Tax tips: los malditos medios magnéticos y el RUT – Gabriel Vásquez Tristancho

Un cliente después de ver un video montado sobre la imagen de Hitler donde se escenifica la presentación de medios magnéticos y seguidamente decirle el monto de una posible sanción por no actualizar información del RUT, expresó “los malditos medios magnéticos y el RUT me van a volver loco”.

Reconocer la curva de aprendizaje en medios magnéticos

Luego de un esfuerzo muy grande de parte de la autoridad tributaria y también de las empresas por actualizarse tecnológicamente para poder cumplir con algunas obligaciones formales de presentación de información electrónica, la autoridad tributaria mediante resolución 4028 del 21 de abril de 2009, reconoció lo siguiente:

“Que no obstante lo anterior y ante la novedad que representó para los nuevos usuarios la obtención del mecanismo de firma digital y el procedimiento para su activación y manejo, sumado al desconocimiento del uso del servicio informático electrónico dispuesto para la presentación de información por envío de archivos, se incurrió en errores tanto en la conformación de la información y los archivos respectivos, como en el uso de los prevalidadores.”

“Que igualmente se estableció la insuficiente preparación y adecuación de los equipos por parte de los informantes, los cuales deben asegurar el cumplimiento de las condiciones tecnológicas mínimas según los requerimientos de la DIAN, así como el desconocimiento por parte de los usuarios en relación con aspectos y servicios asociados a Internet que no dependen de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.”

Pero no todo es culpa de los contribuyentes, hubo errores de ambas partes. El portal de la autoridad tributaria tiene inconvenientes por factores que afectan negativamente la calidad de servicio de transmisión de información.  Durante el procesamiento  de dicha información se presentó congestión en la recepción y transmisión de datos por cuanto la pagina de la DIAN es vulnerable a la cantidad usuarios que simultáneamente quieren ingresar, es decir, puede que el diseño de la base de datos no tenga la suficiente capacidad.

Por el lado de los contribuyentes se encuentran involucrados la velocidad de transmisión de datos (internet y tipo de banda utilizado), calidad de la señal de la red y la disponibilidad de procesamiento del hardware, lo cual demostró que un gran número de usuarios no tienen la actualización tecnológica adecuada como lo referenció la referida resolución 4028.

Otro factor es la debilidad de los sistemas de información de los contribuyentes.  Los medios magnéticos no se estructuran después del cierre contable y fiscal del año cuando se van a elaborar los reportes a enviar electrónicamente. Requieren una parametrización y ordenamiento de las bases de datos en el momento de la captura y del proceso de la información. Es por ello, que los requerimientos técnicos, los datos exigidos y las fechas de entrega, así como los parámetros de las declaraciones tributarias (renta, IVA, retención en la fuente) deben ser definidos y conocidos ANTES del inicio de un período.  Reiterativamente la autoridad tributaria ha tenido la mala práctica de establecer los requerimientos técnicos durante el período e incluso al final del mismo en el caso de las declaraciones de renta.

Por todo lo anterior, la autoridad tributaria estableció para los obligados a presentar información a través de los servicios informáticos electrónicos en el plazo establecido en los artículos 9, 4, 4, 3 y 18 de las Resoluciones 3841, 3843, 3845, 3846 y 3847 de 2008, respectivamente, que podrán cumplir con este deber legal a más tardar el 30 de abril de 2009, sin que opere sanción de extemporaneidad.

RUT

El RUT como mecanismo de identificación de los contribuyentes y sus responsabilidades es objeto de sanción cuando no se actualice la información correspondiente.  El numeral 3 del artículo 658-3 del E.T. establece “una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información. Cuando la desactualización del RUT se refiera a la dirección o a la actividad económica del obligado, la sanción será de dos (2) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información.”

Las multas pueden sumar varios millones si no hay un responsable directo de esta actualización. Con sobrada razón un cliente maldijo al conocer el valor del cheque girado de una sanción por no registrar oportunamente un cambio de dirección.

Cordialmente,

GABRIEL VASQUEZ TRISTANCHO

Columnista Vanguardia Liberal

Socio de Impuestos Baker Tilly Colombia

Dirección electrónica:  gvasquet@yahoo.es

Bucaramanga, 26 de abril de 2009