ABC de la facturación electrónica: normativa, obligados, plazos y más

La facturación electrónica se ha ido consolidando en Colombia en los últimos años con bastante firmeza.

A continuación, te contamos cuál es la normativa vigente al respecto, las más recientes novedades, los plazos que no debes perder de vista, entre otros aspectos de interés.

Luego de aproximadamente 3 años desde el inicio de la implementación del sistema de facturación electrónica por parte de los sujetos llamados a facturar, de acuerdo con las disposiciones del Decreto 358 de 2020 y la Resolución 000042 de 2020 (posteriormente modificada por las resoluciones 000094 y 000099 de 2020, y las resoluciones 000012000037000063 y 000167 de 2021), dicho sistema parece estar un poco más consolidado, brindando apoyo a la Dian en su función de controlar y fiscalizar las operaciones económicas realizadas.

Ahora bien, la Ley 2155 de 2021 introdujo una serie de modificaciones al artículo 616-1 del Estatuto Tributario –ET– en materia de facturación electrónica y documentos equivalentes. Estas modificaciones afianzaron aún más el sistema de facturación en Colombia y posteriormente fueron reglamentadas por el Decreto 442 de 2023 y la Resolución 000085 de 2022.

Por ello, a continuación, abordaremos cada una de las novedades presentes en el sistema de facturación electrónica; también los detalles respecto al documento soporte en compras a no obligados a facturar, lo cual permitirá comprender todos los aspectos relacionados con su correcta implementación y manejo.

Novedades en el sistema de facturación electrónica


Como se mencionó anteriormente, en la nueva versión del artículo 616-1 del ET, modificado por el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021, se introdujeron por lo menos 7 importantes novedades, entre las que se destacan:

1. Sanción a facturadores electrónicos

Antes de los cambios introducidos con la Ley 2155 de 2021, la única sanción a la que se exponían quienes no expidieran ni transmitieran las facturas electrónicas y demás documentos electrónicos era la de cierre del establecimiento (en caso de que lo tuvieran; ver los artículos 652-1, 657 y 684-2 del ET; el artículo 1.6.1.4.11 del DUT 1625 de 2026, luego de ser modificado con el Decreto 358 de marzo de 2020; y el artículo 79 de la Resolución Dian 000042 de 2020). Ahora la nueva versión del inciso 3 del artículo 616-1 del ET indica:

Salvo que exista una sanción específica, la no transmisión en debida forma de los documentos del sistema de facturación dará lugar a la sanción establecida en el artículo 651 del Estatuto Tributario.

2. Disposiciones acerca de la facturación en papel

El texto del inciso cuarto de la nueva versión del artículo 616-1 del ET eleva a norma, con fuerza de ley, lo que ya decía el artículo 31 de la Resolución Dian 000042 de 2020 acerca de que los facturadores electrónicos solo están autorizados a usar facturación en papel en los días en que tengan contingencias con sus computadores o software (por ejemplo, un virus informático, un incendio, una caída permanente de internet, etc.).

El problema es radica en que el inciso séptimo de la nueva versión del artículo 616-1 del ET establece que, una vez superada la contingencia, el obligado a facturar solo tendrá 48 horas para convertir esas facturas de papel en facturas electrónicas. También tendrá solo ese mismo tiempo para transmitirlas, lo cual es totalmente ilógico si el volumen de facturas en papel es significativo.

3. Facturas de plataformas de comercio

El texto del inciso octavo de la nueva versión del artículo 616-1 del ET incluye ahora la siguiente disposición:

Las plataformas de comercio electrónico deberán poner a disposición un servicio que permita la expedición y entrega de la factura electrónica de venta por parte de sus usuarios al consumidor final.

Por tanto, todos aquellos contribuyentes obligados a facturar, que tengan sus propias plataformas para ofrecer sus bienes o servicios, deberán incluir en dichas plataformas la opción para que el comprador pueda obtener allí mismo su factura de venta.

Para conocer el resto de las novedades y su análisis detallado, te invitamos a consultar nuestro editorial Facturación electrónica y documento equivalente: 7 novedades introducidas por la Ley 2155 de 2021.

Complementa esta información con nuestro editorial Sistema de facturación electrónica: modificaciones de la Ley 2155 de 2021 fueron reglamentadas por MinHacienda, en donde podrás estudiar la reglamentación realizada por el Decreto 442 de 2023.

A continuación, escucha de primera mano la explicación del Dr. Diego Guevara Madrid al respecto de las novedades que introdujo la Ley 2155 de 2021 al tema de facturación electrónica:

Obligados a facturar electrónicamente


La expedición de factura de venta o documento equivalente constituye una obligación fiscal independientemente de la naturaleza jurídica de una entidad o de su calidad de contribuyente o no, o de la clase de contrato, supervisión o acto jurídico que se advierta, y debe presentarse siempre que exista la venta de bienes o la prestación de servicios, como soporte de costos y gastos en el impuesto sobre la renta y complementarios o de impuestos descontables en IVA, de conformidad con el artículo 771-2 del ET.

