¿Ya no importa dónde están los libros y papeles, sino en dónde pueden ser consultados? – Hernando Bermúdez Gómez

La penetración, lenta pero inexorable, de los documentos electrónicos trae consigo varias ventajas y muchas controversias de orden jurídico. Es que las leyes, creadas a través de siglos de reflexiones, han versado durante milenios sobre papeles y tan solo hará unos 80 años empezaron a registrar el uso de la electrónica.

¿Dónde pueden las autoridades inspeccionar los libros y documentos de una empresa? ¿Dónde pueden los socios ejercer su derecho de inspección? ¿Cómo son las reglas en materia tributaria? ¿En realidad, en dónde están los documentos electrónicos? ¿Ya no importa dónde están los libros y papeles, sino en dónde pueden ser consultados?

En un principio, se entendió que una persona desarrollaba su actividad principal en su domicilio. Según nuestro Código Civil, “ART. 78.— El lugar donde un individuo está de asiento, o donde ejerce habitualmente su profesión u oficio, determina su domicilio civil o vecindad.”. Ahora bien: las personas jurídicas, siendo entes ficticios, pueden tener su domicilio en un lugar determinado por sus estatutos y el asiento principal de su administración en otro. Aún más: el asiento principal de sus negocios puede ser un tercer lugar.

Obsérvese que, según el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, el derecho de inspección puede ejercerse en las oficinas de la administración.

Ante la realidad de contabilidades en las plantas, la ley tributaria señala: “ART. 579-1.— Adicionado. L. 6ª/92, art. 70. Domicilio fiscal. Cuando se establezca que el asiento principal de los negocios de una persona jurídica se encuentra en lugar diferente del domicilio social, el director de impuestos nacionales, podrá, mediante resolución motivada, fijar dicho lugar como domicilio fiscal del contribuyente para efectos tributarios, el cual no podrá ser modificado por el contribuyente, mientras se mantengan las razones que dieron origen a tal determinación.”

Con el documento electrónico resulta que éste puede físicamente encontrarse en un sitio (tal o cual bodega de datos) o puede encontrarse desplazándose por la “nube”, al tiempo que puede ser consultado desde mis diferentes lugares, por ejemplo a través de la Internet.

Con el procesamiento de datos a través de la nube, algunos han descuido el mantener accesibles el conjunto completo que conforman los soportes, los comprobantes, los libros y la correspondencia.

Muchas autoridades se desplazan al sitio donde pueden consultar los documentos, sin importar su calidad, mientras otras se hacen presentes en los domicilios y exigen ver allí la documentación.

Ahora bien: sea cual sea el sustrato material de los documentos, es deber de toda empresa conservarlos y hacer posible su consulta durante el tiempo de guarda. Sobre el cumplimiento de este deber deben pronunciarse los revisores fiscales. Por lo tanto, conviene que en cada caso se fijen políticas que precisen las cosas.

Hernando Bermúdez Gómez
Editor Contrapartida, Novitas, Registro Contable, Vademécum
Tomado de Contrapartida – De Computationis Jure Opiniones
Número 2593, febrero 6 de 2017