Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
A través de su Circular 100-000004 de Noviembre 4 de 2010, la Superintendencia de Sociedades ha dado a conocer las instrucciones con las cuales se llevará a cabo la entrega de información financiera por el año 2010 y el informe de Practicas Empresariales que cada año es exigida por tal entidad.
Las sociedades comerciales y empresas unipersonales que estarán obligadas a efectuar los reportes con las cifras de los Estados Financieros del año 2010 serán solamente las sociedades comerciales que antes de diciembre 31 de 2010 ya tienen las condiciones de vigiladas y/o controladas, y sin importar que estén adelantando un concordato, o un acuerdo de reestructuración o un acuerdo de reorganización empresarial (ver decreto 4350 de diciembre de 2006 y el decreto 2300 de junio de 2008; consulta nuestro anterior editorial: “En Abril 1 de 2010 muchas sociedades iniciarán su condición de vigiladas por Supersocieades”)
Al respecto, debe recordarse que si una sociedad alcanza solamente en Diciembre 31 de 2010 los topes o las condiciones de que trata el decreto 4350 de diciembre de 2006 y por ello se convertirá en sociedad “vigilada” por la supersociedades, en ese caso esa condición de vigilancia solo iniciaría en abril 1 de 2011 y por tal razón no estaría obligada a entregar los reportes del año 2010.
Sin embargo, si alguna sociedad comercial o alguna empresa unipersonal no están actualmente en condiciones de vigilada o controlada (es decir que están en la simple categoría de “inspeccionadas”), pero llega a recibir por correo urbano una copia de la mencionada resolución 110-000004, en ese caso dicha sociedad también deberá cumplir con la entrega de la información que antes mencionamos (excepto si es una sociedad que se encuentra en proceso de liquidación voluntaria lo cual tendrán que demostrar enviando un Certificado de Cámara de Comercio a más tardar en las fechas en que tendrían que haber entregado los reportes).
Al igual de lo sucedido con los reportes del 2009, las sociedades que sean vigiladas y controladas volverán a entregar por el 2010 en forma virtual, junto a las Notas de los Estados Financieros y la Certificación de los mismos, el respectivo Dictamen del Revisor Fiscal y el Informe de Gestión de los Administradores (nota: El informe de gestión no se le pide a las Sucursales de sociedades extranjeras, a pesar de que siempre estarán en condiciones de vigiladas por la Supersociedades; ver el numeral 3 de la Resolución y el Decreto 2300 de 2008) .
Para las sociedades Inspeccionadas, si bien no tienen que entregar esos otros dos documentos adicionales (pues solo se les piden entregar físicamente las Notas a los Estados Financieros y la Certificación de los mismos), deben saber que la Supersociedades en cualquier momento se los puede llegar a solicitar (junto con el “proyecto de distribución de utilidades”) y porta tanto los deberán tener a disposición de tal entidad.
La oportunidad para entregar los documentos adicionales (ya sea en forma física o virtual) es dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha máxima en que se entregaría el reporte de las Cifras Financieras. Y sucede que los reportes se tendrán que entregar entre marzo 1 y Marzo 29 de 2011 según los dos últimos dígitos del Nit de la sociedad (ver el numeral 4 y 4.1 de la resolución)
Eso significaría que si una sociedad tiene que entregar sus reportes financieros el 1 de Marzo de 2011, entonces el Dictamen del Revisor Fiscal tendría que ser entregado el 3 de marzo de 2011. Como quien dice, habrá muchos Revisores fiscales a los que les tocará correr demasiado con su dictamen pues para muchos la costumbre es expedirlo a finales de Marzo (Nota: lo mismo sucedió con los reportes del 2009 y aunque con uno de nuestros editoriales le sugerimos a la Supersociedades que modificara esos vencimientos tan estrechos, la entidad no los modificó…).
Recuérdese que por razón de que el inciso tercero del artículo 56 del Decreto 2649 de 1993 indica que las cifras financieras de cualquier mes del año se deben asentar dentro del mes siguiente, es por eso que la Supersociedades queda facultada para pedir en fechas tan tempranas como marzo 1 de 2011 los Estados Financieros cortados a diciembre 31 de 2010(pues se supone que quedan asentados en los Libros oficiales durante enero de 2011 aunque en la realidad la costumbre sea otra…).