Así, de acuerdo con el artículo 615 del ET y los artículos 6 y 8 de la Resolución 000042 de 2020, se encuentran obligados a expedir factura electrónica con validación previa, por todas y cada una de las operaciones realizadas, los sujetos señalados en el artículo 1.6.1.4.2 del DUT 1625 de 2016, entre los que figuran:

  • Responsables del IVA (antiguo régimen común).
  • Responsables del impuesto nacional al consumo –INC–.
  • Todas las personas o entidades que posean la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas; o quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes de impuestos administrados por la Dian.
  • Comerciantes, importadores o prestadores de servicios, o de ventas a consumidores finales.
  • Tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del IVA, atendiendo las indicaciones previstas en el parágrafo 3 del artículo 437 del ET.
  • Contribuyentes inscritos en el régimen simple de tributación.

Ten en cuenta que…

El Decreto 442 de 2023 modificó el numeral 11 del artículo 1.6.1.4.1 del Decreto 1625 de 2016 para señalar que los sujetos obligados a facturar son las personas naturales o jurídicas y demás sujetos que deben cumplir con la obligación formal de expedir factura de venta y/o documento equivalente, por todas y cada una de las operaciones de venta de bienes y/o servicios; atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Dian.

Por tanto, están comprendidos dentro de este concepto los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente que de manera voluntaria opten por cumplir con la citada obligación formal, conforme con lo previsto en el parágrafo 1 del artículo 616-1 del ET.

No obligados a facturar


Los sujetos que no están obligados a expedir factura de venta o documentos equivalentes son los siguientes:

De acuerdo con el artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016, modificado por el Decreto 442 de 2023, no estarán obligados a expedir factura:

  • Bancos, corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.
  • Cooperativas de ahorro y crédito, organismos cooperativos de grado superior, instituciones auxiliares del cooperativismo, cooperativas multiactivas e integrales, y fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
  • Personas naturales no responsables del IVA, de las que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del ET.
  • Personas naturales no responsables del INC previstas en el artículo 512-13 del ET.
  • Empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
  • Personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria, y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.
  • Personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a 3.500 UVT ($133.014.000 por 2022 y $148.442.000 por 2023). Dentro de los ingresos brutos no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.
  • Prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia, por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.
  • Las juntas de acción comunal, siempre y cuando no requieran solicitar devolución y/o compensación de saldos a favor en IVA.

Ten en cuenta que…

El Decreto 442 de 2023 modificó el parágrafo 1 del artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016, para señalar que la condición de no obligado a facturar aplica sin perjuicio de lo contemplado en el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.2. del Decreto 1625 de 2016. Cuando los sujetos no obligados a facturar opten por expedir factura de venta y/o documento equivalente, deberán cumplir con los requisitos y condiciones dispuestos en la ley y el reglamento, junto con los requisitos especiales que la Dian establezca para la factura electrónica de venta, así como con los documentos equivalentes existentes o los que la misma entidad señale.

Los sujetos mencionados en el presente artículo, que opten por expedir factura de venta y/o documento equivalente, serán considerados, para efectos tributarios, obligados a facturar.

En virtud de lo anterior, a continuación presentaremos los aspectos más importantes que deberán tener en cuenta quienes se encuentren o no obligados a facturar:  

Para conocer otros importantes detalles previstos en el Concepto Unificado 0106 de 2022, mediante el cual se abordaron diversos temas relacionados con el sistema de facturación electrónica, te invitamos a consultar nuestro editorial Obligados a facturar: nuevo concepto sobre temas relacionados al sistema de facturación electrónica.

Calendario permanente de implementación de la facturación electrónica


Si bien el proceso de implementación de la factura electrónica finalizó en el año 2020, el numeral 3 del artículo 20 de la Resolución 000042 de 2020 establece un calendario de implementación permanente, el cual deberán atender aquellos sujetos que obtengan la calidad de obligados a facturar electrónicamente después de la entrada en vigor de la mencionada resolución:

Grupo

Fecha de inicio de registro y habilitación en el servicio informático de factura

Fecha máxima para iniciar expedición de factura electrónica de venta

Otros sujetos

1

Para el inicio del registro y el procedimiento de habilitación en el servicio informático de factura electrónica de venta, cuentan con un plazo máximo de dos (2) meses, que también aplica para iniciar la expedición de esta factura.

