Documento soporte que formaliza la cuenta de cobro para no obligados a facturar electrónicamente

Mediante el Decreto 358 y la Resolución 000042 de 2020, Minhacienda y la Dian reglamentaron aspectos asociados a la facturación de venta en papel, documentos equivalentes y facturación electrónica con validación previa.

Se introdujo el concepto de “documento soporte” que formaliza la cuenta de cobro.

Tal como lo hemos abordado en anterior editoriales, el 5 de marzo de 2020 el Ministerio de Hacienda expidió el Decreto 358, con el propósito de reglamentar todos los asuntos relacionados con la expedición, solicitud y aceptación fiscal de las facturas de ventas, facturas electrónicas y documentos equivalente.

Posteriormente, a través de la Resolución 000042 de mayo 5 del mismo año, la Dian retomó los lineamientos anteriormente establecidos con las resoluciones 000020 y 000030 de 2019, en lo relacionado con aquellas instrucciones asociadas a los sistemas facturación vigentes.

Ahora bien, el artículo 1 del Decreto 358 de 2020 sustituyó al artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016, para fijar pautas respecto al documento soporte para las adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta, el cual formaliza la cuenta de cobro.

Cabe destacar que este documento soporte no es algo nuevo creado por el Decreto 358, dado que el mismo ya ha venido siendo trabajado por las empresas al momento de realizar compras o adquirir servicios de personas no obligadas a facturar, sin perder de vista que la cuenta de cobro no es considerada un documento equivalente válido para la aceptación fiscal de costos y gastos (ver el artículo 13 de la Resolución 000042 de 2020).

En este orden de ideas, la Dian, a través del artículo 55 de la Resolución 000042, y en concordancia con los artículos 1.6.1.4.12 y 1.6.1.4.13 del Decreto 1625 de 2016, y el artículo 771-2 del Estatuto Tributario –ET–, estableció una serie de instrucciones con el propósito de unificar el tratamiento del documento soporte.

A continuación, abordamos los principales aspectos sobre este documento:

¿Qué es el documento soporte?

[pq]El documento soporte, es el medio con el cual el adquiriente soporta la compra de un bien o adquisición de un servicio con un proveedor no obligado a facturar[/pq].

Por tanto, no es el vendedor quien expide el documento soporte, sino que, por el contrario, es el adquiriente quien debe expedirlo.

Características del documento soporte

Cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción –para que dé lugar a la aceptación fiscal de costos, deducciones o impuestos descontable–, deberá cumplir con los siguientes requisitos:

• Estar denominados expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
• Tener la fecha de la operación, que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
• Contener los apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con personas no residentes fiscales en el territorio colombiano, no inscritos en el RUT, el requisito del NIT será cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
• Contener los apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios.
• Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte, incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Dian.

Nota: mediante el comunicado de prensa 55, la administración tributaria informó que, a partir del 15 de agosto de 2020, el servicio informático electrónico de numeración quedaría a disposición de los usuarios para realizar la solicitud de rangos de numeración del documento soporte; ver nuestro editorial Autorización de numeración para los documentos soporte en compras a los no obligados a facturar.

• Tener descripción específica del bien o servicio prestado.
• Detallar el valor total de la operación.

Cabe señalar que, si bien el documento soporte debe ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien o servicio, salvo cuando se trate de importación de bienes, el inciso segundo del artículo 55 de la Resolución 000042 de 2020 señala que, [pq]si el adquiriente es facturador electrónico, el documento soporte deberá generarse electrónicamente considerando las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Dian[/pq], así como los requisitos antes mencionados.

No obstante, el este documento, además, deberá:

• Incluir firma del emisor del documento soporte al momento de la generación.
• Utilizar el formato electrónico de generación fijado por la Dian.

El adquiriente que soporte sus operaciones con este documento deberá trasmitir a la Dian la información y el contenido del mismo.

Documento soporte en la importación de bienes

Para el caso de importación de bienes, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción será la declaración de importación presentada, la cual dará lugar a la aceptación de costos, deducciones o impuestos descontables.

Lo anterior, siempre y cuando no corresponda a operaciones celebradas con o entre usuarios de zonas francas.

Documento soporte en operaciones con no residentes en Colombia

El documento soporte será válido en los contratos celebrados con personas o entidades no residentes en Colombia, en cuyo caso se deberán cumplir los requisitos antes señalados.

Para efectos de la procedencia del IVA descontable, será necesario acreditar que se ha practicado la respectiva retención en la fuente a título del IVA, de acuerdo con el numeral 3 del artículo 437-2 del ET, o la retención a título de renta.

Si deseas conocer otros aspectos con relación al documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, desde Actualícese hemos preparado una charla en la cual el Dr. Hassan Mohamed Taled explica la diferencia entre un documento equivalente, una factura electrónica y el documento soporte.

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