Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Primero, hay que tener en cuenta cuál es el procedimiento que se tiene establecido. Lo más probable es que la mercancía ingresó a la bodega y por algún motivo no llegó la factura. Pero sí se tiene la mercancía física. Posiblemente hasta se pudo haber vendido mercancía.
La primera situación que surge de lo anterior es que al hablar de NIIF no se necesita de factura. Por lo tanto, para efectos de NIIF, en el momento que ingresa la mercancía a la bodega ya se reconoce el pasivo y el inventario; sin necesidad de la factura.
La factura permite reconocer la existencia de los inventarios y de esa obligación. Para que no se presente este tipo de circunstancia se recomienda hablar con los proveedores y mejorar el procedimiento de recepción de documentos.
Muchas veces ocurre esto porque el vendedor quiere ‘jinetear’ el IVA, lo que es un problema para él y no para quien compra. El que compra debe registrar la mercancía. Si al registrarla en unidades, pero no se registra el costo se tendrán problemas promedio porque se van a tener más unidades sin costo y eso afecta el costeo promedio.
Muchas personas afirman que los programas tienen malos los procedimientos de costeo, inventarios, y al examinar estas situaciones lo que pasa es que ingresan las unidades no el valor y así se daña el promedio. Ahora, empiezan a vender y cuando llega la factura ingresan el valor y al hacerlo hay menos unidades el costo se dispara.
Entonces cuando llega la mercancía el costo promedio baja. Se comienza a vender con un costo erróneo y un margen de utilidad falso, y cuando llega la factura donde se ingresa el costo, se incrementa el costo unitario y disminuye la rentabilidad de las siguientes unidades.
Se debe evaluar cuál es el procedimiento que se tiene y qué se debe hacer para eliminar esto.
Existen software que permiten registrar el valor y luego la factura. Aquí hay que observar el tipo de software se está utilizando para que no se presente la anterior circunstancia.
Es muy importante la herramienta con la que se está trabajando. Muchas entidades no proveen la solución y las personas no lo hacen porque como no hay solución entonces prefieren darle otro tipo de alternativas. Hay que dejarle lo manual al software.
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