 

El plazo inicia a partir de la fecha en que se adquiera el deber como sujeto obligado a expedir factura de venta y/o documento equivalente.

Los nuevos sujetos que adquieran la obligación de expedir factura electrónica de venta, con posterioridad a la entrada en vigor de la Resolución 000042 de 2020.

Mecanismos para facturar electrónicamente


Los obligados a facturar electrónicamente podrán implementar la facturación electrónica mediante cualquiera de las siguientes tres opciones:

Requisitos previos para facturar electrónicamente


Antes de iniciar con el proceso de facturar electrónicamente, es importante:

  • Tener el RUT actualizado, tanto de la empresa como de los representantes legales.
  • Tener acceso al correo electrónico registrado en el RUT tanto del representante legal como de la empresa.
  • Contar con el instrumento de firma electrónica.
  • Disponer de un certificado de firma digital, el cual podrá ser adquirido con las entidades autorizadas por la ONAC. Para los facturadores que hayan optado por el software gratuito de la Dian, tal certificado podrá ser solicitado sin costo.

9 pasos para habilitarse como facturador electrónico


La habilitación como facturador electrónico en el Radian requiere seguir a detalle los 9 pasos que indicamos a continuación:

Fases de la facturación electrónica


Una vez se haya cumplido el proceso de registro y habilitación como facturador electrónico en el sistema informático de la Dian, y haber cumplido exitosamente el set de pruebas se podrá comenzar a facturar electrónicamente, en cuyo caso se deberán surtir las siguientes fases:

Generación

La generación de la factura electrónica consiste en estructurar la información que contendrá la factura electrónica, de acuerdo con los requisitos señalados en el artículo 11 de la Resolución 000042 de 2020 (modificado por la Resolución 000012 de 2021), para su transmisión a la Dian, la cual se encargará de realizar su validación para que posteriormente sea expedida por parte del facturador electrónico.

Es importante resaltar que la generación de la factura electrónica, las notas débito, las notas crédito y los instrumentos electrónicos que se deriven de esta se deberán elaborar cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el anexo técnico de factura electrónica (ver el artículo 23 de la Resolución 000042 de 2020).

Transmisión

La transmisión de la factura electrónica para su validación por parte de la Dian es un procedimiento que consiste en trasmitir el ejemplar de la información que contendrá la factura electrónica, notas débito y crédito, así como los instrumentos electrónicos a la Dian.

Ahora bien, si al momento de la transmisión de la factura electrónica se presentan inconvenientes tecnológicos que impidan este proceso, el obligado a facturar deberá expedir la respectiva factura electrónica al adquiriente sin la validación previa.

No obstante, los documentos expedidos en medio de inconvenientes tecnológicos deberán ser trasmitidos a la Dian dentro de un plazo máximo de 48 horas, contadas a partir del día siguiente a aquel en el que se restablezca el servicio informático electrónico.

Ten en cuenta que…

Cuando el facturador electrónico deba recurrir obligatoriamente a la factura de venta en papel o por computador por causa de los inconvenientes tecnológicos, deberá tener presente lo que establece el artículo 33 de la Resolución 000042 de 2020¡Lee nuestro análisis Factura en papel expedida durante contingencia del facturador puede enviarse a correos electrónicos para saber más detalles al respecto!

Validación previa

Una vez generada y trasmitida la factura electrónica, la Dian generará un documento electrónico que contendrá la verificación de las reglas de validación de las facturas electrónicas y demás documentos derivados de la misma, de acuerdo con los requisitos que deben cumplir dichas facturas.

Este documento electrónico contendrá la leyenda “Documento validado por la Dian” o “Documento rechazado por la Dian”, dependiendo del resultado de la validación realizada por la entidad.

Cuando las facturas electrónicas y demás instrumentos electrónicos cumplan con los requisitos y criterios de validación, la Dian procederá a registrar en sus bases de datos el documento electrónico con la marca “Documento validado por la Dian”, para posteriormente generar, firmar, almacenar y remitir un mensaje de validación al facturar para su correspondiente expedición y entrega (ver el numeral 1 del artículo 27 de la Resolución 000042 de 2020).

Expedición

El artículo 29 de la Resolución 000042 de 2020 señala que se entenderá cumplido el deber de expedir la factura electrónica cuando la misma sea entregada al adquiriente a través de alguno de los siguientes medios:

Adquirientes facturadores electrónicos: cuando se trate de adquirientes facturadores electrónicos, la expedición se entenderá efectuada con la entrega al adquiriente de la factura electrónica, junto con el documento electrónico de validación; ambos se deberán incluir en el contenedor electrónico con el cumplimiento de los requisitos.

