Supersociedades imparte instrucciones para la entrega de Estados Financieros del 2013

De acuerdo con la Circular 201-000007 de noviembre 13 de 2013 los plazos para la entrega de los informes con las cifras financieras del 2013 vencerán entre marzo 25 y abril 28 de 2014, y los plazos para la entrega del informe de Prácticas Empresariales entre el 5 y 16 de mayo de 2014. Por lo tanto, la Supersociedades vuelve a complicar la tarea pues fija plazos en los que muchas empresas aun no habrán realizado sus asambleas y aprobado los E.F. definitivos. Además, en relación con el reporte de Prácticas Empresariales, este ya no corresponderá a la opción “31” dentro del software STORM USER sino a la “42” y esta vez solo será reportado por las sociedades “vigiladas y controladas”, pero no lo entregarán las sociedades “inspeccionadas”.

A través de su Circular Externa 201-000007 de Noviembre 13 de 2013, la Superintendencia de Sociedades ha dado a conocer las instrucciones con las cuales se llevará a cabo la entrega de información financiera por el año 2013 y el informe de Practicas Empresariales que cada año es exigida por tal entidad.

En comparación con lo que fue la solicitud de este mismo tipo de información por el año 2012 (mediante la Circular Externa 200-000006 de noviembre 14 de 2012), la Supersociedades ha introducido varios cambios importantes pues en el texto de la Resolución 201-000007 se mencionan incluso nuevos reportes como los que estarán esta vez a cargo de las sociedades admitidas a un proceso concursal recuperatorio (ver el numeral 4 de la Circular 201-00007, la cicular 100-000004 de junio de 2013 y la opción 30 del software STORM USER) e igualmente  los que estarán a cargo de los clubes deportivos con deportistas profesionales convertidos a sociedades anónimas (ver el numeral 5 de la Circular 201-000007, la Circular externa 200-000002 de feb. de 2013 y la opción 40 del software STORM USER).

Adicionalmete, en lo que se refiere a los plazos para la entrega del reporte del “informe empresarial” con las cifras a diciembre 31 de 2013 (opción 01 en el software STORM USER) esta vez la Supersociedades volvió a complicar la tarea (al mismo estilo de lo que había pasado con los reportes del año 2011) pues los plazos para entregar dicho informe se empezarán a vencer a partir de marzo 25 de 2014 en adelante (y hasta el 28 de abril de 2014; la “semana santa” en el 2014 va del 14 al 20 de abril).

Es decir, los plazos para ese reporte se empezarán a vencer en fechas en las cuales muchas sociedades aun no habrán realizado su asamblea para aprobación de Estados Financieros de fin de ejercicio. Y aun así, el numeral 10.9 de la circular aclara que lo que se exigen es reportes sobre Estados fianncieros certificados y dictamiandos y por tanto no se pueden enviar reportes basados en simples “balances de prueba”, “preliminares” o “en proceso de auditoría”. Eso fue algo que no sucedió con los reportes del 2012 los cuales sí se empezaban a entregar a partir de 1 de abril de 2013 (osea, luego de realizadas las asambleas las cuales normalmente se llevan a cabo entre el 29 y el 31 de marzo de cada año)

(Nota: debe recordarse que el  artículo 56 del Decreto 2649 de 1993 indica que las cifras financieras de cualquier mes del año deben asentarse en los libros dentro del mes siguiente. Es por eso que ya en febrero o marzo se tendrían que tener listos los informes basados en Estados financieros definitivos a diciembre 31 debidamente asentados en libros pues se supone que quedaron asentados en los libros oficiales durante enero. Pero la costumbre de las empresas es que para asentar las cifras del cierre del año se toman más tiempo de lo normal; incluso se esperan hasta cuando primero la asamblea apruebe los Estados Financieros del cierre del año).

Los plazos fijados esta vez son los siguentes:

Plazos para entregar el reporte de los Estados Financieros a diciembre 31 de 2013

En relación con los plazos para entregar el reporte de “Prácticas empresariales”, esta vez también se acorta el tiempo (pues todos los reportes se entregarán solo entre el 5 y el 16 de mayo de 2014 y no como los del 2012 que se vencieron entre el 6 de mayo y el 4 de junio de 2013).

Los plazos para entregar el reporte de prácticas empresariales (que incluso esta vez ya no se seguirá haciendo con la opción “31” del software STORM USER sino con la nueva opción “42” lo cual deja ver que habrá cambios en la estructura de ese reporte y que solo se podrán conocer desde abril 1 de 2014 cuando lo actualicen en el portal de la Supersociedades: ver el numeral 2 de la Circular) son:

Plazos para entregar el informe de Prácticas Empresariales

Veamos cuáles son las pautas más importantes para le entrega de los reportes del año 2013.

