Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Autor: Gabriel Vásquez Tristancho
A continuación se describe el procedimiento tomado de la Guía de la DIAN. Fuente : DIAN. “Cartilla Guía Presentación de Información por Envió de Archivos”
Si después de diligenciada una solicitud, desea corregirla o si la DIAN le comunicó haber encontrado algún error en la información recibida, se debe diligenciar una solicitud de reemplazo.
El primer paso que debe hacer antes de diligenciar la solicitud de reemplazo es realizar las correcciones correspondientes y colocar nuevamente en la Bandeja de Entrada los archivos que formen parte de la solicitud de reemplazo. En otras palabras, vuelva a realizar el paso de Colocar Archivos. Una vez haya incluido nuevamente los archivos corregidos, haga clic sobre la opción Reemplazar Solicitud de Envío de Archivos, la cual le despliega la siguiente pantalla:
Para colocar el Número de la Solicitud Anterior , haga clic sobre el botón Buscar, el cual le muestra el listado de sus solicitudes.
Diligencie los datos restantes de su solicitud de reemplazo y finalice haciendo clic sobre el botón Solicitar. Allí se le pedirá la confirmación de envío e, igualmente, se le asignará un Número de Documento y podrá generar de nuevo el archivo en formato PDF. Recuerde este archivo contiene una imagen o “fotografía” de su solicitud y este documento no implica el cumplimiento de la obligación de presentar la información.
Sálvelo en su computador e imprímalo. Si usted no tiene certificado digital, debe presentar presencialmente esta solicitud y para ello debe acercarse a alguno de los puntos autorizados por la DIAN y presentar dicha impresión o el número de su documento.
a. Reemplazo total de una solicitud anterior
Utilice el reemplazo total de una solicitud para los siguientes casos:
Solamente se pueden reemplazar las solicitudes iniciales que no han sido reemplazadas por otras, bien sea por reemplazos totales o parciales, y las solicitudes de reemplazo total que no han sido reemplazadas.
b. Reemplazo parcial de una solicitud anterior
Esta opción se utiliza en caso de querer corregir únicamente los registros que se reportan como error de una solicitud anterior. El número de registros reportado en la solicitud de reemplazo debe coincidir con el número de registros con error de la solicitud anterior. En todos los demás casos se debe realizar un reemplazo total de solicitud.
Solamente se pueden reemplazar las solicitudes iniciales que no han sido modificadas por otras, bien sea totales o parciales, y las solicitudes parciales que no han sido modificadas totalmente. En síntesis, no se puede realizar un reemplazo parcial a una solicitud de reemplazo total.
Cambios en los Nombres de los Archivos cuando se realiza la Solicitud de Reemplazo
Cuando usted diligencia una solicitud de reemplazo, tenga en cuenta que estos archivos deben tener el número consecutivo actualizado, es decir, si el último archivo que envió con la solicitud original fue:
Quiere decir que si no ha realizado otros envíos, el primer archivo enviado con la solicitud de reemplazo debe ser:
Nota: Para el caso del procedimiento de reemplazo de solicitudes de envíos por correcciones en errores de forma, se debe hacer el Reemplazo Total.
Por último recordamos que las demoras en las correcciones pueden originar la propuesta de sanciones por parte de la autoridad tributaria, con lo cual, es muy posible que solo se logre sanción reducida, si la omisión es subsanada antes de que se notifique la respectiva imposición.
Cordialmente,
GABRIEL VÁSQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Socio impuestos BAKER TILLY COLOMBIA
Bucaramanga, 17 de Octubre del 2006
E-mail: gvasquet@yahoo.es
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
