Soportes y comprobantes contables, ¿deben estar impresos?

Mediante el Concepto 0409 del 7 de julio de 2021, el CTCP se pronunció sobre la pertinencia de imprimir en papel los soportes y comprobantes contables.

En este editorial te contamos las consideraciones que deben seguirse para que estos documentos obtengan la validez probatoria requerida.

De acuerdo con el artículo 6 del anexo 6 del Decreto 2420 de 2015, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados.

Adicional a ello, los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad que les corresponde. Algunos ejemplos son los recibos de caja, las facturas de venta y documentos equivalentes, las letras de cambio y las notas de contabilidad.

Respecto a los comprobantes de contabilidad, el artículo 7 del anexo 6 del decreto en mención determina las características que deben tener:

• Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.
• Los comprobantes de contabilidad deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano.
• Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.
• Se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.
• La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan.
• Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.
• Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronológico todas las operaciones.

Algunos ejemplos de comprobantes de contabilidad son, entre otros, los de ingresos, egresos, ventas y de nómina.

Ahora bien, mediante el Concepto 0409 de 2021, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP– expone que los soportes y comprobantes de contabilidad no requieren necesariamente estar impresos en papel para obtenerse la información necesaria y probar su validez legal.

Esta interpretación del CTCP corresponde a lo establecido por la Ley 527 de 1999, en la que se expone que los documentos no necesariamente deben estar impresos:

Artículo 6. Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito.

(El subrayado es nuestro).

Es importante aclarar que ante la imposibilidad de una firma manuscrita es concebible una firma de carácter electrónico.

Por otra parte, el artículo 7 de la  Ley 527 de 1999 expone que, cuando una norma exija la presencia de una firma en relación con un mensaje de datos, se podrá satisfacer dicho requerimiento si se utiliza un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos e indicar que el contenido cuenta con su aprobación, siempre que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

Las disposiciones de la Ley 527 de 1999 aplican para la normativa que exige la firma como un requisito obligatorio en los documentos contables, de igual manera, a las normas que prevén consecuencias en el caso de no existir una firma.

Para concluir, los soportes y comprobantes contables podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta; para ello no se requiere necesariamente que se encuentren impresos en papel.

Por lo dispuesto en la norma, el CTCP aclara que los mensajes de datos serán admisibles como medio de prueba en toda actuación administrativa o judicial. Esto implica que a los soportes y comprobantes contables no se les negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria por el solo hecho de que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentados en su forma original.

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