Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Así lo indicó la DIAN en su Concepto 3385 de enero de 2014, en el cual se ratificó lo indicado en el Concepto 63100 de junio de 2000. Por tanto, a la hora de hacer los reportes de exógena, habría que tener cuidado con los valores reportados con el concepto 5055 dentro del formato 1001.
En enero de 2014 la DIAN expidió su Concepto 3385 a través del cual se ratificaba lo indicado en el Concepto 63100 de junio de 2000, concepto a través del cual la DIAN concluía que los viáticos ocasionales que cumplían con la norma del artículo 10 del Decreto 535 de 1987 (hoy día recopilado en el artículo 1.2.4.7 del DUT 1625 de octubre de 2016) no formaban un ingreso bruto para el trabajador, por lo que no se tenían que incluir en el “certificado de ingresos y retenciones” (formulario 220) que al final del año se expide a los asalariados.
En la norma del artículo 10 del Decreto 535 de 1987, recopilada en el artículo 1.2.4.7 del DUT 1625 de octubre de 2016, se lee lo siguiente:
“Artículo 1.2.4.7. Pagos o abonos en cuenta no sometidos a retención en la fuente. No está sometida a la retención en la fuente sobre pagos o abonos en cuenta originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, el reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para el desempeño de sus funciones fuera de la sede habitual de su trabajo, siempre y cuando el trabajador entregue al pagador las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso, las cuales deberán ser conservadas por el pagador y contabilizadas como un gasto propio de la empresa.
Lo dispuesto en este artículo no se aplicará cuando los gastos de manutención o alojamiento correspondan a retribución ordinaria del servicio.”
De acuerdo con dicha norma, si el asalariado trae a la empresa los soportes necesarios para demostrar que utilizó el dinero por viáticos ocasionales en manutención, alojamiento y transporte, los recursos que le había dado la empresa se convierten en un simple “reembolso de gastos” que no le forma ingreso tributario, y por tanto no se debe someter a retención en la fuente y mucho menos se debe incluir al final del año en el formulario 220 que se expida al asalariado.
Así lo indicó la DIAN en el Concepto 63100 de junio de 2000, el cual fue citado parcialmente dentro del Concepto 3385 de enero de 2014 y en el cual se lee:
«Los pagos por concepto de viáticos permanentes son ingresos del trabajador y deben ser incluidos en el respectivo certificado de ingresos y retenciones. Los que correspondan a reembolso de gastos no se incluyen en dicho certificado«.
(Los subrayados son nuestros)
Siendo claro entonces que los viáticos ocasionales que sí quedan soportados por el asalariado no le forman un ingreso tributario (pues se le convierten en un simple reembolso de gastos), se debe tener cuidado cuando al final del año, en el momento de elaborar el formato 1001 con los reportes de información exógena tributaria, la DIAN solicita utilizar el concepto 5055 para reportar el valor por “viáticos”
Así por ejemplo, en el texto del numeral 18.2 del artículo 18 de la Resolución 000112 de octubre de 2015, con la cual se solicitó la información exógena del año gravable 2016 (resolución que ha sido modificada hasta el momento con 4 resoluciones posteriores, siendo la más reciente la efectuada con la Resolución 000042 de julio 11 de 2017), se incluye la siguiente instrucción sobre el valor que se reportaría con el concepto 5055 dentro del formato 1001:
“Viáticos: El valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador, en el concepto 5055.”
Teniendo en cuenta lo anteriormente explicado, se entendería que los valores que la DIAN desea que se reporten con el concepto 5055 serían aquellos que el trabajador recibió como viáticos ocasionales, pero que utilizó en manutención, alojamiento y transporte (entregando los soportes a su empleador).
Por tanto, y sin importar si los soportes que trajo el trabajador quedaron a nombre del propio asalariado o quedaron a nombre de la empresa, se entendería que el reporte con el concepto 5055 se realizaría utilizando el nombre del propio trabajador, pero obviamente la DIAN entenderá que ese valor no le configura un ingreso a este último.
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