El adquiriente facturador electrónico podrá recibir la entrega de la factura electrónica y su validación, de las siguientes formas:

  • Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente en el procedimiento de habilitación como facturador electrónico, que podrá ser consultada en el servicio informático electrónico de validación previa de la Dian.
  • Por transmisión electrónica en dispositivos entre el servicio del facturador y el adquiriente, siempre y cuando exista un acuerdo entre las partes.

Adquirientes no facturadores electrónicos: cuando el adquiriente no sea facturador electrónico, será este quien autorice el medio por el cual se realizará la entrega de la factura electrónica, de las siguientes formas:

  • Por correo electrónico a la dirección suministrada por el adquiriente al facturador electrónico, en formato digital de representación gráfica.
  • Por correo electrónico a la dirección suministrada por el adquiriente al facturador, en formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contenga la marca “Documento validado por la Dian”.
  • Impresión de la representación gráfica.
  • Por envío electrónico entre el servidor del facturador y el servidor del adquiriente, en el formato digital de representación gráfica o en el formato de generación, siempre que haya un acuerdo entre las partes.

Si el adquiriente no informa el medio de recepción de la factura electrónica, la misma se deberá expedir mediante la impresión de la representación gráfica.

Es necesario precisar que, para efectos de la representación gráfica en formato digital, los facturadores electrónicos deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquiriente, garantizando que la factura pueda ser leída, copiada, descargada e impresa, sin tener que recurrir a otras fuentes.

Escucha la explicación de nuestro líder de investigación, Diego Guevara Madrid, sobre si una empresa debe exigir o no a una persona natural, que no es facturadora electrónica, que primero se inscriba en el RUT y entregue una copia de dicho RUT para poder expedirla la factura electrónica:

Facturadores electrónicos no pueden solicitar datos adicionales para la identificación del adquiriente


De acuerdo con lo anteriormente tratado, los únicos requisitos que pueden solicitar los facturadores electrónicos al adquiriente de bienes y/o servicios para la expedición de la respectiva factura electrónica son: la información correspondiente a los apellidos y nombre o razón social y NIT, sin que para ello se deba exigir la exhibición o entrega de ningún documento de identificación, y sin perjuicio de informar el medio a través del cual se recibe dicha factura.

Así, la exigencia de requisitos adicionales para la expedición de la factura electrónica se traduce en un desconocimiento de la normativa legal y reglamentaria que regula la expedición y entrega de la factura de venta y conlleva al incumplimiento de las obligaciones relacionadas con la facturación electrónica, ralentizando y dificultando el cumplimiento de este deber.

Medidas para evitar que los facturadores exijan a los adquirientes datos adicionales

Ahora bien, con el fin de garantizar y facilitar la entrega de la factura electrónica de venta a los adquirientes de bienes y/o servicios, y que los facturadores electrónicos den cumplimiento a la obligación de expedir la factura de acuerdo con los requisitos del artículo 617 del ET y la Resolución 000042 de 2020, mediante la Circular 00007 de 2022, la Dian precisó los siguientes aspectos:

  • La factura de venta o documento equivalente debe expedirse al momento de la venta del bien y/o prestación del servicio.
  • Para la expedición de la factura de venta o documento equivalente a los adquirientes, los facturadores electrónicos solo podrán solicitar la información que para el efecto señalan el Estatuto Tributario y la Dian, sin que el adquiriente tenga que exhibir y/o entregar ningún documento.
  • El adquiriente a quien se le exijan requisitos adicionales a los definidos en la ley y en la norma reglamentaria (Resolución 000042 de 2020) no se encuentra en la obligación de atenderlos; además, en virtud de los previstos en el artículo 618 del ET, deberá solicitar que el facturador realice la expedición de la factura con los requisitos legales señalados en el artículo 617 del ET y el artículo 11 de la Resolución 000042 de 2020.

Casos en los que procede la factura de venta en talonario o papel


Es importante tener en cuenta que la obligación de expedir factura debe cumplirse mediante la factura electrónica de venta, de acuerdo con lo previsto en el artículo 616-1 del ET. No obstante, el artículo 1.6.1.4.5 del Decreto 1625 de 2016, modificado por el Decreto 442 de 2023, señala que la factura de talonario o de papel solo tendrá validez cuando al sujeto obligado a facturar se le presenten inconvenientes tecnológicos que imposibiliten facturar electrónicamente.

Adicionalmente, de acuerdo con el parágrafo 2 del artículo 8 de la Resolución 000042 de 2020, los nuevos contribuyentes del régimen simple, dentro del plazo de 2 meses contados a partir de la inscripción para adoptar el sistema de facturación electrónica, podrán expedir factura de venta en papel o documento equivalente por las operaciones de venta de bienes o prestación de servicios, utilizando para ello los sistemas de facturación vigentes.

