Al realizar varios cierres contables en el año, estados financieros deben ser comparativos

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  • Publicado: 15 noviembre, 2012

Al realizar varios cierres contables en el año, estados financieros deben ser comparativos

Generalmente las sociedades hacen un cierre contable por año, pero hay situaciones que hacen necesario hacer dos o más, caso en el cual dichos cierres, a su finalización, deben preparar y difundir estados financieros de propósito general comparativos.

Cierres contables mínimos en el año

Esta actividad es inevitable, pues cuando una sociedad se constituye, es su escritura pública debe contener las fechas en que se harán, como observarán en la siguiente norma, nos habla en plural:

“Código de Comercio. Art. 110. Requisitos para la constitución de una sociedad. La sociedad comercial se constituirá por escritura pública en la cual se expresará:
[…]
8) Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales, y la forma en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con indicación de las reservas que deban hacerse. […]”

Pero el hecho que no esté plasmado por algún motivo en el documento constitutivo, igual es una obligación legal:

C.Co. Art. “422. Reuniones ordinarias de la asamblea general – reglas. Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos 1 vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los 3 meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social. […]”

“Art. 445. Balance general e inventario de las sociedades anónimas. Al fin de cada ejercicio social y por lo menos 1 vez al año el treinta y uno de diciembre, las sociedades anónimas deberán cortar sus cuentas y producir el inventario y el balance general de sus negocios[…]”

Varios cierres contables en el año, según estatutos u otras causas, serán comparados

Si se deben hacer varios cierres contables porque así lo prevén los estatutos u otras causas, caso en el cual los administradores lo deberán hacer, conforme a los principios o normas generales de la contabilidad (Decreto 2649 de 1993 Art. 9º y ss). (Ver Estados Financieros Extraordinarios. Necesarios para la transformación a SAS)

De tal manera que si son varios cierres en el año, la administración obligatoriamente debe elaborar inventario y balance general con corte a las fechas establecidas en los estatutos, generalmente cuando son varios estatutariamente, la tendencia es que sean semestrales y en algunos casos, hasta trimestrales, caso en el cual entonces, el administrador tendrá la obligación de velar porque se elaboren inventarios y balance general que correspondan a las fechas acordadas.

Pero esos “varios” cierres contables en el año, deben ser comparados, veamos lo que sobre ser comparados señala la Supersociedades en Concepto 220-092886 del 17 de Octubre de 2012:

“Por su parte, del Decreto 2649/93, por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, son pertinentes los siguientes preceptos:

– El artículo 9º señala “El ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados financieros, durante su existencia.

Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones.

Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe emitir estados financieros de propósito general”.

– A su turno, el art. 21 define los estados financieros de propósito general como “…. aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta.
Son estados financieros de propósito general, los estados financieros básicos y los estados financieros consolidados, al paso que el artículo 22 siguiente establece “Son estados financieros básicos:

1. El balance general.
2. El estado de resultados.
3. El estado de cambios en el patrimonio.
4. El estado de cambios en la situación financiera, y
5. El estado de flujos de efectivo”.

Por último, el art. 32 define los estados financieros comparativos como “…. aquellos que presentan las cifras correspondientes a mas de una fecha, período o ente económico.
Los estados financieros de propósito general se deben preparar y presentar en forma comparativa con los del período inmediatamente anterior, siempre que tales períodos hubieren tenido una misma duración. En caso contrario, la comparación se debe hacer respecto de estados financieros preparados para mostrar un mismo lapso del ciclo de operaciones. (….)”. (Los subrayados son nuestros).

De la normativa relativa a las normas de contabilidad se observa, en primer lugar, que concordante con lo dispuesto en el Ordenamiento Mercantil también prevé la obligación de cortar las cuentas a 31 de diciembre de cada año cuando en los estatutos sociales no se determinan las fechas en las que el ente económico debe preparar y difundir estados financieros.

En segundo lugar, además señala la forma y características que los entes económicos deben observar en la elaboración de los estados financieros de propósito general, que son los que de acuerdo con la ley se preparan al cierre de un período, sumado a que también impone que los mismos deben preparase en forma comparativa, esto quiere decir que las cifras que corresponden a un periodo se presentan frente a las que corresponden al periodo inmediatamente anterior, lo que le permite a los asociados apreciar la evolución de los negocios sociales, y de consiguiente la gestión de los administradores, que es precisamente una de las características de los estados financieros de propósito general.

En ese orden de ideas, los entes societarios, lo que incluye a las sociedades anónimas, pueden establecer estatutariamente más de un corte de cuentas, en caso afirmativo los administradores de la sociedad están en la obligación de cortar sus cuentas y elaborar los estados financieros de propósito general comparativos conforme a las prescripciones legales y a las normas de contabilidad establecidas, en las fechas determinadas en los estatutos, lo que de otra manera significa que si la sociedad tiene previsto cortes semestrales, en cada uno de los cierres debe preparar y difundir estados financieros de propósito general comparativos, información financiera que deberá remitirse a la Entidad luego de que hayan sido puestos a consideración del máximo órgano social y siempre que la sociedad se encuentre en alguna de las causales de vigilancia (Decreto 4350 de 2006), o tratándose de sociedades en inspección cuando la Entidad así lo haya solicitado, dentro de los plazos que anualmente define la Entidad a través de Circular Externa, con fundamento en las atribuciones de inspección y vigilancia previstas en los artículos 83 y 84 de la Ley 222 de 1995 . 

Solo queda por señalar, conforme lo antes expuesto, cuando un ente económico por estatutos tiene más de un corte de cuentas durante un año -primero de enero y treinta y uno diciembre-, no es ni técnica, ni legalmente procedente presentar “estados financieros anualizados”, asunto por el cual indaga en su comunicación. […]” (Subrayado nuestro)

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