Adaptación de la revisoría fiscal y la auditoría en tiempos de pandemia
La cuarentena, como método de contención del virus, hace insostenible en el corto plazo que el revisor fiscal y el auditor puedan ejercer sus labores en las empresas. Por eso, deben establecerse protocolos de cuidado del personal y de manejo de las pruebas físicas y documentales.
La cuarentena, como método de contención del virus, hace insostenible en el corto plazo que el revisor fiscal y el auditor puedan ejercer sus labores en las empresas. Por eso, deben establecerse protocolos de cuidado del personal y de manejo de las pruebas físicas y documentales.
En los últimos años, el tema de la pandemia ha estado en las noticias internacionales. Las más recientes, la gripa H1N1 y el Ébola, fueron preámbulos que no llegaron con fuerza a América Latina y que seguramente no fueron pronosticados en las matrices de riesgo de las compañías, por considerarse un tema remoto, especialmente si la compañía no contaba con revisoría fiscal.
El hoy denominado COVID-19, que ya convive entre nosotros, ha conseguido la aceleración y respuesta de los planes de contingencia de la industria y comercio en general.
El cambio forzoso y la reinvención a los nuevos escenarios en los sectores económicos implica una adaptación, en la misma medida, en la prestación de servicios de revisoría fiscal y auditoria. Actividades como la consecución de muestreos físicos, revisión de soportes documentales, entrevistas, entre otras, requieren la generación de estrategias que mitiguen el riesgo de contagio y aun así sean eficaces y oportunas.
La coyuntura se ha afrontado con el uso de las tecnologías de la información y la comunicación –TIC–, donde los sistemas han sido una plataforma fundamental, pues mediante conexiones remotas, uso de VPN, red e intranet han sacado avante el monitoreo, especialmente para dar cumplimiento a las obligaciones de carácter legal y tributario.
Sin embargo, la cuarentena, como método de contención del virus, hace insostenible en el corto plazo que las labores de revisoría fiscal y auditoria puedan ejercer el control necesario para mitigar los riesgos contables, tributarios y de fraude, a los que están expuestos continuamente las organizaciones, sin importar su tamaño. Por ello, y mientras no se levanten las medidas de restricción a la movilidad, es necesario reinventar ciertas actividades, para brindar el soporte que las empresas requieren en estos tiempos de incertidumbre y confinamiento.
En consecuencia, se deben establecer protocolos de cuidado del personal y manejo de las pruebas físicas y documentales, en el caso de reactivarse ciertos sectores o su totalidad, atendiendo las recomendaciones indicadas por la Organización Mundial de la Salud –OMS–.
Modelo de protocolo para la ejecución de pruebas que requieren inspección física
De acuerdo con el Instituto Federal de Evaluación de Riesgos de Alemania –BfR, por sus siglas en alemán–, las pruebas de laboratorio muestran que el nuevo COVID-19 puede permanecer en estado infeccioso «después de una fuerte contaminación» durante tres horas en el aire, cuatro horas en superficies de cobre y madera, 24 horas en cartón y hasta dos o tres días en acero y plástico.
No obstante, los procesos siguen y la revisoría fiscal tiene como insumo principal la información y documentos generados en el ciclo contable, incluyendo las fuentes de información operativas. Esto implica, para estos tiempos, el riesgo de contagio y proliferación del virus por contacto con personas contagiadas, asintomáticas, o por revisión de evidencia y documentación expuesta.
Por lo anterior, es necesario establecer estrategias dirigidas a disminuir el riesgo en la salud del personal y de tipo procedimental en la eficacia y oportunidad de evaluación de los procesos contables, que les permitan a las empresas seguir contando con una revisoría de calidad y actualizada a los riesgos previsibles de esta nueva realidad mundial. Estas pruebas deben segmentarse para definir cuáles se obtienen de forma física.
Es por ello que es indispensable el uso de elementos de protección personal, como lo son el material de limpieza y desinfección, así como las buenas prácticas de higiene y lavado de manos.
Para el tema de inventarios se recomienda el uso de elementos como:
- Chaqueta antifluido.
- Uso de tapabocas.
- Uso de gafas.
- Uso de guantes, especialmente en la manipulación de papel.
- Alcohol >=70 % de concentración
Y una medida prioritaria: el Ministerio de Salud de Colombia y la OMS recomiendan evitar el contacto físico con las personas.
Antes y después de la prueba:
- Realizar lavado de manos conforme al protocolo de la OMS. De no ser posible, hacer uso de gel antibacterial.
- Realizar desinfección de gafas, careta o visor después de cada prueba o uso.
Ejecución del trabajo:
Muchas de las pruebas requieren de una toma física. Como ejemplos se pueden citar las tomas de inventarios, los exámenes in situ con los procedimientos de la NIA 501 y el voucheo (entiéndase como comprobación documental con verificación de elementos de acuerdo con los parámetros del modelo, check list o cuantificaciones que fije el auditor).
En el caso de retirar la documentación de la compañía o en el caso de trabajarla directamente en la empresa o establecimiento, se recomienda adicionalmente lo siguiente:
- Uso de alcohol antiséptico en el área, para que los patógenos estén presentes en menor medida.
- Manipular la documentación preferiblemente con guantes.
- Uso de ventiladores tradicionales. Se recomienda el uso de este elemento en períodos intermitentes con el fin de que exista circulación de aire y remoción de las partículas que queden en el ambiente, especialmente en áreas cerradas, como es el caso de bodegas, sótanos, archivos muertos o en oficinas de cubículos.
