Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
De acuerdo con la información publicada hace unos días en la página principal del portal de Internet de la Superintendencia de Sociedades, esa entidad ha estado solicitando (vía correo electrónico) un nuevo informe a las cerca de 23.500 empresas que hace unos meses le entregaron la información sus Estados Financieros a diciembre 31 de 2007.
El informe que esta vez ha solicitado la Supersociedades consiste en diligenciar una “Encuesta nacional de gobierno corporativo y Responsabilidad Social Empresarial”, encuesta que se debe diligenciarse descargando desde el portal de dicha superintendencia una versión más actualizada del software Storm User que se empleó para la elaboración de los reportes sobre cifras financieras a diciembre de 2007.
Y ojo: para quienes ya tenían instalada la anterior versión del Storm User, solo basta con conectarse a Internet y ejecutar esa versión anterior para que el software se encargue de descargar automáticamente desde el portal de la Supersociedades la nueva versión.
La encuesta consta de un total de 73 preguntas (divididas en 7 secciones) con las cuales se pretende conocer si los administradores de la sociedad comercial han puesto o no en funcionamiento en forma voluntaria algún tipo de programa de Gobierno Corporativo que facilite la transparencia en el desarrollo de las funciones administrativas de la sociedad, y además si la sociedad ha implementado políticas que ayuden a orientar la responsabilidad social de la empresa.
Algunas de las preguntas que se formulan con esta encuesta son:
#4:.¿La sociedad utiliza procesos documentados de selección objetiva para contratar los Ejecutivos Clave?
#10: ¿Los representantes legales y Ejecutivos clave rinden cuentas de su gestión dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se retiran de su gestión?
(Nota: La Supersociedades no lo indica en la pregunta, pero con la respuesta se evaluaría si la sociedad está cumpliendo o no con lo indicado en el art.45 de la ley 222 de 1995…)
#14: Para la designación de los miembros de Junta directiva se tiene en cuenta que sean:
A-Personas con experiencia, calificación y prestigio profesional?,
B-Personas que tengan vínculos laborales o sean miembros de Juntas directivas con igual o similar objeto social a la de su compañía?,
C-Personas ligadas entre sí por matrimonio, o por parentesco hasta el tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil?
(Nota: la supersociedades no lo indica en la pregunta, pero si se escoge la opción “C” se tendría la evidencia de que la sociedad está violando lo indicado en el art.435 del Código de comercio…)
Como vemos, por la especialidad de esas preguntas incluídas, este cuestionario servirá para detectar cuales sociedades comerciales sí están cumpliendo cabalmente con las normas mercantiles vigentes. Es decir, son preguntas que traen “cascaritas” y se pondrá a prueba entonces la honradez de quienes las contesten.
Y para facilitar la respuesta de algunas preguntas, también se suministra un archivo con un “glosario” que aclara los términos empleados en las mismas.
Además, nos imaginaos que al igual de lo que sucede con la información financiera que se le hace llegar a la Supersociedades, estos cuestionarios y sus respuestas podrían terminar siendo de dominio público pues serían publicados en la sección del SIREM con que cuenta el portal de la supersociedades (que mencionamos en “Los Estados Financieros reportados a Supersociedades se harán conocer al público en general”).
Una vez se tenga completo el cuestionario, el software generará un archivo con extensión .STR el cual, al igual que el otro archivo con los reportes de las cifras financieras del año 2007, se tendrá que entregar por el portal de Internet de la Supersociedades (véase instructivo para la entrega del archivo).
Sin embargo, si no se logra entregar por el portal de Internet, se permite llevarlo en un dispositivo magnético (USB) y entregarlo entonces en las ventanillas habilitadas para ello en las sedes de la Supersociedades.
En la información publicada por la supersociedades en relación con el diligenciamiento y entrega de esta encuesta no se mencionan cuáles son los plazos máximos para la entrega de la misma. Se indica que para mayor información se deberán utilizar los teléfonos 3245777 y 2201000, extensiones 4055 y 4056 de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m., en jornada continua.
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