Incluso la circular en su numeral 11.8 dice lo siguiente:
“11.8. En el evento de existir alguna modificación a los estados financieros de fin de ejercicio, ya remitidos con los presentados y aprobados por el máximo órgano social, será necesario su reenvío, previa solicitud de autorización para retransmitir, efectuada ante el Coordinador del Grupo o el Intendente Regional respectivo. Dicha solicitud deberá ser justificada, indicando expresamente las cifras objeto de la modificación y suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal, si fuere el caso.
Para el caso de las sociedades Inspeccionadas las cuales entregan sus documentos adicionales de forma física en las sedes de la Supersociedades, esta vez en el numeral 4.1.2. de la Circular se les da la siguiente instrucción:
“Los documentos remitidos por medio físico deben venir debidamente numerados ó foliados, totalizando el número de hojas en la primera página; no deben venir grapados, argollados, ni empastados, para facilitar el proceso de escaneo de los mismos.”
(el subrayado es nuestro).
Y en cuanto a las sociedades vigiladas y controladas que sí entregan sus documentos adicionales firmados digitalmente, ellas tendrían que volver a obtener nuevos mecanismos gratuitos de firma digital.
(nota: si nunca antes lo han hecho, primero tienen que inscribirse en el portal de la Supersociedades para registrar los correos electrónicos a los cuales se los enviarán; y recuérdese que si un mismo Representante Legal o Revisor Fiscal o contador tienen que firmar en varias empresas, entonces usará un mecanismo distinto por cada empresa)
Para la generación de esos nuevos mecanismos de firma digitales, esta vez la Circular ya no menciona que la Supersociedades vaya a publicar un anexo técnico con las instrucciones respectivas sino que remite a los interesados a la parte pertinente de su portal donde existen unas “capacitaciones virtuales”. En esa sección, habrá que escuchar la conferencia: “Solicitud de certificados digitales”
Al igual de lo ocurrido desde los reportes del año 2007, la Supersociedades ha dispuesto que los informes del año 2010 se elaborarán usando el software STORM USER (nota: si ese software ya se ha descargado antes para los informes de años anteriores, no se hace necesario volverlo a descargar pues si el computador en el que está instalado tiene conexión a Internet, entonces al ejecutar el programa lo primero que hace el mismo es conectarse automáticamente al portal de la Supersociedades y actualizarse con la nueva versión que tenga dicha entidad)
Además, las sociedades simplemente inspeccionadas que nunca antes hayan hecho reportes, deben inscribirse primero en la zona respectiva del portal de la Supersociedades para que se le asignen las contraseñas respectivas ya que el reporte con las cifras financieras (es decir, el archivo con extensión .str generado con el STORM), lo tienen que entregar al igual que todas las sociedades en forma virtual visitando la zona de “Informes Electrónicos”
Y esta vez, a diferencia de lo sucedido con los reportes del año 2009, la Circular del 2010 ya no menciona la posibilidad de que si una sociedad inspeccionada llega a tener problemas para entregar sus reportes virtualmente, que en ese caso podía llevar el archivo hasta las sedes físicas de la Supersociedades en una USB o CD debidamente rotulado. Como quien dice, esta vez el archivo solo se los recibirán virtualmente.
Al igual de lo sucedido con los reportes del año 2009, todas las sociedades (incluidas hasta las simples inspeccionadas) tendrán que elaborar y entregar virtualmente el informe conocido como “Informe de Prácticas empresariales” (opción 31 en los informes que se elaboran con el STORM) y entregarlo entre el 4 de Abril y el 6 de Mayo de 2011.
Al respecto, en el numeral 2 y 6 de la Circular se hacen esta vez las siguiente aclaraciónes:
“Nota: El informe 31 Prácticas Empresariales NO debe ser remitido por sucursales de sociedades extranjeras NI por sociedades que se encuentren en estado de liquidación obligatoria, voluntaria o judicial”
“El informe 31 prácticas empresariales NO requiere la presentación de documentos adicionales NI ser firmado digitalmente”
Así mismo, las sociedades matrices de otras sociedades, si figuran entre las obligadas a enviar reportes de sus Estados Financieros Individuales, también tendrán que entregar los Estados Financieros Consolidados (opción 07 en el software STORM) junto con sus Notas, Certificación, Dictamen de Revisor Fiscal e Informe especial del artículo 29 de la Ley 222 de 1995 y lo deberán hacer a mas tardar el 15 de abril de 2011 (ver numeral 7 de la Resolución)
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