Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Existen distintos tipos de reuniones en una sociedad comercial. En ocasiones es necesaria la presencia física de los socios; en otras solo se requiere un medio de comunicación simultáneo. Conozca las principales características de las reuniones cuando se es socio o miembro de una sociedad comercial.
En una reunión dos o más personas acuden a un punto de encuentro (generalmente en un ambiente formal) con el objetivo de discutir uno o varios temas. En lo que concierne a las sociedades comerciales, estas reuniones se llevan a cabo en aras de determinar o dialogar temas referentes al funcionamiento de la sociedad, así como temas comerciales, referentes a las acciones o las cuotas de interés social dependiendo del tipo de sociedad, entre otras muchas circunstancias por las cuales puede celebrarse una reunión.
En las sociedades comerciales existen diferentes tipos de reuniones, las cuales se diferencian por poseer características que resultan determinantes al momento de considerar la validez de las decisiones tomadas por los socios o miembros.
Por lo anterior, tenemos que entre las reuniones que se pueden celebrar en una sociedad comercial se encuentran:
El artículo 426 del Código de Comercio establece que una junta o asamblea general de socios puede reunirse sin que anteceda una citación; también puede celebrarse dicha reunión en cualquier sitio, siempre que se encuentre representada la totalidad de las acciones suscritas . Este tipo de reuniones se caracterizan por no requerir convocatoria; puede realizarse cualquier día, y además llevarse a cabo en cualquier sitio, dentro o fuera del domicilio social, en el territorio nacional o en el exterior.
El artículo 19 de la Ley 222 de 1995 dispone que puede constituirse una reunión de junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando la totalidad de los socios o miembros puedan deliberar y decidir, comunicándose de manera simultánea o sucesiva, por cualquier medio, que además sirva como prueba suficiente para dar constancia de la celebración de dicha reunión. Estas reuniones tienen como característica destacable el hecho de que para que tengan lugar no es imprescindible una convocatoria, siempre que participe la totalidad de los socios. Debe utilizarse como medio de comunicación uno que sea susceptible de prueba (artículo 165 Código General del Proceso), tal como videoconferencias, videollamadas, comunicaciones telefónicas, chats, entre otros. Debe tenerse muy en cuenta a la hora del recaudo de esta información con fines probatorios no vulnerar el derecho a la intimidad de los socios o intervinientes (consulte la Sentencia C – T 916 de 2008), y que la comunicación debe darse, como se mencionó anteriormente, sucesiva o simultáneamente.
En lo que concierne a una sociedad por acciones simplificada –SAS–, se pueden celebrar reuniones por comunicación simultanea o sucesiva, y por consentimiento escrito, como lo dispone el artículo 19 de la Ley 1258 de 2008. En caso de no haberse regulado previamente este aspecto por medio de los estatutos, se dará aplicación a lo previsto en los artículos 19 y 20 de la Ley 222 de 1995; este último establece que son válidas las decisiones del máximo órgano social o de la junta directiva cuando conste por escrito el sentido de voto de todos los miembros o socios. En ninguno de los anteriores casos se requiere un delegado de la Superintendencia de Sociedades.
Este tipo de reuniones se presenta cuando no se convoca oportunamente la reunión ordinaria, en cuyo caso le corresponde a la asamblea o junta de socios reunirse por derecho propio el primer día hábil del mes de abril (no tiene que ser necesariamente el primer lunes o 1 de abril), a las 10 a.m., en la oficina del domicilio principal donde se encuentre la administración de la sociedad, tal como lo establece el inciso segundo del artículo 422 del Código de Comercio.
Estas reuniones se encuentran establecidas a través del artículo 429 del Código de Comercio, y son aquellas que se efectúan en reemplazo de una reunión acordada para una fecha anterior que no pudo ser llevada a cabo por falta de quorum deliberatorio o inasistencia de todos los socios. Esta se caracteriza porque la reunión ordinaria o extraordinaria que haya sido debidamente convocada no pudo ser realizada, ante lo cual debe ser convocada una nueva y desarrollarse en no menos de 10 días hábiles ni en más de 30, contados a partir de la fecha acordada para la primera reunión.
Al respecto de este tema, la Superintendencia de Sociedades ha pronunciado a través del Oficio 220 – 32420 de 1999 aduciendo que:
«(…) las reglas previstas en el artículo 429 citado, como es el referente al quórum allí indicado, fueron incorporadas por mandato legal a la normatividad a la cual deben sujetarse las sociedades de responsabilidad limitada y por tal razón, cuando en una de esas sociedades, se convoque a la junta de socios y ésta no pueda sesionar por falta de quórum, quien convocó, indefectiblemente debe citar a una reunión de segunda convocatoria en los términos del artículo 429 en comento, en la cual podrá sesionarse y decidirse con cualquier número plural de socios presentes o debidamente representados, sin interesar el número de cuotas de que sean titulares, quórum este perfectamente aplicable cuando por expresa disposición de los estatutos sociales o por silencio de estos, la junta de socios deba reunirse por derecho propio».
(El subrayado es nuestro)
Por otro lado, en el caso de la SAS se tiene la potestad de incluir la fecha de la reunión de segunda convocatoria en la primera (convocatoria). Si no puede realizarse la primera reunión por falta de quorum, este segundo encuentro deberá llevarse a cabo, de igual forma, en no menos de 10 días hábiles ni en más de 30, según el parágrafo del artículo 20 de la Ley 1258 de 2008.
Una de las características peculiares de las reuniones por derecho propio y de segunda convocatoria radica en que la decisiones tomadas durante su ejecución son válidas, siempre que sean decididas por un número plural de socios, cualquiera sea la cantidad de partes de interés, cuotas o acciones representadas, y siempre que se respeten las mayorías especiales (artículos 155, 204, 454, 455 y numeral 5 del artículo 420 del Código de Comercio) determinadas a través de la ley o los estatutos.
Ilustremos lo anterior mediante el siguiente ejemplo:
En una sociedad de responsabilidad limitada hay 25 socios. Se realiza una reunión por derecho propio, en la que asisten 5 de los 25, los cuales representan el 60 % de la totalidad de las cuotas en las que se divide el capital social.
En este caso, los socios no podrían decidir una reforma estatutaria, puesto que para realizarla se requiere la asistencia de un número plural de socios que representen un porcentaje del 70 % o más del capital, es decir, que para la toma de decisiones se tiene en cuenta la participación de los socios en el capital; no el número de socios. Así, por ejemplo, si los 5 socios representaran el 80 % de las cuotas, sí podrían decidir, a pesar de que los 20 restantes no hayan asistido.
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