tiene que entregar dos archivos con información del formato 1001 (pues en cada archivo no deben haber más de 5.000 registros de contenido y sucede que se le formaron 6.000 registros para reportar; ver cualquiera de los anexos de las resoluciones), y también dos archivos del formato 1005 (pues tuvo 8.000 registros para entregar), en ese caso por cada distinto formato que entregue primero elaboraría una distinta “solicitud de envío de archivos” (que al imprimirla se verá como un “formulario 100006”), pero en los nombres de todos los archivos que entregaría virtualmente durante el 2012 deberá conservar un estricto consecutivo de envío de archivos.
Para ese caso, los reportes serían:
Solicitud de envío de archivos para entregar archivos del formato 1001:
Dmuisca_ 01 01002 08 2012 00000001 .xml
Dmuisca_ 01 01002 08 2012 00000002 .xml
Solicitidud de envío de archivos para entregar archivos del formato 1005
Dmuisca_ 01 01005 07 2012 00000003 .xml
Dmuisca_ 01 01005 07 2012 00000004 .xml
Nótese entonces que los dos archivos del formato 1005, en la parte final, tenían que terminar en “00000003.xml” y en “00000004.xml” pues el consecutivo “00000001” y “0000002” ya se habían utilizado para otros dos archivos entregados por el mismo reportante dentro del mismo año de entrega (el “2012” es el año de entrega y no el año al que pertenece la información contenida dentro de los archivos).
Eso significa que sólo cuando se llegue a otro futuro año de entrega (por ejemplo el “2013”), entonces los consecutivos de envío de archivos volverían a empezar a en “00000001”.
Además, si dentro de un mismo año de entrega un mismo reportante no sólo suministra reportes de información exógena tributaria sino que también le corresponde entregar reportes de información exógena aduanera y cambiaria, o reportes especiales como los de los frigoríficos, etc. En ese caso, como son reportes entregados por un mismo reportante en un mismo año de entrega, se debe conservar el “consecutivo de envío de archivos” entre todos los archivos así sean de materias distintas (ver las páginas 13 en delante de la cartilla instructiva de la DIAN para “Presentación de información por envío de archivos”).
Incluso, si dentro de un mismo año de entrega de reportes, llega a necesitar hacer una corrección a reportes entregados en años anteriores o en ese mismo año, también deberá mantenerse el “consecutivo de envío de archivos” en los archivos que entregue para cumplir con las correcciones (veáse el punto 4.4. de nuestra obra educativa multimedia: “Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN por el año gravable 2011”) .
Lo anterior implica además que será cada reportante, según el tipo de formato con el que decida empezar a trabajar (pues puede empezar por cualquiera), quien deberá estar controlando internamente ese consecutivo de envío de archivos entre todos los archivos que vaya armando ya que ni siquiera los prevalidadores tributarios que la DIAN facilita para la elaboración y/o validación de los archivos XML está diseñado para estar llevado ese control.
Así lo ha ratificado la misma DIAN en un cuestionario de preguntas frecuentes sobre reportes de información exógena que hizo en el año 2009. En la pregunta 12 se respondió lo siguiente:
12. ¿El campo número de envío debe iniciar en 1 para cada formato o se va incrementando de un formato a otro, es decir, el formato 1001 es número de envío 1, el formato 1002 es número de envío 2 y así?
No, el número de envío es un consecutivo general para todos los archivos enviados a la DIAN en un período de año. No es específico por cada uno de los formatos. Dicha numeración no debe contener saltos ni repeticiones cuando los archivos hacen parte de un solo formato. Debe coincidir tanto en la conformación del nombre del archivo como en el encabezado del contenido del archivo.
Recuerde que el prevalidador no calcula y no controla el número de los archivos, por tanto debe ser diligenciada directamente por los usuarios. Además un formato puede tener más de un archivo lo que implica que el inicial será el número 1 hasta el último por el mismo formato. Si se genera otro formato diferente, este consecutivo continuará en forma ascendente por el número de archivos que correspondan.
(el subrayado es nuestro)
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
