UGPP y DIAN, aliadas en procesos de inspección

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  • Publicado: 20 julio, 2015

UGPP y DIAN, aliadas en procesos de inspección

La UGPP y la DIAN son entidades adscritas al Ministerio de Hacienda, como instituciones de labor fiscalizadora y de vigilancia, que garantizan el correcto cumplimiento de las obligaciones tributarias y de Seguridad Social.

La Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales –UGPP– fue creada por disposición del artículo 156 de la Ley 1151 de junio 25 del 2007, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.

Adicionalmente dicho Ministerio mediante el Decreto 5021 de diciembre del 2009, establece su estructura y organización, así como las funciones de sus dependencias; y por otra parte, a través del Decreto 5022 de diciembre del 2009, se crea la planta de personal, identificando las funciones de cada una de las Direcciones y Subdirecciones.

Tal como lo determina el artículo 2 del Decreto 5021, la UGPP tiene por objeto:

“Efectuar, en coordinación con las demás entidades del Sistema de Protección Social, las tareas de seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la Protección Social, así como el cobro de las mismas”.

La entrada en funcionamiento de la UGPP ha sido lenta, debido a que dicha entidad se encuentra en proceso de organización, de modo que pueda realizar un proceso intensivo; este es el motivo por el cual aún no es completamente conocida.

Alcance de la UGPP

“El alcance de la UGPP se extiende a sociedades, empresas de personas naturales, trabajadores por cuenta propia, profesionales independientes, prestadores de servicios y comerciantes.”

El alcance de la UGPP se extiende a sociedades, empresas de personas naturales, trabajadores por cuenta propia, profesionales independientes, prestadores de servicios y comerciantes.

Las labores de inspección, vigilancia y control están dirigidas a garantizar que todos los obligados a cotizar al sistema contributivo, cumplan con dicha obligación, y que los aportes se realicen en las proporciones determinadas por la legislación.

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Es preciso señalar que existe un grupo de cotizantes sobre los cuales ha sido dificultoso establecer el Ingreso Base de Cotización –IBC–, debido a la ausencia de normatividad en el tema, como son los comerciantes y rentista de capital que adquieren la obligación de cotización porque ostentan alguno de los requisitos de capacidad de pago, pero para quienes no era clara la forma de determinar el IBC.

Con la entrada en vigencia de la Ley 1753 del 2015, Plan Nacional de Desarrollo, se puntualizaron las condiciones para determinar el IBC sobre este grupo de cotizantes, y se otorgan las herramientas para que la UGPP tenga los criterios para la inspección del cumplimiento de los mínimos señalados.

¿Por qué es importante la distinción de los factores salariales?

Muchas personas y empresas han recibido requerimientos por parte de esta entidad, a fin de obtener respuesta sobre hechos de años anteriores y con plazos de menos de 3 meses para presentar la información requerida. Lo anterior evidencia la complejidad y el nivel de exigencia que deberán enfrentar las organizaciones y personas requeridas; por tanto, la necesidad de tener muy claros y saber diferenciar los conceptos de partida salarial y no salarial.

Si bien es clara la existencia del fenómeno de evasión en el pago de las contribuciones al sistema, como lo menciona la UGPP en los informes publicados, también se presentan muchas situaciones por confusión o desconocimiento en cuanto a lo que constituye partida salarial o no, para efectuar la correcta liquidación y pago de dichas contribuciones parafiscales objeto de vigilancia.

Tal como lo indica el Dr. Casanova en su seminario en línea “Partidas salariales y no salariales: Manejo tributario”: No solo son las leyes, decretos, circulares y resoluciones las disposiciones dentro de un marco normativo salarial tributario, sino las doctrinas de la DIAN, la jurisprudencia del Consejo de Estado, de la Corte Suprema de Justicia y la Corte Constitucional que a diario son publicadas, las que se deben tener en cuenta cuando se trata de dar en las empresas un manejo lejano a riesgos permanentes de demandas laborales en lo relacionado con las partidas salariales y no salariales, sino las visitas de la UGPP que hacen obligatorio que las empresas, estructuren en una forma más sólida el manejo o la toma de decisiones en materia de estas partidas, dado que los aportes a la seguridad social obligan a las organizaciones a manejar con mayor certeza este tema, con sus particulares y muy importantes diferencias.

Aspectos importantes que se han de considerar

Cuando la DIAN o la UGPP, en sus visitas de fiscalización, quieren definir sobre qué tipo de pago las empresas están realizando los aportes, debemos tener en cuenta algunos aspectos fundamentales de la relación laboral.

Analizar si en los pagos que se hicieron, por ejemplo a trabajadores independientes, existen factores que configuren ese pago como salarios en lugar de honorarios, y esto depende de la existencia en la relación laboral de algunas condiciones básicas de los contratos laborales, como lo son la remuneración, la prestación personal del servicio y la subordinación.

Nota: la UGPP no puede definir la existencia de una relación laboral, pues esta función está a cargo de un juez laboral.

Subordinación

Existen conceptos que determinan con precisión cuándo se da este elemento en la relación laboral.

Es el caso de los docentes, quienes en su ejercicio profesional reciben remuneración por la prestación de servicios personales bajo una continua dependencia y subordinación a sus superiores; por ello, la DIAN considera que la remuneración otorgada debe ser considerada como salario, para los efectos tributarios que se generen.

Otro ejemplo son los contratos de servicios profesionales de un contador, al que se le establece, entre las condiciones, que debe visitar la empresa todos los miércoles de 8 a.m. a 12 m., por tanto, se configura una subordinación, el pago no es honorario sino salario; de esta forma la UGPP y la DIAN no lo van a tratar como independiente, sino como dependiente.

Otro caso es el de las empleadas de servicio doméstico, cuando se les dice que trabajen, por ejemplo, todos los miércoles de 7:00 a.m. hasta las 6:00 p.m., y se le indican las labores que deben realizar, se configura una relación de asalariada.

“existen variadas situaciones en donde el elemento de subordinación, al estar presente, podrá generar confusiones con respecto al IBC para ejecutar los aportes y la aplicación de la retención”

En resumen, existen variadas situaciones en donde el elemento de subordinación, al estar presente, podrá generar confusiones con respecto al IBC para ejecutar los aportes y la aplicación de la retención.

Recomendaciones

  • Establecer todas las vinculaciones del personal por escrito, de tal modo que en la misma quede contenido de manera clara y explícita las condiciones bajo las cuales se va a regir la relación laboral; por ejemplo: en el caso de los prestadores de servicio se deja especificado el servicio que se ha de prestar y se expone que se ejecutará en las horas y condiciones dispuestas por el prestador de servicios, de modo tal que se evite lugar a las presunciones de que trata el artículo 24 del Código Sustantivo del Trabajo.
  • Verificación de aportes, siempre ejecute la labor de inspección frente a la correcta cotización al SGSS del prestador de servicios, recuerde la base debe ser mínimo el 40% del valor pagado.

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