Una vez finalizada la toma física, realizar desinfección de los elementos. El uso de bolsas plásticas que contengan estos elementos es opcional, pero agregan valor en la seguridad.
Las series de casos disponibles actualmente no han mostrado evidencia sólida de transmisión materno perinatal, por lo que no se requerirían medidas adicionales para el caso de que sea una mujer embarazada quien lleve a cabo estas funciones.
Si detecta que convive o ha convivido con una persona que ha contraído la infección por coronavirus, si desarrolla síntomas respiratorios propios de esta enfermedad y tiene fiebre, debe llamar o contactar a su responsable directo y comunicárselo.
No se recomienda compartir cubiertos, vasos, botellas o bebidas entre compañeros, siendo conveniente marcarlos con las iniciales, usando un rotulador indeleble, o de otro tipo.
No compartir los equipos de protección individual (tapabocas, gafas, guantes, mascarillas, etc.) con otros funcionarios, siendo conveniente marcarlos.
En el caso de que los guantes de protección específicos sean de uso compartido, el funcionario se debe colocar previamente unos guantes de látex para la realización del procedimiento.
En caso de haber hecho algún viaje fuera de la ciudad durante los últimos 30 días, deberá comunicarlo a la compañía.
Se recomienda que el protocolo quede por escrito, firmado y aceptado por el trabajador.
Componentes más afectados
Las siguientes son las áreas de los estados financieros con mayor probabilidad de resultar afectadas por la actual emergencia sanitaria y la crisis económica derivada; el profesional a cargo, por tanto, tendrá que efectuar pruebas sustantivas, muchas de ellas podrán hacerse de forma virtual y permitirán al cliente tener seguridad en la información financiera:
- Hipótesis de negocio en marcha: si bien la elasticidad entre oferta y demanda sugiere que los mercados tienden al equilibrio como principio macroeconómico, necesariamente existirá afectación del flujo económico de la renta. Si esto no ocurre pronto no existirá capital de trabajo o continuidad de la planta de personal, y se empezarán a prescindir de aquellos cargos no necesarios, dando paso a la reingeniería de cargos.
La valuación por parte del revisor puede estar dada por la auditoria de las partidas del flujo de caja. Es necesario verificar si contienen o no todos los elementos, erogaciones y conceptos actuales. Muchos de ellos pueden estar afectados por los decretos expedidos por el Gobierno nacional, los cuales otorgan alivios o posponen obligaciones que impliquen salida de recursos. Lo principal será evidenciar que entre las condiciones que generan dudas sustanciales están las tendencias negativas en los resultados operativos, pérdidas sucesivas e impagos de obligaciones financieras.
- Pagos efectuados durante la contingencia: verificar que exista claridad de los pagos entre el inicio y el fin, que tengan relación de causalidad y estén aprobados por gerencia. Esto necesariamente derivará de solicitud de soportes adicionales de los movimientos transaccionales del sistema.
- Deterioro del valor de los activos: especialmente de los no financieros. La evaluación de estados financieros de períodos intermedios requerirá que se valide si la maquinaria está afectada por el riesgo país y la inflación que ya estamos viviendo con el alza en la tasa representativa del mercado.
- Pasivos por obligaciones, gravámenes y tasas: estar atento al pago de impuestos, a la creación de nuevos impuestos o reformas tributarias que hagan sostenible el pago de créditos otorgados por bancos de segundo piso y la regla fiscal.
- Inversiones en asociadas y negocios conjuntos: si bien el porcentaje de participación no cambia por efecto de la pandemia, el avance de las operaciones, especialmente en el sector de la construcción, se verá afectado.
- Inventarios y activos movibles: sin duda, el cálculo del valor neto de realización por modelo, obsolescencia, precios más bajos, la divisa y operaciones que no tienen coberturas en importación y exportación pueden hacer variar este rubro.
- Instrumentos financieros y arrendamientos: el riesgo crediticio al no existir ingresos puede derivar en impagos, especialmente si se realizaron inversiones en bienes de capital –Capex, por sus siglas en inglés–. La NIIF 9 y la NIC 39 plantean entre los escenarios un posible cambio de modelo de negocio, a causa de los picos del COVID-19 y su curva de crecimiento exponencial.
- Actualización de matrices: de control interno, de las fuerzas de Porter, del COSO y de las pérdidas máximas esperadas y soportables.
- Valor razonable de instrumentos financieros: al estar expuestos al precio que un tercero aceptaría y es capaz de pagar por el bien, surgirían variaciones en este valor, especialmente por la incertidumbre, el cambio de hábitos y la pérdida de confianza de los consumidores.
- Subvenciones o apoyos económicos del estado: rebajas de impuestos y moratorias.
- Provisiones: si bien la NIC 37 – Provisiones, pasivos y activos contingentes indica que no es posible hacer provisiones sobre pérdidas futuras, algunas decisiones como clausuras o finiquitos de contratos pueden ocasionar el uso de provisiones.
De las mencionadas pruebas, las más relevantes serán las que mejoren el flujo de caja, agreguen una optimización de la carga tributaria o laboral con la identificación de las normas que emite el Gobierno nacional, los decretos locales y las políticas públicas para mitigar la pandemia.
La aplicación de estas recomendaciones básicas permitirá el desarrollo de las labores de revisoría de una forma segura, tanto para el personal como para el cliente, cumpliendo las normas sanitarias.
Diego Cubillos Mojica
Coordinador operacional de G. P. Soluciones Integrales.