¿Se pueden usar cuentas de orden para contabilizar contratos de mandato?

En los contratos de mandato, el mandatario tiene la obligación de ejecutar las actividades delegadas por el mandante, sobre las cuales deberá luego rendir cuentas. Analizamos si se requiere utilizar cuentas de orden para la contabilización de las operaciones que se deriven de este tipo de contratos.

A continuación, daremos respuesta a la siguiente inquietud: Bajo Estándares Internacionales, ¿es válido, por parte del mandatario, utilizar cuentas de orden para registrar las operaciones de un contrato de mandato?

Para resolver esta pregunta iniciamos mencionando que, en lo que respecta al tema de la utilización de cuentas de orden en las Normas de Información Financiera, no se ha logrado un consenso por parte de la comunidad contable. Sin embargo, debe considerarse que estas normas privilegian los aspectos relacionados con la revelación de los hechos económicos sobre su registro. El Consejo Técnico de la Contaduría Pública ha dicho, en la Orientación técnica 001 de diciembre de 2014, que “no puede concluirse que, porque en los estados financieros no hay cuentas de orden, estas no se puedan incluir en la contabilidad”, ya que son un elemento importante de control de información.

Dicho lo anterior, nos enfocamos en la utilización de las cuentas de orden en contratos de mandato, en los que existen dos partes: mandante y mandatario. El segundo se encarga de realizar las operaciones delegadas por el primero, a cambio de la retribución definida entre ellos.

El mandatario debe revisar las actividades que debe ejecutar en virtud del contrato, puesto que, aunque los Estándares Internacionales requieran que cada una de las partes registre los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos a los que tenga derecho, puede requerirse de información a detalle sobre las operaciones realizadas para efectos de control, ya que el mandatario deberá rendir cuentas ante el mandante.

Juan David Maya, nuestro investigador líder en Estándares Internacionales expone los siguientes casos:

• Administración inmobiliaria: en estos casos no sería necesaria la utilización de cuentas de orden, porque todos los registros se pueden llevar en el balance del mandatario. Cuando se genera el arrendamiento por cobrar a los arrendatarios, se genera una cartera y una cuenta por pagar al mandante; lo mismo cuando se realizan pagos en nombre del mandante, en cuyo caso estos se contabilizan contra la cuenta por cobrar al mandante.
• Administración delegada: en este tipo de contratos puede requerirse la utilización de cuentas de orden para llevar control detallado de operaciones que luego se presentarían como una única partida del activo o del pasivo en el balance del mandatario, pero esto dependerá de la complejidad del contrato.

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