Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Según el artículo 364-5 del ET, las entidades sin ánimo de lucro y del sector cooperativo clasificadas en el régimen tributario especial deberán actualizar anualmente la información en el registro web.
Para el 2021, el plazo para cumplir con esta obligación vence el 31 de marzo del año en curso.
De acuerdo con lo consagrado en el artículo 364-5 del Estatuto Tributario –ET–, todas las entidades que pretendan ser clasificadas en el régimen tributario especial –RTE– deberán registrarse en el servicio informativo de la Dian. Dicho registro tiene por objeto que el proceso de calificación sea público, que la comunidad se pronuncie sobre los requisitos de acceso al régimen tributario especial y que remita comentarios generales y observaciones sobre la respectiva entidad.
En este orden de ideas, el artículo 1.2.1.5.1.3 del Decreto 1625 de 2016 señala al registro web como un requisito de obligatorio cumplimiento que se construye con base en la información suministrada por los contribuyentes del RTE (ver el artículo 1.2.1.5.1.2 del Decreto 1625 de 2016), con el objetivo de darle transparencia al proceso de calificación, permanencia y actualización en el régimen especial.
Ahora bien, el artículo 1.6.1.13.2.25 del mismo decreto en mención, modificado por el Decreto 1680 de 2020, en concordancia con el inciso tercero del artículo 364-5 del ET, establece que el registro web deberá ser actualizado a más tardar el 31 de marzo de 2021 independientemente del último dígito del NIT registrado en el RUT.
Recordemos que dentro de este mismo plazo también deberá ser presentada la memoria económica a que se refiere el artículo 356-3 del ET, la cual estará a cargo de los contribuyentes del RTE, así como las cooperativas que hayan obtenido en el año gravable 2020 ingresos superiores a 160.000 UVT ($5.697.120.000).
Así pues, los contribuyentes del RTE y las cooperativas que no realicen dentro del plazo mencionado el proceso de actualización y envío de la memoria económica, serán contribuyentes del impuesto sobre la renta del régimen ordinario a partir del año gravable 2021, teniendo la obligación de realizar la respectiva actualización del RUT.
Es preciso destacar que el concepto de actualización compare dos aspectos, a saber:
Para el caso de las entidades sin ánimo de lucro y tal como lo establece el artículo 1.2.1.5.1.9 del Decreto 1625 de 2016, en el proceso de actualización deberán adjuntar la información de la copia de los estatutos de la entidad y la certificación suscrita por el representante legal (ver los numerales 4 y 5 del artículo 1.2.1.5.1.8 del Decreto 1625 de 2016), siempre y cuando exista algún cabio frente a la información reportadas en el momento de realizar el proceso de calificación o permanencia. Con relación al numeral 6 del artículo 1.2.1.5.1.8 del Decreto 1625 de 2016, se debe adjuntar el acta cuando se den alguno de los supuestos establecidos en dicho numeral.
“Artículo 1.2.1.5.1.8. Anexos de la solicitud de calificación o permanencia como entidad perteneciente al Régimen Tributario Especial.
(…)
(El subrayado es nuestro).
De acuerdo con el artículo 1.2.1.5.2.2 del Decreto 1625 de 2016, los contribuyentes del RTE del sector cooperativo previsto en el artículo 19-4 del ET, deberán realizar el registro web con las siguientes aclaraciones:
Es importante no perder de vista que, respecto al numeral 9 del parágrafo 2 del artículo 364-5 del ET (en el cual se detalla la información que deberá contener el registro web), el prevalidador del formato 2532 – Información de donaciones, permitirá dejar como anónima la información relacionada con la identificación y el nombre del donante; esto en cumplimiento de la decisión tomada por la Corte Constitucional a través de la Sentencia C-022 de enero 29 de 2020 (ver nuestro editorial Corte constitucional declara inexequible una parte del registro web de las ESAL).
Antes de iniciar el proceso de actualización del registro web es importante tener en cuenta ciertos aspectos como:
Es preciso resalar que se deberá contar con el instrumento de firma electrónica actualizada, dado que esta permitirá efectuar la actualización del registro web así como también firmar el RUT cuando se realicen los ajuste necesarios (ver nuestro editorial Firma electrónica: 5 pasos para generarla).
Entre la documentación requerida para la presentación de la actualización del registro web destacamos:
Para el envío de la información necesaria para la actualización del registro web es indispensable descargar el prevalidador que contiene los formatos:
Seguidamente se deberá diligenciar la información de los formatos a través del prevalidador, siempre y cuando hayan surgido cambios en comparación con el año inmediatamente anterior.
Recordemos que los formatos 2530 y 2531 son obligatorios, mientras que lo demás formatos solo deberán ser diligenciados cuando haya lugar a ello.
Una vez tenga esta información lista, deberá ser enviada a través del servicio informático electrónico de la Dian “Presentación de información por envío de archivos”.
Radicación de la solicitud de actualización del registro web
Para radicar la solicitud de actualización del registro web será necesario diligenciar el formato 5245 a través del SIE régimen tributario especial, ubicada en la plataforma Muisca de la Dian.Igualmente, deberán adjuntarse los documentos soporte requeridos, firmar y presentar la solicitud de actualización del registro web verificando que el formato 5245 quede con la marca de agua “presentado”.
Es preciso señalar que, en caso de recibir comentarios por parte de la sociedad civil, recibirá, dentro de los 3 días hábiles siguientes al vencimiento de la recepción de los comentarios, un correo por parte de la Dian informando sobre la obligación de dar respuesta a la totalidad de los cometarios recibidos. Sin embargo, es importante que la entidad, de manera autónoma, revise constantemente si ha recibido comentarios.
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