Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
A través de su Circular Externa 220-00001 de marzo 6 de 2012 la Supersociedades ha dado a conocer las interpretaciones que tal entidad realiza a los cambios que el Decreto Antitrámites 019 de enero de 2012 le hizo al Código de Comercio en relación con la forma en cómo se pueden seguir llevando los libros de contabilidad de los comerciantes.
El más importante de esos cambios consistió en agregar un segundo inciso al artículo 56 del Código de Comercio con lo cual dicho artículo establece en estos momentos lo siguiente:
“Art. 56 del Código de Comercio, modificado con art. 173 Decreto 019 de 2012. Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.
Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional. “
Interpreta entonces la Supersociedades que quienes quieren seguir llevando sus libros en papel (como lo permite el primer inciso de esa norma), no tienen que registrarlos en las Cámaras de Comercio, pues el Artículo 175 del mismo Decreto Antitrámites modificó el Numeral 7 del Artículo 28 del Código de Comercio para indicar que en las Cámaras solo se registran hojas en papel para libros de actas.
El último inciso del numeral 4 de la circular, la Supersociedades dice:
“Ahora bien, si la decisión del administrador está dirigida a continuar con la contabilidad en libros físicos, podrá imprimir los registros en libros no registrados”.
Frente a esa afirmación habría que pensar si la DIAN también va a salir con la misma instrucción en relación con los libros de contabilidad que no se registran en las Cámaras de Comercio sino en la misma DIAN pues sucede que el Decreto Antitrámites no cambio las normas que exigen que ciertas entidades registren sus libros en la DIAN.
Entonces, si la DIAN revisa las contabilidades de todo tipo de entes jurídicos, es decir, tanto de los que inscribían sus libros en Cámaras como de los que los inscriben en la DIAN, ¿será que la DIAN aceptará que unos entes no los tienen que tener registrados mientras que otros sí? (Ver en especial lo que la DIAN exige a las pequeñas empresas de la Ley 1429 a través de su Decreto 4910 de diciembre 26 de 2011 cuando les dice que deben llevar “libros registrados”). Allí es donde se necesitará de algún tipo de claridad por parte de la DIAN.
Y si en efecto la modificación al Artículo 28 del Código de Comercio dice que los libros de contabilidad de los comerciantes no se registrarán más en las Cámaras, y la Supersociedades afirma que no se registrarían en ningún lado, surge la pregunta: ¿cómo controlar lo que sigue diciendo el Art.57 del Código de Comercio en su numeral 5 de que a los libros en papel no se les pueden “arrancar hojas”?
Es obvio que esa prohibición solo tiene lógica si los libros son libros registrados pues sino cualquiera les arranca la hoja, que casi siempre son de hojas continuas, y le vuelve a poner el numerito de página, y todo porque son libros que no tendrían ningún sello especial de control de ninguna entidad; como sí lo venía haciendo la Cámara de Comercio.
Entonces, tal parece que los libros de contabilidad en papel, para el que los quiera seguir llevando, sí se deberían seguir registrando en algún lado. Allí es donde se necesitará de una nueva Ley que vuelva a modificar el Artículo 28 del Código de Comercio y que le indique que sí los tiene que seguir registrando o sino de otra norma que indique dónde se registrarían esos libros en papel.
En el Numeral 1 de la Circular la Supersociedades incluyó un párrafo donde se lee:
“Tampoco requiere reglamentación la posibilidad de que la contabilidad sea llevada en archivos electrónicos, en la medida en que el decreto reglamentario se ocupará únicamente del registro de libros electrónicos que conserven la obligación de la inscripción en el registro mercantil, esto es, para los libros de socios o accionistas y los de actas de asamblea y junta de socios, en armonía con lo dispuesto en el art. 175 del decreto que nos ocupa”
Y más adelante, en el Numeral 5 de su Circular, la Supersociedades dice que los libros de contabilidad electrónicos y su almacenamiento sólo deben garantizar que se cumplan las normas del Artículo 12 de la Ley 527 de 1999 (algo que es interpretación directa de la Supersociedades pues el Decreto Antitrámites al modificar el Artículo 56 del Código de Comercio no lo dice expresamente).
