Actualización del registro web para contribuyentes del régimen tributario especial

Según el artículo 364-5 del ET, las entidades sin ánimo de lucro y del sector cooperativo clasificadas en el régimen tributario especial deberán actualizar anualmente la información en el registro web.

Para el 2021, el plazo para cumplir con esta obligación vence el 31 de marzo del año en curso.

De acuerdo con lo consagrado en el artículo 364-5 del Estatuto Tributario –ET–, todas las entidades que pretendan ser clasificadas en el régimen tributario especial –RTE– deberán registrarse en el servicio informativo de la Dian. Dicho registro tiene por objeto que el proceso de calificación sea público, que la comunidad se pronuncie sobre los requisitos de acceso al régimen tributario especial y que remita comentarios generales y observaciones sobre la respectiva entidad.

En este orden de ideas, el artículo 1.2.1.5.1.3 del Decreto 1625 de 2016 señala al registro web como un requisito de obligatorio cumplimiento que se construye con base en la información suministrada por los contribuyentes del RTE (ver el artículo 1.2.1.5.1.2 del Decreto 1625 de 2016), con el objetivo de darle transparencia al proceso de calificación, permanencia y actualización en el régimen especial.

Ahora bien, el artículo 1.6.1.13.2.25 del mismo decreto en mención, modificado por el Decreto 1680 de 2020, en concordancia con el inciso tercero del artículo 364-5 del ET, establece que el registro web deberá ser actualizado a más tardar el 31 de marzo de 2021 independientemente del último dígito del NIT registrado en el RUT.

Recordemos que dentro de este mismo plazo también deberá ser presentada la memoria económica a que se refiere el artículo 356-3 del ET, la cual estará a cargo de los contribuyentes del RTE, así como las cooperativas que hayan obtenido en el año gravable 2020 ingresos superiores a 160.000 UVT ($5.697.120.000).

Así pues, los contribuyentes del RTE y las cooperativas que no realicen dentro del plazo mencionado el proceso de actualización y envío de la memoria económica, serán contribuyentes del impuesto sobre la renta del régimen ordinario a partir del año gravable 2021, teniendo la obligación de realizar la respectiva actualización del RUT.

Es preciso destacar que el concepto de actualización compare dos aspectos, a saber:

• La actualización de la información en el registro web, cuya periodicidad es anual.
• La actualización de la calidad contribuyente perteneciente al régimen tributario especial en el RUT, la cual se efectúa con la presentación de la declaración de renta como contribuyente del RTE (ver el artículo 356-3 del ET).

Entidades sin ánimo de lucro

Para el caso de las entidades sin ánimo de lucro y tal como lo establece el artículo 1.2.1.5.1.9 del Decreto 1625 de 2016, en el proceso de actualización deberán adjuntar la información de la copia de los estatutos de la entidad y la certificación suscrita por el representante legal (ver los numerales 4 y 5 del artículo 1.2.1.5.1.8 del Decreto 1625 de 2016), siempre y cuando exista algún cabio frente a la información reportadas en el momento de realizar el proceso de calificación o permanencia. Con relación al numeral 6 del artículo 1.2.1.5.1.8 del Decreto 1625 de 2016, se debe adjuntar el acta cuando se den alguno de los supuestos establecidos en dicho numeral.

“Artículo 1.2.1.5.1.8. Anexos de la solicitud de calificación o permanencia como entidad perteneciente al Régimen Tributario Especial.

(…)

6. Copia del acta de la Asamblea General o máximo órgano de dirección, en la que se indique el estado de las asignaciones permanentes de los años gravables anteriores y que no han sido reinvertidas, y de manera sumaria se informe la forma como se realiza la reinversión del beneficio neto o excedente tratado como exento en el año gravable anterior, de conformidad con el artículo 1.2.1.5.1.27. de este decreto. Esta información se deberá enviar cuando haya lugar a ello.”

(El subrayado es nuestro).

Sector cooperativo

De acuerdo con el artículo 1.2.1.5.2.2 del Decreto 1625 de 2016, los contribuyentes del RTE del sector cooperativo previsto en el artículo 19-4 del ET, deberán realizar el registro web con las siguientes aclaraciones:

• La descripción de la actividad meritoria, la cual debe corresponder a la descripción del objeto social que realizan los contribuyentes del RTE del sector cooperativo.
• El monto y el destino de la reinversión del beneficio o excedente neto, cuando corresponda. Se refiere a la aplicación del excedente de conformidad con la ley y la normativa cooperativa vigente ( Ley 79 de 1988).
• Un informe anual de resultados que prevea datos sobre sus proyectos en curso y los finalizados, los ingresos, los contratos realizados, subsidios y aportes recibidos así como las metas logradas en beneficio de la comunidad.

Es importante no perder de vista que, respecto al numeral 9 del parágrafo 2 del artículo 364-5 del ET (en el cual se detalla la información que deberá contener el registro web), el prevalidador del formato 2532 – Información de donaciones, permitirá dejar como anónima la información relacionada con la identificación y el nombre del donante; esto en cumplimiento de la decisión tomada por la Corte Constitucional a través de la Sentencia C-022 de enero 29 de 2020 (ver nuestro editorial Corte constitucional declara inexequible una parte del registro web de las ESAL).

