Actas: Procedimiento de corrección

A través del Oficio 220-003331 del 22 de enero del 2015, la Superintendencia de Sociedades señala que con anotaciones de pie de página o empleando mecanismos de notorio valor técnico, se pueden corregir las actas de reuniones societarias cuando existen errores de enumeración, omisión de datos, etc.

Libros de Actas y problemáticas

Todas las decisiones y demás circunstancias que lleguen a presentarse  durante el desarrollo de las reuniones ordinarias y extraordinarias de socios o accionistas  deben encontrarse incorporadas en el Libro de Actas, atendiendo lo dispuesto por los artículos 189, 195 y 431 del Código de Comercio, los cuales establecen las formalidades y requisitos que las  Actas deben reunir.

Se deduce que el propósito de las Actas es dejar constancia de todo lo sucedido durante la respectiva asamblea o reunión societaria; por ende, no es viable que en el momento de su redacción, se incluyan  en su contenido eventos que no sucedieron en el desarrollo de la reunión correspondiente.

Las Actas deben tener un número consecutivo en su encabezado, el nombre de la sociedad a la que pertenece, señalar si se reúne la junta de socios, asamblea de accionistas o junta directiva, determinar si la reunión es ordinaria, extraordinaria, por derecho propio, etc., y, además, contener como mínimo: sitio, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocatoria; la lista de los socios que asistieron indicando el número de acciones propias o ajenas que representen; los temas desarrollados; las decisiones asumidas y el número de votos proferidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas radicadas por los socios que asistieron durante la reunión; las designaciones realizadas de acuerdo con la ley y los estatutos, y la fecha y hora en que termina la reunión.

Según el Código de Comercio, las Actas serán suscritas por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal. La expedición de copias de las Actas debe estar autorizada por el Secretario o por el Representante Legal.

Si los Libros de Actas  adolecen de alguna irregularidad por no contemplar los requisitos antes descritos, de acuerdo con el artículo 58 del Código de Comercio, tales documentos carecen de todo valor legal como prueba en favor del comerciante.

Concepto de la Supersociedades

La Superintendencia de Sociedades mediante el Oficio 220-003331 del 22 de enero del 2015 afirma que de acuerdo con el artículo 131 del Decreto 2649 de 1993, se pueden realizar Actas adicionales en aquellos casos donde de manera inadvertida se omitieron en el contenido de las Actas pertinentes datos que la ley o el contrato exigían su estipulación. Los encargados de suplir dichas omisiones a través de Actas adicionales son el presidente y el secretario de la reunión.

El Acta adicional requerirá de aprobación por la junta de socios, asamblea de accionistas o junta directiva o por las personas que alguno de los citados órganos societarios hubiere designado para tal finalidad, cuando aquella busca aclarar o hacer constar decisiones de tales instancias colegiadas.

El oficio señala que si la corrección de actas se basa en simples errores de transcripción, en el orden cronológico de la información o de la enumeración, la omisión de un dato, entre otros similares, a la luz del artículo 132 del Decreto 2649 de 1993, dichas falencias se pueden subsanar a través de la  anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.

Si los errores son de otra naturaleza, el correctivo procedente es la anulación de los folios, y para ello se debe señalar sobre los mismos, la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.

Ab. José Vicente Hurtado P.
Universidad Santo Tomás, Seccional Bucaramanga.
Especialista y Mg. en Derecho Comercial.
Universidad Externado de Colombia.

* Exclusivo para actualicese.co