Ese Artículo 12 de la Ley 527 de 1999 (Ley de comercio Electrónico) dice lo siguiente:
“ARTICULO 12. CONSERVACION DE LOS MENSAJES DE DATOS Y DOCUMENTOS. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y
3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.
Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.”
Y la Supersociedades agrega lo siguiente:
“La conservación de la información financiera podrá realizarse directamente o a través de terceros siempre y cuando cumpla con las condiciones que fueron mencionadas. Resulta conveniente que los administradores implementen estrategias de respaldo de la información que minimicen una eventual pérdida de datos”
Frente a esas interpretaciones de la Supersociedades, de decir que es suficiente con cumplir lo que pide la Ley 527 de 1999 para que los libros de contabilidad electrónicos sean válidos y que la reglamentación que se quedó mencionando en el inciso segundo que se le agregó al Artículo 56 del Código de Comercio es una reglamentación que solo versará sobre el registro de los libros de actas en las Cámaras de Comercio, consideramos que es una interpretación que puede resultar equivocada.
Y es que los libros que se empezarán a llevar electrónicamente no son básicamente los libros “de actas” sino “los de contabilidad”, pues los de actas sí los seguirán llevando a registrar en papel a las Cámaras de Comercio. Por tanto, cuando el inciso que se le agregó al Artículo 56 del Código de Comercio dice que el Gobierno reglamentará “el registro de los libros electrónicos”, esa frase es muy ambigua y perfectamente se puede entender que el espíritu de la norma es que el Gobierno reglamente justamente cómo se harán los registros contables en libros electrónicos indicando qué mecanismos de seguridad se deben cumplir para asegurar su “inalterabilidad e integridad” como dice el comienzo de ese segundo inciso.
Para respaldar lo anterior, citemos como ejemplo el hecho de que la factura electrónica terminó siendo reglamentada con el Decreto 1929 de mayo de 2007 y allí en su Artículo 2 se lee lo siguiente:
“ARTÍCULO 2. Principios básicos de autenticidad e integridad. La factura electrónica cumple con los principios básicos de autenticidad e integridad, si satisface lo dispuesto en los artículos 8, 9, 16 y 17 de la Ley 527 de 1999, en concordancia con los artículos 12 y 13 de la misma Ley.
El obligado a facturar debe asegurar la aplicación de los principios mencionados en el proceso de facturación empleado y, específicamente, en los procedimientos de expedición (generación y numeración), entrega, aceptación y conservación, incluyendo el procedimiento de exhibición, con la certificación ISO 9001: 2000, o las normas que la sustituyan o adicionen, otorgada y vigente por organismos acreditados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Parágrafo (adicionado con Decreto 2668 de 26-07-2010) Cuando el obligado a facturar tenga la categoría de Micro Empresa o Pequeña Empresa y con el fin de asegurar la aplicación de los principios mencionados en el proceso de facturación electrónica, éste podrá optar por certificarse en la norma NTC 6001: 2008 o las normas que la sustituyan o adicionen.
Cuando se superen los parámetros establecidos para estas categorías, y el obligado opte por seguir facturando electrónicamente, deberá obtener la certificación en la norma NTC ISO-9001: 2008 o las normas que la sustituyan o adicionen”.
Como puede verse, para el Gobierno no fue suficiente con que la factura electrónica cumpliera con las normas de la Ley 527 de 1999 sino que adicionalmente les exigió más requisitos a quien quiera expedirla (normas de calidad ISO 90001:2000, o NTC 6001:2008). Por tanto, si eso hizo con las facturas electrónicas, consideramos que algo similar tendrá que hacer con los “libros de contabilidad electrónicos” para poder que sí garanticen su “integridad” e “inalterabilidad” y que lo hará con mayor razón pues los libros de contabilidad electrónicos son más delicados que las facturas electrónicas.
Por todos estos vacíos que se forman con la redacción de ese segundo inciso adicionado al Artículo 56 del Código de Comercio relacionados con los “libros electrónicos” es que se necesita que el Gobierno entre a aclararlos con el aludido decreto reglamentario. De lo contrario, se puede decir que el Decreto Antitrámites, en un tema tan delicado como los libros de contabilidad, nos dejó en un “limbo jurídico” muy grande debido a sus deficientes redacciones.
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