Puntos a tener en cuenta antes de efectuar el proceso de actualización del registro web

Antes de iniciar el proceso de actualización del registro web es importante tener en cuenta ciertos aspectos como:

Verificar la información del RUT

• Es importante verificar que los datos de ubicación de la entidad estén completos y sean correctos.
• La casilla 53 – Responsabilidades, debe tener registrado el código 04 –Régimen tributario especial.
• Las empresas del sector cooperativo deben verificar que las casillas 66 a 69 se encuentren correctamente diligenciadas.
• La casilla 70 – Beneficio, deberá contener código 2 – Sin ánimo de lucro.
• Los datos de identificación y nombre del representante legal autorizado para presentar la solicitud deberán ser correctos y, además, deben estar ubicados en el primer ítem de la hoja 3 del RUT.
• En la casilla 76 – Fecha de registro, deberá estar diligenciada la fecha de registro ante el ente de vigilancia y control.
• En la casilla 88, deberá estar diligenciada la entidad de vigilancia y control.
• Deberá verificar que una de las actividades económicas registradas en el RUT corresponda a alguna de las actividades meritorias definidas en el artículo 359 del ET.

Es preciso resalar que se deberá contar con el instrumento de firma electrónica actualizada, dado que esta permitirá efectuar la actualización del registro web así como también firmar el RUT cuando se realicen los ajuste necesarios (ver nuestro editorial Firma electrónica: 5 pasos para generarla).

Documentación requerida para la presentación de la actualización del registro web

Entre la documentación requerida para la presentación de la actualización del registro web destacamos:

1. Informe anual de resultados o de gestión que muestre una proyección de los datos sobre sus proyectos en curso y los finalizados, ingresos, contratos realizados, subsidios y aportes recibidos, así como las metas logradas en beneficio de la comunidad.
2. Estados financieros de la entidad del año inmediatamente anterior debidamente autorizados por el máximo órgano de administración.
3. Certificación de requisitos del representante legal o revisor fiscal en el que evidencia que se han cumplido todos los requisitos durante el respectivo año (ver el numeral 13 del parágrafo 2 del artículo 364-5 del ET).
4. Certificación del representante legal sobre los antecedentes judiciales y declaración de caducidad de contratos estatales de los miembros de la junta directiva, fundadores, representantes legales o miembros de los órganos de dirección (ver el numeral 3 artículo 364-3 ET).
5. Acta de la asamblea o máximo órgano de dirección que indique el estado de las asignaciones permanentes de los años gravables anteriores, de conformidad con el artículo 1.2.1.5.1.27 del Decreto 1625 de 2016.
6. Acta de la asamblea general o máximo órgano de dirección en el que se aprobó la distribución del beneficio neto o excedente del respectivo año gravable (ver el numeral 3 del parágrafo 2 del artículo 364-5 del ET).
7. Certificación en la que se indiquen los nombres e identificación de los cargos directivos y gerenciales, y de manera global el concepto y valor de la remuneración de dichos cargos. Lo anterior aplica para las entidades que posean ingresos brutos superiores a 3.500 UVT ($124.624.500 por 2020) en el año gravable inmediatamente anterior.

Envío de la información en el prevalidador por carga masiva

Para el envío de la información necesaria para la actualización del registro web es indispensable descargar el prevalidador que contiene los formatos:

• 2530 – Información fundadores.
• 2531 – Información de personas que ejercen cargos gerenciales, directivos o de control.
• 2532 – Información donaciones.
• 2533 – Información asignaciones permanentes.

Seguidamente se deberá diligenciar la información de los formatos a través del prevalidador, siempre y cuando hayan surgido cambios en comparación con el año inmediatamente anterior.

Recordemos que los formatos 2530 y 2531 son obligatorios, mientras que lo demás formatos solo deberán ser diligenciados cuando haya lugar a ello.

Una vez tenga esta información lista, deberá ser enviada a través del servicio informático electrónico de la Dian “Presentación de información por envío de archivos”.

Radicación de la solicitud de actualización del registro web

Para radicar la solicitud de actualización del registro web será necesario diligenciar el formato 5245 a través del SIE régimen tributario especial, ubicada en la plataforma Muisca de la Dian.

Igualmente, deberán adjuntarse los documentos soporte requeridos, firmar y presentar la solicitud de actualización del registro web verificando que el formato 5245 quede con la marca de agua “presentado”.

Es preciso señalar que, en caso de recibir comentarios por parte de la sociedad civil, recibirá, dentro de los 3 días hábiles siguientes al vencimiento de la recepción de los comentarios, un correo por parte de la Dian informando sobre la obligación de dar respuesta a la totalidad de los cometarios recibidos. Sin embargo, es importante que la entidad, de manera autónoma, revise constantemente si ha recibido comentarios.

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