Nómina electrónica: ¿para quiénes aplicaría y cómo funcionaría?

La Dian busca que la nómina electrónica se convierta en un documento estratégico para la administración tributaria, como lo es la facturación electrónica.

Las personas pertenecientes a la nómina de la empresa que está entregando la información recibirán una notificación con el soporte respectivo.

Luego de dar un paso importante en la modernización tributaria y la transformación digital, a través de la facturación electrónica, la Dian busca dar uno más impulsando la nómina electrónica, tema sobre el cual publicó un proyecto de resolución el 17 de diciembre de 2020.

¿Qué es y para quiénes aplicaría la nómina electrónica?

El proyecto de resolución de la Dian indica que el soporte de pago de nómina electrónica, como se conoce técnicamente, se configura como el documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria, y de los pagos a los pensionados.

Lisandro Junco Riveira, director de ingresos de la Dian explica que el propósito de implementar la nómina electrónica es que, sin duda, se convierta en un documento estratégico para la administración tributaria.

«Durante este año, la Dian expidió una serie de calendarios para que, al mes siguiente según sea su fecha de obligación, las empresas transmitan el acumulado por nómina de cada uno de sus empleados mediante el mismo sistema de facturación electrónica que ya se había instaurado previamente”, explica.

¿Cómo funcionaría?

Javier Neira, directivo de Digital Ware, empresa del sector tecnológico especializada en software, con más de 28 años en el mercado, explica que al igual que el modelo de facturación electrónica, la nómina electrónica está compuesta de conceptos como devengos o deducibles, los cuales serán expuestos mediante operadores autorizados y certificados por la Dian, los cuales harán llegar la información a la entidad utilizando un archivo encriptado.

Por su parte, las personas pertenecientes a la nómina de la empresa que está entregando la información recibirán una notificación, por correo electrónico o como lo disponga la organización, con el soporte de esta; similar a como hoy reciben las facturas electrónicas.

¿Cuándo entraría en vigor?

La Dian estableció un calendario de fechas tentativas que, en medio del trámite del proyecto de resolución, pueden variar al igual que los lineamientos para que las empresas hagan uso de la nómina electrónica. Veamos:

• La fecha de inicio de la habilitación en el servicio informático electrónico de nómina electrónica es el 31 de marzo de 2021, para todas las empresas.
• Las empresas con más de 251 iniciarían con la transmisión del documento, como máximo el 30 de abril de 2021.
• Continuarían las compañías con menos número de colaboradores, cerrando el calendario de transición el 31 de julio de 2021.

¿Qué se debe tener en cuenta para implementar la nómina electrónica en una empresa?

Neira afirma que esta implementación es una oportunidad de mostrar que las empresas nacionales creadoras de software y tecnología tienen una ventaja por su capacidad de responder rápidamente ante las normativas del Gobierno.

«Lo anterior es una razón para que las compañías de software desde ya estén adelantando los requisitos para incorporar los cambios al producto e integración con los operadores certificados para esta operación», dice.

La integración de esta nueva funcionalidad es un reto tanto para las compañías que deberán reportar a la Dian, como para quienes prestan sus servicios con tecnología.

¿Cuáles beneficios tendrán las empresas con la nómina electrónica?

Gracias a esta nueva normativa, el país da un paso más y avanza a la globalización, control y fiscalización que ya existe en muchos países de Latinoamérica hace algunos años.

Sin embargo, Colombia debe seguir trabajando en la implementación de estos esquemas e ir a la par de naciones de la región como Chile, Brasil, México, entre otros.

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