Supersociedades exigió implementación en 2014 de plan para prevenir lavado de activos

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  • Publicado: 26 febrero, 2014

Supersociedades exigió implementación en 2014 de plan para prevenir lavado de activos

De acuerdo con su Circular Externa 304-000001 de febrero 19 de 2014, la Supersociedades dispuso que todas las sociedades que actualmente están en condiciones de vigiladas y que al 31 de diciembre de 2013 tuvieron ingresos brutos contables, iguales o superiores a 160.000 SMMLV, deberán tener implementado a más tardar en dic. 31 de 2014 su respectivo sistema de  autocontrol y gestión del riesgo para prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.

La Norma (haz click en la imagen para ampliar)

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Dando aplicación a las facultades que se le conceden en el numeral 26 del art. 7 del Decreto 1023 de mayo de 2012, y sabiendo que Colombia tiene en vigencia varios convenios internacionales que ha suscrito para comprometerse en la lucha contra el lavado de activos y la financiación del terrorismo (LA/FT), la Supersociedades decidió expedir su Circular Externa 304-000001 de febrero 19 de 2014 con la cual se dispuso que será obligatorio que algunas sociedades actualmente vigiladas por dicha entidad implanten obligatoriamente un sistema de autocontrol y gestión del riesgo para la prevención de dichos fenómenos.

En el numeral 2 de la Circular se lee lo siguiente:

2. Ámbito de aplicación

La presente circular está dirigida a los socios, accionistas y administradores de las sociedades comerciales, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras vigiladas por la Superintendencia de Sociedades y tiene como objetivo proporcionar estándares y lineamientos para que diseñen e implementen en sus empresas el sistema de autocontrol y gestión del riesgo LA/FT

Para las empresas que a 31 de diciembre de 2013 registraron ingresos iguales o superiores a 160.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) la adopción es obligatoria y deberá implementarse a más tardar el 31 de diciembre de 2014. Para el resto de las empresas vigiladas lo contenido en la presente circular son recomendaciones que deberán tener en cuenta dentro de la adopción de las buenas prácticas de administración

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En lo concerniente al reporte obligatorio a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF, estará dirigido a las sociedades que desarrollen las actividades  descritas en las resoluciones proferidas por esa unidad o cualquier otra norma que lo imponga.

Finalmente, las sociedades supervisadas por la Superintendencia de Sociedades que no queden incluidas en esta circular deberán acogerse a los señalado en la Circular Externa número 100-004 de 2009.

(los subrayados son nuestros)

Entonces, ahora sí será obligatorio que esas sociedades vigiladas a las que se refiere ese segundo inciso del numeral 2 de esta Circular externa 304-000001 de 2014 lleven a la práctica las medidas para control del lavado de activos y financiación de terrorismo las cuales estuvieron en el pasado contenidas en esa Circular 100-004 de octubre de 2009, y que en ese momento solo se presentaron como recomendaciones que cada quien podría aplicar de forma voluntaria.

Debe destacarse que la intención de hacer que la aplicación de esas medidas de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo fueran obligatorias para ciertas entidades fue algo que se empezó a ventilar desde noviembre de 2011 cuando en ese momento ya estaban trabajando el “proyecto de circular” que ahora se convirtió finalmente en la Circular 304-00001 de 2014.

Además, en el numeral 9 de la Circular  304-00001 de 2014 se indica lo siguiente:

“Para aquellas empresas que con posterioridad adquieran la condición de vigiladas y tengan activos superiores a 160.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV), deberán tomar las medidas necesarias para dar cumplimiento a lo dispuesto en la presente circular en un término no mayor a 12 meses.”

Y en el numeral 10 se indica que quienes no implementen el sistema de gestión del riesgo para prevenir el lavado de activos y financiación del terrorismo entonces enfrentarán de parte de la Supersociedades las sanciones del numeral 3 del art. 86 de la Ley 222 de 1995 (multas de hasta 200 SMMLV).

Lo que debe contener el sistema de autocontrol y gestión del riesgo para prevenir el lavado de activos y financiación del terrorismo

En el numeral 4 de la Circular 304-000001 de 2014 se indica que el sistema que se implemente para tener el autocontrol y gestión del riesgo sobre el Lavado de activos y financiación del terrorismo debe cumplir como mínimo lo siguiente:

  1. Políticas en esta materia diseñadas por el representante legal ajustadas a las características de la empresa. El proyecto de esas políticas lo deberá presentar a la junta directiva. Y si no tienen junta directiva lo deberá mencionar en su informe de gestión que sea presentado al máximo órgano social.
  2. El representante legal deberá hacer cumplir las políticas que sean aprobadas por la junta o el máximo órgano social suministrando los recursos humanos y tecnológicos que sean necesarios.
  3. El representante legal deberá rendir informes, por lo menos una vez al año,  a la Junta directiva sobre la implementación y avances del sistema. Si no tienen Junta, entonces deberá hacer la exposición en las reuniones del máximo órgano social. Eso también deberá quedar mencionado en su informe de gestión.
  4. El revisor Fiscal deberá cerciorarse que se esté dando aplicación al sistema dejando constancia de ello en sus papeles de trabajo e informando lo pertinente en su dictamen.
  5. Las políticas del sistema de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo serán comunicadas a todos los empleados, socios y cualquier otra persona que tenga vínculos con la empresa.
  6. La empresa deberá capacitar anualmente a todos sus empleados en relación con dichas políticas para que el personal tenga así capacidad de identificar operaciones inusuales o sospechosas.

En el numeral 9 de la Circular se indica que el avance en la implementación del sistema de control del riesgo en estas materias deberá mencionarse en el informe de gestión que se presenten en las asambleas de comienzos del año 2015.

Actividades consideradas riesgosas

En el numeral 5 de la Circular 304-00001 de 2014 se dan ejemplos de actividades que pueden exponer a las sociedades al riesgo de terminar colaborando en actividades propias del lavado de activos o financiación del terrorismo, entre ellas:

a) Comprar bienes con precios notoriamente inferiores a los que ofrece el mercado.

b) Altos manejos de operaciones en efectivo sin justificación aparente.

c) Admitir nuevos socios o accionistas sin verificar previamente el origen de los recursos que aportan.

Para enfrentar esas situaciones de riesgo, en el numeral 5.2 de la circular se indica que podrán adoptarse medidas como mejorar el conocimiento de los clientes, proveedores, funcionarios públicos con que llevan a cabo operaciones, asociados o de los empleados. Además, en el numeral 5.3, se indica que la empresa deberá establecer controles para reglamentar la cantidad máxima de dinero en efectivo que puede operarse con clientes y proveedores.

Además, es conveniente estar consultando los materiales especiales sobre “Prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo” que hace tiempo la Supersociedades ha publicado en su portal de Internet.

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