Soportes contables se pueden imprimir en papel reciclado


ACTUALIDAD, Estándares Internacionales Publicado: 8 agosto, 2018
Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Mediante su Concepto 613 del 23 de julio de 2018 el Consejo Técnico de la Contaduría Pública dio respuesta a un usuario, indicando que no existe norma legal que prohíba que los comprobantes y soportes contables puedan ser impresos en papel reciclado; se recomienda anular con una “x” la cara contraria.

El pasado 23 de julio de 2018 el Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP– emitió su respuesta a la consulta 613 recibida el 11 de julio de 2018, en la que se le había indagado a dicho organismo si para optimizar el uso de papel en una empresa era válido imprimir, por ejemplo los comprobantes de egreso del pago de nómina en el reverso de un papel que ya tenía información impresa por uno de sus lados.

Al respecto, y teniendo presente las normas de los artículos 125 al 135 del Decreto 2649 de 1993 (los cuales siguen vigentes pues regulan asuntos sobre documentación contable que no se encuentran reglamentados en ninguno de los anexos que componen el DUR 2420 de diciembre de 2015), al igual que las normas de los artículos 252 y 279 del Código de Procedimiento Civil (normas que contienen requisitos para que un documento se presuma como auténtico), el CTCP manifestó lo siguiente:

“la entidad deberá asegurar que dichos documentos puedan ser reproducidos por otros medios que cumplan los requisitos del artículo 56 del Código de Comercio”

“Con fundamento en lo anterior, el CTCP ha concluido que no existe ninguna disposición legal que prohíba que los comprobantes y soportes contables puedan ser impresos en papel reciclado. No obstante lo anterior, la entidad deberá asegurar que dichos documentos puedan ser reproducidos por otros medios que cumplan los requisitos del artículo 56 del Código de Comercio, reglamentado por el Decreto 805 de 2013, y los requerimientos de los artículos 252 y 279 del Código de Procedimiento Civil, en relación con la autenticidad de los documentos privados y su valor probatorio. 

Por último es importante mencionar que el valor probatorio de los comprobantes de contabilidad, comprobantes de egreso, recibos de caja, entre otros, no radica necesariamente en la impresión del mismo, sino en el soporte de que muestra que dicha operación fue realizada, por ejemplo, una consignación en la cuenta de un proveedor es prueba que el pago se realizó, mientras que el comprobante de egreso es prueba que se contabilizó dicho pago; el registro de abonos a cuenta de ahorros de los empleados es prueba de que la nómina fue pagada, y así sucesivamente”

Decreto 2649 de 1993 sigue vigente en relación con la forma de elaborar los soportes contables

La norma del artículo 123 del Decreto 2649 de 1993 sigue siendo aplicable para regular la forma en que se deben elaborar los soportes contables. En dicha norma se lee lo siguiente:

Artículo 123. Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle”.

Visto lo anterior, y de acuerdo con la opinión del CTCP, los obligados a llevar contabilidad pueden expedir y aceptar tranquilamente sus soportes contables (tales como un recibo de caja, comprobante de egreso, nota contable, etc.) sin importar que hayan sido impresos en papel reciclado.

En todo caso, sería conveniente anular (con una X grande) la información que esté impresa en la parte del papel que no tienen nada que ver con la información que se pretende soportar. Incluso, será muy importante anular cualquier espacio en blanco en el que se pueda incluir fraudulentamente alguna información adicional con el propósito de alterar la operación que se pretende soportar.

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