A continuación, nuestro líder de investigación, Diego Guevara, nos explica si las empresas que inician actividades y prestan servicios gravados pueden solicitar la resolución de facturación en papel mientras proceden con la implementación de la facturación electrónica:

Documentos equivalentes a la factura electrónica


De acuerdo con el artículo 13 de la Resolución 000042 de 2020 (actual norma que regula el sistema de facturación en Colombia), los documentos equivalentes a factura vigentes hasta la fecha son:

A continuación, nuestro líder de investigación, Diego Guevara Madrid, explica cuáles son los documentos equivalentes a factura válidos para efectos fiscales a lo largo del año 2023:

Tenga en cuenta que…

El Decreto 442 de marzo 29 de 2023, con el cual se reglamentaron todos los cambios que introdujo la Ley 2155 de 2021, es un precedente importante para la formalización del proyecto de resolución Dian que se expidió el 19 de agosto de 2022.

Dicho proyecto de resolución que contempla la versión 1.9 de facturación electrónica, también contempla la versión 1.0 del nuevo documento equivalente electrónico a través del cual la Dian solicitará la transmisión electrónica de al menos 67 certificaciones fiscales.

Complementa esta información con nuestro editorial: Facturación electrónica: el Decreto 442 de 2023 reglamentó los cambios de la Ley 2155 2021, en donde abordamos las novedades introducidas por el Decreto 442 de 2023 en relación con los documentos equivalentes a factura.

¡Pero eso no es todo!

No te quedes sin ingresar a nuestro curso Facturación, nómina y documentos electrónicos para 2023, disponible en Actualícese Academy para Suscriptores Platino; en ella, el Dr. Carlos Guerra Rangel explica la situación actual de la facturación electrónica y anticipa los cambios que se aproximan.

Ningún facturador electrónico puede expedir tiquetes POS en compras superiores a 5 UVT


De acuerdo con el artículo 2 de la Resolución 001092 de 2022el pasado 1 de junio de 2023 venció el último plazo para que los sujetos obligados a expedir factura electrónica o documento equivalente, que optaron por expedir en sus operaciones tiquetes POS, aplicaran el límite máximo de 5 UVT ($212.060 por 2023) señalado en el inciso 2 del parágrafo 2 del artículo 616-1 del ET, modificado por la Ley 2155 de 2021.

Por tanto, ahora todos los facturadores electrónicos, ya sean grandes contribuyentes, declarantes del impuesto de renta o de ingresos y patrimonio no calificados como grandes contribuyentes, no declarantes del impuesto de renta, así como los demás sujetos que no tengan ninguna de las anteriores calidades (responsables del IVAINC, contribuyentes del régimen simple, entre otros), ya no podrán emitir tiquete POS en compras que sean iguales o superiores a $212.060 por el año 2023; en su lugar deberán expedir la respectiva factura electrónica en todos los casos, independientemente de que el adquiriente o comprador exija dicha factura.

Recordemos que, para efectos de medir el límite máximo de 5 UVT, se deberá observar el valor de la compra antes de cualquier impuesto, tal como lo señala el inciso 2 del parágrafo 2 del artículo 616-1 del ET, en donde se lee:

Parágrafo 2. Los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS, no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas IVA, ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios para el adquiriente. No obstante, los adquirientes podrán solicitar al obligado a expedir factura de venta, cuando en virtud de su actividad económica tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.

El tiquete de máquina registradora con sistema POS, lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar, siempre que la venta del bien y/o prestación del servicio que se registre en el mismo no supere cinco (5) UVT, por cada documento equivalente POS, que se expida, sin incluir el importe de ningún impuesto. Lo anterior, sin perjuicio de que el adquiriente del bien y/o servicio exija la expedición de la factura de venta, caso en el cual se deberá expedir la misma. Lo anterior será aplicable de conformidad con el calendario que para tal efecto expida la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales Dian.

Adicionalmente, en nuestro editorial 3 beneficios de la factura electrónica para los adquirientes de bienes y servicios podrás conocer los beneficios que trae exigir la factura electrónica en las compras.

Finalmente, en nuestro editorial ¿Aún expides tiquete POS? Esto es lo que debes saber sobre su tratamiento en materia fiscal podrás estudiar los puntos más importantes que se deberán tener en cuenta respecto al tratamiento en materia fiscal de los tiquetes POS.

Aceptación de facturas electrónicas por compras a crédito


Luego de las modificaciones introducidas por la Ley 2155 de 2021 al artículo 616-1 del ET, respecto a los sistemas de facturación, se estableció en un inciso 10 que para efectos de control, cuando la venta de un bien y/o prestación de servicios se realice a través de una factura electrónica y dicha operación sea a crédito o se otorgue un plazo para el pago, el adquiriente deberá confirmar el recibido de la factura electrónica y de los bienes o servicios adquiridos; esto mediante mensaje electrónico remitido al emisor, atendiendo los plazos, condiciones, mecanismos y requisitos técnicos y tecnológicos establecidos por la Dian.