Obligados a entregar los reportes con las cifras fiancieras a diciembre 31 de 2013 (opciones 01, 07, 16 o 40 en el software STORM USER)

De acuerdo con el numeral 1 de la Circular 201-000007 de 2013, las sociedades que quedan obligadas a entregar los reportes del Informe Empresarial con las cifras de Estados Financieros a diciembre 31 de 2013 (opcion 01 del Software STORM USER), expresados en miles de pesos y utilizando la zona especial del portal de la Supersociedades (portal que por estaos días está en reestructuración y que por ende está sujeto a modificaciones), son:

a. Las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras, y empresas unipersonales que actualmente (a la fecha de la expedición de la Circular) tengan las condiciones de vigiladas y/o controladas y sin importar que estén adelantando un concordato, o un acuerdo de reestructuración o un acuerdo de reorganización empresarial (ver artículos 83 a 86 de la Ley 222 de 1995, el Decreto 4350 de diciembre de 2006 y el Decreto 2300 de junio de 2008; consulta nuestro anterior editorial: “¿Cuáles sociedades quedan en condición de vigiladas por supersociedades luego de abril 1 de 2013?”).

Al respecto, debe recordarse que si una sociedad alcanza solamente en diciembre 31 de 2013 los topes o condiciones de que trata el Decreto 4350 de diciembre de 2006 y por ello se convertirá en sociedad “vigilada” por la Supersociedades, en ese caso esa condición de vigilada solo iniciaría en abril 1 de 2014 y por tal razón no estaría obligada a entregar los reportes del año 2013. Así mismo, las sociedades que actualmente están en condiciones de vigiladas y/o controladas pero que se hayan en situación de liquidación voluntaria, no entregarían el reporte de cifras a diciembre 31 de 2013 con la opción 01 del Software STORM sino el reporte que se elabora con la opción 16 de dicho Software y lo harían con fecha máxima mayo 30 de 2014 sin importar sus digitos del nit (ver numeral 7 de la Circular).

b. También quedarán obligadas las sociedades que actualmente están en la condición de simples inspeccionadas pero solo si llegan a recibir por correo urbano una copia de la Circular 201-000007 de noviembre de 2013 diciéndoles que quedan obligadas siempre y cuando, hasta antes de las fechas para entregar los reportes, no hayan entrado a un estado de liquidación voluntaria (lo cual deberán probar enviando a la Supersociedades un Certificado de Cámara de Comercio que así lo demuestre).

Para todas las sociedades (vigiladas, o controladas o inspecciondas), si durante el 2013 tuvieron más de un cierre, entonces por cada cierre tienen que entregar un archivo distinto del Informe Empresarial. Al respecto, esta vez en el último inciso del numeral 1.2 de la circular se lee que para enviar esos reportes por cada cierre durante el 2013 se deberá primero pedir autorización al Grupo de Informes Empresariales.

Además, el numeral 3 de la circular vuelve a mencionar que las sociedades (vigiladas, controladas o inspeccionadas) que tengan que entregar el Informe Empresarial, si al mismo tiempo son las matrices de otras sociedades, en ese caso deben también entregar los Estados Financieros Consolidados a dic. 31 de 2013 (opción 07 en el software STORM) y el plazo de ese reporte vence el 16 de mayo de 2014 para cualquier número de NIT que tenga la entidad matriz.

Las sociedades simplemente inspeccionadas que nunca antes hayan hecho reportes, deben inscribirse primero en la zona respectiva del portal de la Supersociedades para que se le asignen las contraseñas respectivas ya que el reporte con las cifras financieras (es decir, el archivo con extensión .STR generado con el STORM), lo tienen que entregar al igual que todas las sociedades en forma virtual visitando la zona de “Informes Electrónicos” (ver el numeral 9 de la Circular).

Las sociedades vigiladas, controladas o inspeccionas que ya vienen inscritas en el portal de la Supersociedades y tengan que reportar un cambio de sus datos básicos (direcciones, representantes, contadores, revisores, etc.), en ese caso el representante legal deberá remitir una solicitud escrita dirigida a la Superintendencia anexando copia del certificado de Cámara de Comercio en donde se evidencie el respectivo cambio o novedad. (ver numeral 10.4).

Los documentos adicionales se entregarán otra vez a los dos (2) días hábiles después de haber entregado el reporte de la Información Empresarial

Las sociedades vigiladas y controladas al igual que las inspeccionadas, tienen que entregar dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha en que se les venza los plazos de la entrega del reporte empresarial, los siguientes documentos adicionales:

Sociedades vigiladas y Controladas (ver numeral 1.3.1. de la Circular): Tienen que entregar (únicamente con archivos firmados digitalmente usando para ello los mecanismos que la Supersociedades les asignará gratuitamente a sus Representantes Legales, Contadores y Revisores Fiscales), los siguientes documentos:

a) Certificación de los Estados financieros;

b) El Informe de Gestión de los Administradores (del cual solo se salvan las sucursales de sociedades extranjeras) y

c) El Dictamen del Revisor Fiscal. Además, otra vez la Circular dice que las Notas a los Estados financieros no se tienen que entregar firmadas ditalmente razón por la cual se podrán entregar virtualmente como simples archivos normales de extensión “.doc” o “.pdf”.

