Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
A través de su circular 115-00012 de diciembre 13 de 2008 (publicada solamente el día 23 de Diciembre de 2008 en el diario oficial No.47.212), la Superintendencia de Sociedades ha dado a conocer las instrucciones con las cuales se llevará a cabo la entrega de información financiera por el año 2008 que cada año es exigida por tal entidad.
Las sociedadades comerciales y empresas unipersonales que estarán obligadas a efectuar los reportes con las cifras de los Estados Financieros del año 2008 (al igual que las Notas a dichos estados y la Certificación de los mismos firmada por el Representante legal, el contador y el Revisor Fiscal) serán solamente las sociedades comerciales que antes de diciembre 31 de 2008 estén en condiciones de vigiladas y/o controladas (ver decreto 4350 de diciembre de 2006 y el decreto 2300 de junio de 2008).
Al respecto, debe recordarse que si una sociedad alcanza solamente en Diciembre 31 de 2008 los topes o las condiciones de que trata el decreto 4350 de diciembre de 2006 y por ello se convertirá en sociedad “vigilada” por la supersociedades, en ese caso esa condición de vigilancia solo iniciaría en Abril 1 de 2009 y por tal razón no estaría obligada a entregar los reportes del año 2008.
Igualmente, si alguna sociedad comercial o empresa unipersonal no está en condiciones de vigilada o controlada, pero llega a recibir por correo urbano una copia de la mencionada Resolución 115-00012 de Diciembre de 2008, en ese caso esa entidad (que sería una entidad “inspeccionada” por parte de la Supersociedades) también deberá cumplir con la entrega de la información que antes mencionamos.
Al igual que con lo ocurrido en los reportes del año 2007, la Supersociedades ha dispuesto que los informes del año 2008 se elaborarán usando el software STORM USER.
De la misma forma ha dispuesto que todas las sociedades (inspeccionadas, vigiladas y controladas), primero tendrán que cumplir con un registro y actualización de sus datos, labor que deben llevar a cabo entre el 9 de febrero y el 6 de marzo del año 2009 accediendo a un link especial del portal de la Supersociedades (ver el numeral 1.1. de la Circular 115-00012).
Si en el pasado una sociedad ya había cumplido con hacer ese registro, entonces solo se hará necesario que reporte las actualizaciones que se hallan producido en los datos básicos (direcciones, razón social, nombres del gerente, del contador o del Revisor Fiscal), y para ello debe remitir una solicitud escrita por correo urbano hasta la sede de la Supersociedades que le quede más cercana, a la cual deben anexar copia del certificado de Cámara de Comercio donde se evidencie la modificación solicitada.
Los pasos que se han de seguir en ese proceso de registro son los mismos que se habían indicado en el numeral 2.4 de la circular 100-004 de diciembre 28 de 2007 emitida cuando se solicitó la información del año 2007.
Una vez se halla cumplido con efectuar ese registro, la circular indica que sólo las sociedades comerciales que sean vigiladas y controladas, al igual que las sucursales de sociedades extranjeras que sean vigiladas y controladas (es decir, que no se incluye a las sociedades que son simples “inspeccionadas”) son entonces las que deberán obtener un nuevo mecanismo de firma digital en forma gratuita.
Con ese mecanismo de firma digital será como sus representantes legales, contadores y Revisores Fiscales firmarán electrónicamente los documentos anexos que se entregan con los Estados Financieros (las instrucciones para obtener dicho mecanismo de firma digital se encuentran en un anexo especial que se publicó en el portal de la supersociedades; consulta también nuestro anterior editorial: Lista de chequeo para Firmar Digitalmente los reportes de Estados Financieros 2007 a Supersociedades”).
Téngase presente que si un mismo representante, contador o Revisor Fiscal está al servicio de varias sociedades reportantes, en ese caso se le emitirá un certificado distinto por cada distinta sociedad a la cual esté prestando sus servicios.
Y a diferencia de lo que sucedió con la generación de las firmas digitales para los reportes del año 2007, en la generación y descarga de las firmas digitales del 2008 no habrá calendarios especiales para ello, pues la solicitud y descarga de los mismos se podrá llevar a cabo al final del registro o actualización de datos por parte de las sociedades.
En relación con los plazos para entregar los Estados Financieros del año 2008 y sus respectivos documentos anexos, es importante comentar que los mismos empezarán a transcurrir en una fecha tan temprana como el 9 de marzo de 2009 (y finalizarán en fecha Abril 3 de 2009).
En consecuencia, esa entrega tan temprana de la información financiera del año 2008 (que incluso se cumple más rápido que la información exógena tributaria del año 2008 solicitada por la DIAN en la resolución 3847 de abril 30 de 2008, pues esta última se empieza a vencer en marzo 24 de 2008) hará que muchos contadores y demás personas encargadas de las contabilidades de las empresas tengan que planear muy bien los tiempos con los cuales contarán para poder cumplir con estos reportes.
Pero no todo terminará con la entrega de los reportes de las cifras financieras del 2008 y sus documentos básicos adicionales (notas y certificación de dichos Estados), pues las sociedades que sean vigiladas y controladas también tendrán que elaborar un informe conocido esta vez como “Informe de Prácticas empresariales” y entregarlo entre el 13 de abril y el 8 de mayo de 2009.
Ese mismo informe también fue solicitado por el año 2007 solo que en aquella ocasión se conoció como la “Encuesta Nacional de Gobierno Corporativo y Responsabilidad Social Empresarial” y era un cuestionario de 73 preguntas que se debía responder utilizando el mismo software STORM USER (consulta nuestro anterior editorial “Supersociedades exige informe sobre Gobierno Corporativo usando el software Storm User”).
En todo caso, en relación con el “Informe de Prácticas Empresariales” que se ha solicitado por el 2008 habrá que esperara a que se publique información al respecto en el portal de Internet de la Supersociedades (véase el numeral 1.3 de la circular 115-00012).
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