Cuando el adquiriente remita al emisor el mensaje electrónico de confirmación de recibido de la factura electrónica y de los bienes y/o servicios adquiridos, habrá lugar a que dicha factura se constituya como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

En atención a lo anterior, el 8 de abril de 2022 la Dian expidió su Resolución 000085 (acompañada de un anexo técnico de 482 páginas), a través de la cual derogó su anterior Resolución 000015 de febrero 11 de 2021 (acompañada de un anexo técnico de 369 páginas) y reexpidió las reglas que regularán el Radian, es decir, el registro especial que se lleva a cabo en el portal de la Dian con las facturas de venta electrónicas por ventas a crédito que los vendedores deseen hacer circular en el país como un título valor negociable (ver los artículos 57 al 67, y 94, de la Resolución Dian 000042 de mayo 5 de 2020).

Esto, bajo el entendido de que dicho mensaje es requerido para que la factura electrónica sea título valor y por ende pueda circular en el Radian. Además, es necesario que todos los adquirientes, independientemente de que sean facturadores electrónicos o no, remitan dichos mensajes a través del sistema de facturación electrónica, con el objetivo de mantener la trazabilidad de la factura electrónica dentro del respectivo sistema.

Escucha, a continuación, a nuestro líder de investigación tributaria, quien explica si un adquiriente, que no es facturador electrónico y adquirió bienes a crédito, debe o no remitir al emisor el mensaje de confirmación del recibido de la factura del bien a crédito:

Además, en el siguiente video, nuestro líder en tributación nos cuenta cuál es el plazo del que dispone un comprador para enviar mensaje de aceptación de facturas en compras a crédito:

Para complementar este tema, puedes escuchar a continuación la explicación respecto a si en todas las compras que sean a crédito donde se solicita la deducción del costo o gasto y se solicita el IVA como descontable, debe emitirse o no la aceptación de la factura de venta:

Documento soporte de pago en operaciones con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente


Uno de los nuevos documentos que forman parte del sistema de facturación electrónica es el documento soporte en compras con no obligados a facturar, el cual se mencionó por primera vez en la Resolución 000042 de 2020.

Sin embargo, no fue sino hasta la expedición de la Resolución 000167 de 2021 que dicho documento soporte fue reglamentado y su funcionalidad implementada en el sistema de facturación electrónica de la Dian.

Este documento, como su nombre lo indica, sirve para soportar la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir factura electrónica o documento equivalente.

Este documento soporte es expedido por el comprador para respaldar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables.

Ahora bien, mediante el artículo 6 de la Resolución 000167 de 2021, modificado por el artículo 1 de la Resolución 000488 de 2022, se indicó que la transmisión de forma electrónica del documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar debió implementarse a más tardar el 1 de agosto de 2022, día a partir del cual todos los que realicen compras a sujetos que no estuvieran obligados a facturar debieron empezar a generar y trasmitir electrónicamente a la Dian dichos documentos.

No obstante, respecto a esta obligación, se han generado dudas respecto a si los sujetos que no estén obligados a facturar electrónicamente se encuentran excluidos o no de la obligación de generar y transmitir de manera electrónica el documento soporte en el caso de que realicen compras a no obligados a emitir factura. Por este motivo, a continuación, aclaramos algunos detalles al respecto:

Recordemos que se empezó a hablar por primera vez de este documento tras la expedición de la Resolución 000042 de 2020, en cuyo artículo 55 se estableció que, cuando se realizaran transacciones con quienes no están obligados a expedir factura electrónica, el documento que prueba la respectiva transacción sería el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura.

Posteriormente, la Resolución 0000167 de 2021 implementó la funcionalidad de este documento en el sistema de facturación electrónica, estableciendo además las condiciones necesarias para su transmisión electrónica a la Dian.

A continuación, precisamos algunos puntos clave que deben tenerse en cuenta al momento del cumplimiento de esta obligación:

¿Quiénes están obligados a expedir el documento soporte en compras a no obligados a facturar?


Están obligados a expedir el documento soporte en compras a no obligados a facturar los adquirientes de bienes o servicios cuando realizan compras a un proveedor no obligado a expedir factura electrónica.

Lo anterior, con el propósito de que puedan sustentar la transacción, así como tener el soporte de los costos, deducciones o impuestos descontables que se solicitarán en sus declaraciones tributarias (ver el artículo 3 de la Resolución 000167 de 2021).

