Validación de la facturación electrónica
Se considerará cumplido el deber formal de expedir factura electrónica y tendrá reconocimiento para efectos tributarios cuando la misma incorpore la firma de validación. Para tal efecto, se deberá cumplir el procedimiento establecido por la Dian.
La factura electrónica se considerará valida cuando en la misma se incorpore la firma de validación, de conformidad con los procedimientos establecidos por la Unidad Administrativa Especial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–, entre los que se destacan los siguientes:
- Validar el cumplimiento de los requisitos de la factura electrónica (actualmente cursa trámite de evaluación un nuevo proyecto de decreto de factura electrónica con el que se modificaría el artículo 1.6.1.4.1.8 del Decreto 1625 de 2016 en el que se aborda este aspecto en particular), así como las demás validaciones que se establezcan.
- Incorporar firma de validación, de conformidad con la política de firma digital o electrónica que se adopte.
- Remitir la factura electrónica que incorpore la firma de validación al facturador electrónico o a su proveedor tecnológico para su correspondiente entrega al adquiriente, de acuerdo con las condiciones técnicas y tecnológicas que la Dian establezca.
Cuando deban expedirse notas crédito o débito, estas deberán ser validadas por la Dian, en concordancia con los procedimientos mencionados. Si la factura electrónica, las notas crédito o débito no cumplen los requisitos y condiciones exigidas al momento de la validación, la entidad en mención se abstendrá de incorporar la firma de validación. Para estos casos se deberá devolver la factura electrónica, las notas crédito y débito, e informar al obligado a facturar o al proveedor tecnológico que la validación no ha sido exitosa y, por lo tanto, no incorporará la firma de validación.
La validación de las facturas electrónicas y las notas crédito o débito no excluye ni limita las amplias facultades de fiscalización y control que posee la Dian. Además, cabe señalar que las facturas electrónicas, notas débito y crédito sin firma de validación, no producen efectos tributarios ni comerciales. Por lo tanto, no podrán ser expedidas ni constituirán un soporte de gastos, costos, deducciones, descuentos, exenciones, pasivos o impuestos descontables.