Sociedades inspeccionadas (ver numeral 1.3.2 de la Circular): Tienen que entregar  (solamente en forma presencial y firmados autógrafemente, es decir,  sin que estén firmados digitalmente pues a este tipo de sociedades no les dan mecanismos de firma digital gratuitos; ver numeral 9 de la Cicular) solo dos archivos (en extensión .doc, .pdf) que corresponderían a los siguientes documentos:

a) Certificación de los Estados financieros y

b) Las notas a los Estados Financieros.

Sin embargo, en cualquier momento posterior en que la Supersociedades se los solicite, tendrían que tener listos para su entrega el Dictamen del Revisor Fiscal (si tienen esa figura) y el Informe de Gestión de los administradores. Además, la Circular del 2013 (al igual que la del 2012) no menciona por ningún lado que daban también tener listo el proyecto de distribución de utilidades. Cuando los documentos los entreguen presencialmene se deben asegurar de que no vayan grapados, argollados, ni empastados para facilitar el proceso de escaneo de los mismos.

Sociedades matrices de un grupo económico (numeral 3 de la Circular): En cuanto a las sociedades matrices que tengan que entregar el reporte de Estados Financieros Consolidados 2013 a mas tardar el 16 de Mayo de 2014, ese reporte también debe ser entregado con los siguientes documentos adicionales (firmados digitalmente o no, según si la matriz tiene o no las firmas digitales):

a) Certificación de los Estados financieros consolidados,

b) Informe especial de acuerdo a lo establecido sobre el particular en el artículo 29 de la Ley 222 de 1995,

c) Notas a los estados financieros consolidados,

d) Dictamen del revisor fiscal.

Informe de Prácticas Empresariales ya no lo presentarán las sociedades simplemente inspeccionadas

Esta vez la instrucción del numeral 2 de la Circular 201-00007 de 2013 (en contrate con lo que decía el numeral 2 de la Circular del 2012) indica que el reporte de “Prácticas empresariales”, aparte de que ya no se realizará con la opción “31” sino con la opción “42” del software STORM USER, será un reporte que solo será elaborado por las sociedades “vigiladas o controladas”. Por tanto, esta vez dicho informe no lo tendrán que elaborar las sociedades simplemente “inspeccionadas”.

Además, esta vez el mismo numeral 2 de la Circular del 2013 indica (en contraste con lo que fue la Circular del 2012), que el reporte de prácticas empreariales no lo tendrán que entregar las sociedades que estén en estado de liquidación obligatoria (sea judicial o voluntaria) ni tampoco aquellas que estén en concorcado ni acuerdos “recuperatorios” (entendido eso como acuerdos de reestructuración o de reorganización empresarial ley 550 de 1990 o ley 1116 de 2006).

Todas las sociedades que deben entregar este reporte únicamente lo harán en forma virtual y sin necesidad de tener que estar mandando luego un oficio por escrito a la Supersociedades avisando de que cumplieron con la entrega del reporte.

Hasta los reportes del 2012, el de Prácticas Empresariales era un cuestionario de unas 128 preguntas que debían responder solamente los administradores de las sociedades (Junta directiva o Representante Legal) y que estaba dividido en tres secciones: 1) Carátula, 2) Anexo Jurídico y 3) Anexo Gobierno Corporativo y Responsabilidad social Empresarial. Ahora habrá que esperar, hasta cuando se conozca a partir de abril 1 de 2014 la opción “42” del software STORM USER, para saber si ese reporte cambió mucho en su estructura o no.

Además, esta vez la Circular del 2013, al igual que la del 2012, no incluye la instrucción que en la Circular del 2011 sí estaba incluida en el numeral 11.11 y que daba a entender que se podían aceptar correcciones posteriores al reporte de Prácticas empresariales. Esa instrucción en el caso del año 2011 decía:

“11.11 En el evento de presentarse alguna modificación en el informe de prácticas empresariales, al igual que en el punto anterior, será necesario solicitar autorización para retransmitir, indicando las razones por las que se solicita la modificación y dicha comunicación debe estar suscrita por el representante legal.

Por lo tanto, se entendería que al igual que con los reportes del 2012 no se van a aceptar correcciones posteriores al reporte de practicas empresariales.

Material relacionado:

• “¿Cuáles sociedades inician su condición de vigiladas por Supersociedades en Abril 1 de 2013?”
• Supersociedades expide resolución para que ciertas empresas queden exoneradas de enviar sus E.F. a las Cámaras de Comercio
•  Supersociedades exigió reportes 2013 a personas jurídicas y naturales en procesos de insolvencia