¿De qué forma se realiza el reporte de operaciones sospechosas –ROS–?

Tan solo se requiere que una operación sea sospechosa o se le otorgue dicho carácter para que quienes están vigilados por la Superfinanciera y la Supersociedades deban elaborar este reporte y enviarlo a la UIAF. Estos son algunos puntos a tener en cuenta para su correcta elaboración.

Con el objetivo de mejorar la calidad de los reportes de operaciones sospechosas –ROS–, la Unidad de Información y Análisis Financiero –UIAF– realizará dos talleres interactivos denominados Juego de Roles, una actividad en la que los oficiales de cumplimiento asumirán el papel de analistas de la UIAF. Las dos jornadas se realizarán el 21 y 29 de agosto de 2019.

¿En qué consiste el reporte de operaciones sospechosas –ROS–?

Las entidades deben reportar en forma inmediata a la UIAF las operaciones que determinen como sospechosas, las cuales pueden ser operaciones realizadas u operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que les otorguen el carácter de sospechosas.

No se necesita que la entidad tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o verificar que los recursos tienen un origen ilícito; tan solo se requiere que la operación sea sospechosa en los términos definidos en el instructivo sobre este tema de la UIAF y/o dentro del manual de políticas de la misma entidad.

El ROS debe ser elaborado por todas las entidades vigiladas por la Superfinanciera cuando se presente cualquier operación que por sus características particulares tenga la condición de sospechosa, o aquellas intentadas o rechazadas que contengan características que les otorgue el carácter de sospechosas.

Puntos a tener en cuenta sobre la operación reportada

Las entidades deben procurar reportar el valor asociado con la operación reportada o el conjunto de operaciones reportadas. Es importante identificar el tipo de moneda utilizada en la operación, junto con la fecha inicial y la fecha final de la misma. Si la operación reportada no tiene un valor asociado (operación intentada), se puede estimar el valor toda vez que la situación lo permita. De lo contrario, se deberá reportar el valor de la operación como cero.

¿De qué forma se debe reportar la operación sospechosa?

La descripción de la operación reportada es uno de los insumos más relevantes del formato del ROS. Se recomienda un primer párrafo que responda a “quién(es)”, “qué”, “por qué”, “cuándo” y “dónde”. Se debe describir el motivo que generó la alerta para la entidad reportante, seguido de párrafos donde se describa la operación reportada en orden cronológico y de importancia.

Para realizar la descripción de la operación sospechosa, el instructivo de la UIAF sugiere que la entidad reportante responda las siguientes preguntas:

• ¿Qué hace que la operación sea sospechosa?
• ¿Cómo se realizó la operación sospechosa?
• ¿Quiénes realizaron la operación sospechosa?
• ¿Dónde se realizó la operación sospechosa?
• ¿Cuándo se realizó la operación sospechosa?

Es importante adjuntar los documentos que soporten la descripción de la operación sospechosa, con lo cual se podrán reducir los requerimientos que la UIAF haga en el futuro, agilizando así las labores de inteligencia financiera y haciendo más eficientes las labores de cumplimiento en las entidades reportantes.

Si la entidad reportante recibió, por ejemplo, alguna declaración, explicación o justificación que los implicados hayan dado y que se relacione con la operación sospechosa, se debe mencionar e indicar la forma en que se hizo (es decir, si fue de manera escrita, verbal, a partir de un requerimiento formal de la institución, etc.).

Como lo indica el instructivo de la UIAF, el documento soporte de la operación sospechosa puede componerse de extractos bancarios, comprobantes de retiros o de consignaciones, cheques consignados y emitidos, documentos de vinculación a la entidad reportante, declaraciones de cambio, declaraciones de importaciones, declaraciones de exportaciones, contratos aportados por el cliente, declaraciones de renta, certificado de cámara y comercio, entre otros.

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