Toda nueva persona jurídica que nazca después de diciembre de 2011 es declarante virtual

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  • Publicado: 27 agosto, 2012

Toda nueva persona jurídica que nazca después de diciembre de 2011 es declarante virtual

Así lo dispuso el Art. 3 de la Resolución 12761 de 2011 pues en la práctica todas las nuevas personas jurídicas se inscriben en el RUT con la responsabilidad de estar obligadas a  presentar declaraciones de retención en la fuente.  Además, no solo quedaría obligada a declarar virtualmente la nueva persona jurídica sino también su propio Representante Legal y Contador, o Revisor Fiscal.

La Norma (haz click en la imagen para ampliar)

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En la Resolución 12761 de diciembre 9 de 2011 (modificada con la Resolución 019 de febrero de 2012), se dispuso que todas las personas jurídicas existentes a esa fecha y que estuvieran obligadas a presentar declaraciones de retenciones en la fuente a la DIAN, se convertían por ese solo hecho en nuevos obligados a declarar virtualmente pero que debían empezar a hacerlo solo con las declaraciones tributarias que tuvieran vencimientos a partir de julio de 2012 (Art. 1 Numeral 14, y Art. 2 de la Resolución 12761).

Sin embargo, en el Art. 3 de la misma Resolución 12761 se dispuso que todas las nuevas personas jurídicas que nacieran después de la entrada en vigencia de la Resolución 12761, si son personas jurídicas obligadas a presentar declaraciones de retenciones en la fuente, también entraban automáticamente al universo de los obligados a declarar virtualmente y que en ese caso empezaban a hacerlo a partir del mes siguiente a aquel en el cual practicasen su primera retención en la fuente (sin importar si es a título de renta o de IVA, o de timbre. Ver Art. 3 Numeral 11).

Lo anterior implica entonces que en estos momentos, cuando se inscriban nuevas personas jurídicas en el RUT de la DIAN y en dicho RUT les hagan figurar al menos una de las responsabilidades “07” (Agentes de retención de renta), o “08” (agente de retención de timbre), o “09” (agente de retención de IVA), esas nuevas personas jurídicas quedarían también obligadas a presentar sus declaraciones en forma virtual y que empezarían a hacerlo después de que practiquen su primera retención.

Por lo tanto, si por ejemplo una persona jurídica nace en agosto de 2012 y su primera retención en la fuente la termina practicando en octubre de 2012, en ese caso a partir de noviembre de 2012 (cuando tendría que presentar  la declaración de retención del periodo octubre y la declaración de IVA del periodo septiembre-octubre), todas las declaraciones tributarias que deba presentar tendrá que hacerlo en forma virtual.

Tenga presente que para el caso específico de la presentación de las declaraciones mensuales de retenciones en la fuente, el Artículo 606 del Estatuto (luego de ser modificado con la Ley 1430 de diciembre de 2010), indica que la declaración mensual de retenciones solo se presenta en los meses en que sí haya valores para declarar (ya no se presenta en ceros).

Los mecanismos de firma digital se deben conseguir a tiempo

Si las nuevas personas jurídicas entienden que quedarán obligadas a presentar sus declaraciones en forma virtual, lo lógico es que en el mismo momento en que se inscriban en el RUT soliciten de una vez los mecanismos de firma digital para su Representante Legal y para el Contador o Revisor Fiscal que firmará las declaraciones.

Para ello, estas personas deben tener su propio RUT y en él debe figurarles la responsabilidad “22-suscribir declaraciones de terceros; ver Art. 4 Resolución 12761).

Esos mecanismos se solicitan siempre y cuando ese Representante, o el Contador, o Revisor Fiscal no tengan asignados sus mecanismos por razón de que ya estén firmando en otros entes. Los mecanismos se asignan por una sola vez a cada ser humano sin importar en cuantas empresas tengan la necesidad de firmar.

Los propios Representantes Legales y los Contadores o Revisores Fiscales de las nuevas personas jurídicas también quedan obligados a declarar virtualmente

Antes dijimos que lo lógico es solicitar los mecanismos de firma digital en el mismo momento en que estén inscribiendo a la persona jurídica en el RUT y es así por cuanto la Resolución 12761 también dispuso que en ese mismo momento, al Representante Legal y al Contador o Revisor que inscriban en el RUT de una persona jurídica, también les nacerá la obligación de presentar virtualmente sus propias declaraciones que como persona natural puedan tener obligación de estar presentando a la DIAN y que empezarían con aquellas que tengan vencimientos después del mes en que los hayan nombrado como Representante, o Contador o Revisor de una persona jurídica (Numeral 13 del Art. 3 de la Resolución 12761).

Si no se solicitan los mecanismos de firma digital en ese mismo momento en que están inscribiendo a la persona jurídica en el RUT, y se esperan hasta cuando llegue posteriormente la necesidad de conseguirlos para poder empezar a presentar las declaraciones en forma virtual, en ese caso es importante saber que el Art. 3 del Decreto 1791 de 2007  da a entender que se deben solicitar, con por lo menos tres días hábiles de anticipación, y luego de que la DIAN los genere cada quien debe cumplir con el paso de activarlos en el portal de la DIAN antes de poder empezar a usarlos.

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