A continuación, el Dr. Diego Guevara analiza si el documento soporte en compras a los no obligados a facturar se debe elaborar sin importar el monto de la operación:

Obligación para las entidades no declarantes de renta

Es importante analizar si las entidades no contribuyentes de renta (independientemente de si presentan o no la declaración de ingresos y patrimonio) estarían obligadas a cumplir con las normas de los artículos 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016 y 55 de la Resolución Dian 000042 de 2020, los cuales hacen referencia a la elaboración del documento soporte en los casos en que se efectúen compras de bienes o servicios a terceros no obligados a facturar ni a expedir documentos equivalentes a factura. La elaboración de este documento soporte requiere incluso cumplir con la complejidad adicional de solicitar primero a la Dian una autorización de numeración.

Al respecto, como lo destaca la Dian en el Concepto 1041 de agosto 25 de 2020, el documento soporte, en cumplimiento de lo indicado en el inciso tercero del artículo 771-2 del ET, solo se debe elaborar cuando un declarante de renta o de ingresos y patrimonio pretenda que la Dian le acepte como deducible el costo o gasto allí soportado.

En consecuencia, si pensamos, por ejemplo, en las entidades no contribuyentes de renta que no presentan declaración de ingresos y patrimonio y, por tanto, nunca deducirán costos y gastos, podemos concluir que estas entidades en realidad no están obligadas a elaborar el mencionado documento soporte con todas sus complejidades.

Además, en las entidades no contribuyentes de renta que presentan declaración de ingresos y patrimonio, si decidieran no elaborar el documento soporte, el costo o gasto en que hayan incurrido no se podría llevar a la declaración (se convertiría en un costo o gasto no deducible).

Requisitos del documento soporte en compras a no obligados a facturar


De acuerdo con lo indicado en el artículo 4 de la Resolución 000167 de 2021, el documento soporte en compras efectuadas a no obligados a facturar deberá cumplir con los siguientes requisitos, previstos en el artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016:

  • Estar denominado expresamente como “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.
  • Tener la fecha de la operación, la cual debe corresponder a la fecha de generación del documento.
  • Contener los apellidos y nombre, o razón social y NIT, del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el RUT, el requisito del NIT se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
  • Contener los apellidos y nombre, o razón social y NIT, del adquiriente de los bienes y/o servicios.
  • Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte, incluyendo el número, rango y vigencia autorizados por la Dian.
  • Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado.
  • Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del IVA cuando haya lugar.
  • Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Dian.
  • Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Dian.
  • El código único de documento soporte –CUDS– en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

En el siguiente video te explicamos cuáles requisitos debe contener el documento soporte para adquisiciones efectuadas a un contribuyente no obligado a facturar:

Generación del documento soporte


El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, así como las notas de ajuste, deben generarse y transmitirse electrónicamente por parte de los facturadores electrónicos, según lo considere el sujeto obligado a cumplir con este requerimiento, así:

  1. Por cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente; o
  2. Por operaciones acumuladas semanalmente que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.

A continuación, escucha la explicación de nuestro líder de investigación, Diego Guevara, sobre si las personas naturales que no se encuentran obligadas a facturar pueden generar de forma física el documento soporte en compras a no obligados a expedir factura, en caso de que realicen operaciones económicas con otras personas que no se encuentren obligadas a facturar:

¿El documento soporte en compras a no obligados a facturar puede elaborarse diaria o semanalmente?

De acuerdo con la Resolución 000167 de 2021, mediante la cual fue reglamentado el documento soporte en compras a no obligados a facturar, dicho documento puede ser elaborado de forma electrónica por aquellos compradores que sean facturadores electrónicos; sin embargo, tratándose de compradores que no lo son, estos documentos pueden ser elaborados en papel.

Ahora bien, el artículo 2 de la Resolución 000167 de 2021 señala que los documentos soporte en mención deben ser generados y transmitidos electrónicamente a la Dian, por cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente; o por operaciones acumuladas semanalmente que se realicen con un mismo proveedor.

Por tanto, si en una misma semana se realizan varias compras a un proveedor que no se encuentra obligado a facturar, el adquiriente puede realizar un solo documento soporte, en donde acumule todas las operaciones realizadas en una semana con aquel proveedor.

Sin embargo, el adquiriente también puede optar por elaborar un documento soporte por cada una de las compras realizadas a un mismo vendedor.

Ahora bien, tratándose de los no obligados a facturar que requieran elaborar el documento soporte en mención en papel, el artículo 19 de la Resolución 000167 de 2021 da a entender que solo podrán elaborar el documento soporte por cada una de las operaciones realizadas, sin la posibilidad de elaborar un único documento soporte por todas las compras realizadas a un mismo vendedor en una misma semana.

