Supersociedades impone multas por no entregar copia de Estados Financieros a las Cámaras de Comercio

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  • Publicado: 4 marzo, 2009

Toda Sociedad Comercial,  sin hacer ningún tipo de distinción por el monto de sus activos o ingresos, está obligada a registrar en la Cámara de Comercio de su domicilio social una copia de los Estados Financieros de propósito general dentro del mes siguiente a aquel en el que fueron aprobados.

En los Artículos 41 y 42 de la Ley 222 de 1995 se estipula lo siguiente:

“ARTICULO 41. PUBLICIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. Dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados, se depositará copia de los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, en la Cámara de Comercio del domicilio social. Esta expedirá copia de tales documentos a quienes lo soliciten y paguen los costos correspondientes.

Sin embargo, las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección, vigilancia o control podrán establecer casos en los cuales no se exija depósito o se requiera un medio de publicidad adicional. También podrán ordenar la publicidad de los estados financieros intermedios.

La Cámara de Comercio deberá conservar, por cualquier medio, los documentos mencionados en este artículo por el término de cinco años.

ARTICULO 42. AUSENCIA DE ESTADOS FINANCIEROS. Sin perjuicio de las sancionesa que haya lugar, cuando sin justa causa una sociedad se abstuviera de preparar o difundir estados financieros estando obligada a ello, los terceros podrán aducir cualquier otro medio de prueba aceptado por la ley.

Los administradores y el revisor fiscal, responderán por los perjuicios que causen a la sociedad, a los socios o a terceros por la no preparación o difusión de los estados financieros”.

(los subrayados son nuestros)

Recordemos además que a partir del cierre del año 2008   las microempresas solo elaboran 2 de los 5 Estados Financieros básicos mencionados en el Artículo 22 del Decreto 2649 de 1993 (como lo mencionamos en “Este año cambia el Dictamen del Revisor Fiscal para el 2008 en Microempresas y Entes No Comerciales”).

Supersociedades impondría multa de hasta 200 salarios mínimos

Ahora bien, en el Concepto 220-51587 emitido en Agosto 12 de 2003 por parte de la Superintendencia de Sociedades, dicha entidad cita los Artículos 41 y 42 de la Ley 222/95 y posteriormente comenta lo siguiente:

“De las disposiciones mencionadas, se desprende que la Superintendencia de Sociedades tiene el deber de velar porque las sociedades comerciales cumplan la ley, los estatutos y las órdenes e instrucciones que la entidad le imparta, de acuerdo con las funciones previstas en los artículos 83, 84, 85 y 86, de la citada ley.

Es así como dentro de las funciones asignadas a esta Entidad en el artículo 86 numeral 3º ibidem, está la de imponer sanciones o multas, sucesivas o no hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales , cualquiera que sea el caso, a quienes  incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos. Igualmente, conforme al artículo 42 mencionado, la Superintendencia previa evaluación de las razones que dieron lugar a dicho incumplimiento, podrá imponer a los administradores o al revisor fiscal, la correspondiente sanción pecuniaria amén de la responsabilidad derivada de los perjuicios que se causen a la sociedad, a los socios, o a los terceros por la no preparación o difusión de los estados financieros.

(los subrayados son nuestros)

La obligación no se subsana con la entrega de los Estados Financieros directamente ante la Supersociedades

Si alguna sociedad comercial ha cumplido con entregar directamente a la Supersociedades los reportes especiales con los Estados Financieros básicos que tal entidad solicita anualmente mediante sus solicitudes de Información Financiera, no se puede dar por cumplida la exigencia del Artículo 41 de la Ley 222/95, la cual exige que la copia de los Estados Financieros se lleve a las Cámaras de Comercio.

(Nota: sobre los reportes año 2008 a Supersociedades, puedes consultar “Supersociedades imparte instrucciones para la entrega de los Estados Financieros 2008”).

Por consiguiente, las Sociedades que  cumplan con enviar informes a la Supersociedades (los cuales incluso se hacen luego de dominio público mediante su inclusión en el SIREM), también deben llevar una copia de los mismos a la Cámara de Comercio.

Y las que no le envíen informes a la Supersociedades, deben llevar una copia de sus Estados financieros hasta la Cámara de Comercio.

Ojo con la información incompleta

Por último,  habría que aclarar que los formularios que se llenan en Cámaras de Comercio a la hora de hacer la renovación de la Matrícula Mercantil de la sociedad no sirven para decir que con eso se ha cumplido con la norma del Artículo 41 de la Ley 222 de 1995 pues dicha norma exige que se lleve una copia completa de todos los Estados Financieros de propósito general (incluido sus notas)  y los formularios de renovación de la matricula mercantil no contienen toda esa misma cantidad de información.

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