En el siguiente video, nuestro líder de investigación, Diego Guevara, explica si se puede elaborar un solo documento soporte en compras a los no obligados a facturar por las compras hechas en la semana a un mismo tercero, veamos:

Transmisión para la validación ante la Dian


El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente deberá transmitirse para validación de la Dian, así:

  • En el momento en que se lleve a cabo cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
  • A más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.

¿Qué hacer si se presentan inconvenientes tecnológicos?

Al momento de transmitir a la Dian el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a facturar, pueden generarse inconvenientes tecnológicos que impidan el cumplimiento de esta obligación, tales como:

  • Inconvenientes tecnológicos por parte de la Dian: si al transmitir la información del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura y las respectivas notas de ajuste se presentan inconvenientes tecnológicos que impiden la transmisión de la información para la validación, el adquiriente dispone de un plazo máximo de 48 horas, contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico, para transmitir el respectivo documento soporte y sus notas de ajuste.
  • Inconvenientes tecnológicos por parte del adquiriente: si se presentan inconvenientes tecnológicos por parte del adquiriente que impiden la transmisión de la información, este deberá transmitir los citados documentos en un plazo máximo de 48 horas, contadas a partir del día siguiente en que se supere el inconveniente tecnológico, dejando los soportes del inconveniente presentado para cuando la administración tributaria los requiera.

En el siguiente video, nuestro líder de investigación, Diego Guevara, explica qué sucede si no se elabora el documento soporte en compras con no obligados a facturar electrónicamente:

Documentos electrónicos para los trabajadores independientes


De acuerdo con el artículo 336 del Estatuto Tributario –ET–, los trabajadores independientes tienen la posibilidad de imputar en la cédula general los costos y gastos asociados a su actividad económica, independientemente de si se encuentran o no obligados a llevar contabilidad.

Ahora bien, si los trabajadores independientes pretenden incluir gastos laborales dentro de su declaración de renta, será necesario que dichos pagos realizados durante el 2022 se encuentren debidamente respaldados en el respectivo documento soporte de pago de nómina electrónica, la cual debió ser implementada en los plazos previstos en la Resolución 000013 de 2021, modificada por la Resolución 000028 de 2022.

Por su parte, si el trabajador independiente realizó pagos por concepto de compras o contratación de servicios a sujetos no obligados a expedir factura electrónica, y pretende tomar dichos pagos como costos o gastos dentro de la respectiva declaración de renta, será necesario que los mismos se encuentren respaldados por el documento soporte en compras a no obligados a facturar.

En el siguiente video, nuestro líder de investigación, Diego Guevara, explica si los trabajadores independientes por cuenta propia que requieran imputar costos y gastos en su declaración de renta del año gravable 2022 y siguientes deberán o no implementar y reportar obligatoriamente nómina electrónica y documento soporte en compras a no obligados a facturar, veamos:

Documento soporte en compras a no obligados a facturar en contratos de mandato


Inicialmente, es importante no perder de vista que el inciso 11 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario –ET– señala que para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en IVA, se requerirá factura de venta, documento equivalente y/o demás documentos que formen parte del sistema de facturación electrónica.

Adicionalmente, el artículo 771-2 ibidem dispone que cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables deberá cumplir los requisitos mínimos establecidos por la legislación vigente.

Por su parte, el artículo 2160 del Código Civil señala que la ejecución del mandato comprende no solo la sustancia del negocio encomendado, sino los medios por los cuales el mandante ha querido que se lleve a cabo.

Teniendo en cuenta las normas anteriores, así como las consideraciones sobre la facturación en el contrato de mandato desarrolladas en el numeral 1.1.2 del Concepto Unificado 106 de 2022la Dian precisó que si el mandante requiere soportar los costos, deducciones o impuestos descontables derivados de las adquisiciones de bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, realizadas por su mandatario en el marco del contrato de mandato, es dicho mandatario quien, para tal efecto, debe generar el documento soporte del que trata el artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016.

Lo anterior, dado que, en el contrato de mandato, tributariamente se exige que el mandatario expida a su mandante una certificación donde conste la cuantía y el concepto de los costos, deducciones, impuestos descontables o devoluciones a los que tiene derecho el mandante (ver el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016).

En este orden de ideas, a pesar de que la generación del documento soporte en compras a no obligados a facturar no es un supuesto expresamente desarrollado por el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016, sí es un documento necesario en la ejecución del contrato de mandato, en particular para efectos de la certificación antes señalada que debe elaborar el mandatario, dado que este conoce con todo detalle las adquisiciones de bienes y/o servicios que ha llevado a cabo en cumplimiento del mandato.

A continuación, podrás escuchar de primera mano a nuestro líder de investigación tributaria, donde nos explica a nombre de quién deben llegar las facturas por compra de bienes o servicios en contratos de mandato:

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