En este especial te hablaremos de:
Novedades en el sistema de facturación electrónica
Como se mencionó anteriormente, en la nueva versión del artículo 616-1 del ET, modificado por el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021, se introdujeron por lo menos 7 importantes novedades, entre las que se destacan:
Obligados a facturar electrónicamente
La expedición de factura de venta o documento equivalente constituye una obligación fiscal independientemente de la naturaleza jurídica de una entidad o de su calidad de contribuyente o no, o de la clase de contrato, supervisión o acto jurídico que se advierta, y debe presentarse siempre que exista la venta de bienes o la prestación de servicios, como soporte de costos y gastos en el impuesto sobre la renta y complementarios o de impuestos descontables en IVA, de conformidad con el artículo 771-2 del ET.
Así, de acuerdo con el artículo 615 del ET y los artículos 6 y 8 de la Resolución 000042 de 2020, se encuentran obligados a expedir factura electrónica con validación previa, por todas y cada una de las operaciones realizadas, los sujetos señalados en el artículo 1.6.1.4.2 del DUT 1625 de 2016, entre los que figuran:
No obligados a facturar
Los sujetos que no están obligados a expedir factura de venta o documentos equivalentes son los siguientes:
De acuerdo con el artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016, modificado por el Decreto 442 de 2023, no estarán obligados a expedir factura:
Calendario permanente de implementación de la facturación electrónica
Si bien el proceso de implementación de la factura electrónica finalizó en el año 2020, el numeral 3 del artículo 20 de la Resolución 000042 de 2020 establece un calendario de implementación permanente, el cual deberán atender aquellos sujetos que obtengan la calidad de obligados a facturar electrónicamente después de la entrada en vigor de la mencionada resolución:
Grupo | Fecha de inicio de registro y habilitación en el servicio informático de factura | Fecha máxima para iniciar expedición de factura electrónica de venta | Otros sujetos |
|---|---|---|---|
|
1 |
Para el inicio del registro y el procedimiento de habilitación en el servicio informático de factura electrónica de venta, cuentan con un plazo máximo de dos (2) meses, que también aplica para iniciar la expedición de esta factura.
El plazo inicia a partir de la fecha en que se adquiera el deber como sujeto obligado a expedir factura de venta y/o documento equivalente. |
Los nuevos sujetos que adquieran la obligación de expedir factura electrónica de venta, con posterioridad a la entrada en vigor de la Resolución 000042 de 2020. | |
Mecanismos para facturar electrónicamente
Los obligados a facturar electrónicamente podrán implementar la facturación electrónica mediante cualquiera de las siguientes tres opciones:
Requisitos previos para facturar electrónicamente
Antes de iniciar con el proceso de facturar electrónicamente, es importante:
9 pasos para habilitarse como facturador electrónico
La habilitación como facturador electrónico en el Radian requiere seguir a detalle los 9 pasos que indicamos a continuación:
Fases de la facturación electrónica
Una vez se haya cumplido el proceso de registro y habilitación como facturador electrónico en el sistema informático de la Dian, y haber cumplido exitosamente el set de pruebas se podrá comenzar a facturar electrónicamente, en cuyo caso se deberán surtir las siguientes fases:
Facturadores electrónicos no pueden solicitar datos adicionales para la identificación del adquiriente
De acuerdo con lo anteriormente tratado, los únicos requisitos que pueden solicitar los facturadores electrónicos al adquiriente de bienes y/o servicios para la expedición de la respectiva factura electrónica son: la información correspondiente a los apellidos y nombre o razón social y NIT, sin que para ello se deba exigir la exhibición o entrega de ningún documento de identificación, y sin perjuicio de informar el medio a través del cual se recibe dicha factura.
Así, la exigencia de requisitos adicionales para la expedición de la factura electrónica se traduce en un desconocimiento de la normativa legal y reglamentaria que regula la expedición y entrega de la factura de venta y conlleva al incumplimiento de las obligaciones relacionadas con la facturación electrónica, ralentizando y dificultando el cumplimiento de este deber.
Casos en los que procede la factura de venta en talonario o papel
Es importante tener en cuenta que la obligación de expedir factura debe cumplirse mediante la factura electrónica de venta, de acuerdo con lo previsto en el artículo 616-1 del ET. No obstante, el artículo 1.6.1.4.5 del Decreto 1625 de 2016, modificado por el Decreto 442 de 2023, señala que la factura de talonario o de papel solo tendrá validez cuando al sujeto obligado a facturar se le presenten inconvenientes tecnológicos que imposibiliten facturar electrónicamente.
Adicionalmente, de acuerdo con el parágrafo 2 del artículo 8 de la Resolución 000042 de 2020, los nuevos contribuyentes del régimen simple, dentro del plazo de 2 meses contados a partir de la inscripción para adoptar el sistema de facturación electrónica, podrán expedir factura de venta en papel o documento equivalente por las operaciones de venta de bienes o prestación de servicios, utilizando para ello los sistemas de facturación vigentes.
Documentos equivalentes a la factura electrónica
De acuerdo con el artículo 13 de la Resolución 000042 de 2020 (actual norma que regula el sistema de facturación en Colombia), los documentos equivalentes a factura vigentes hasta la fecha son:
Ningún facturador electrónico puede expedir tiquetes POS en compras superiores a 5 UVT
De acuerdo con el artículo 2 de la Resolución 001092 de 2022, el pasado 1 de junio de 2023 venció el último plazo para que los sujetos obligados a expedir factura electrónica o documento equivalente, que optaron por expedir en sus operaciones tiquetes POS, aplicaran el límite máximo de 5 UVT ($212.060 por 2023) señalado en el inciso 2 del parágrafo 2 del artículo 616-1 del ET, modificado por la Ley 2155 de 2021.
Por tanto, ahora todos los facturadores electrónicos, ya sean grandes contribuyentes, declarantes del impuesto de renta o de ingresos y patrimonio no calificados como grandes contribuyentes, no declarantes del impuesto de renta, así como los demás sujetos que no tengan ninguna de las anteriores calidades (responsables del IVA, INC, contribuyentes del régimen simple, entre otros), ya no podrán emitir tiquete POS en compras que sean iguales o superiores a $212.060 por el año 2023; en su lugar deberán expedir la respectiva factura electrónica en todos los casos, independientemente de que el adquiriente o comprador exija dicha factura.
Recordemos que, para efectos de medir el límite máximo de 5 UVT, se deberá observar el valor de la compra antes de cualquier impuesto, tal como lo señala el inciso 2 del parágrafo 2 del artículo 616-1 del ET, en donde se lee:
Aceptación de facturas electrónicas por compras a crédito
Luego de las modificaciones introducidas por la Ley 2155 de 2021 al artículo 616-1 del ET, respecto a los sistemas de facturación, se estableció en un inciso 10 que para efectos de control, cuando la venta de un bien y/o prestación de servicios se realice a través de una factura electrónica y dicha operación sea a crédito o se otorgue un plazo para el pago, el adquiriente deberá confirmar el recibido de la factura electrónica y de los bienes o servicios adquiridos; esto mediante mensaje electrónico remitido al emisor, atendiendo los plazos, condiciones, mecanismos y requisitos técnicos y tecnológicos establecidos por la Dian.
Cuando el adquiriente remita al emisor el mensaje electrónico de confirmación de recibido de la factura electrónica y de los bienes y/o servicios adquiridos, habrá lugar a que dicha factura se constituya como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.
En atención a lo anterior, el 8 de abril de 2022 la Dian expidió su Resolución 000085 (acompañada de un anexo técnico de 482 páginas), a través de la cual derogó su anterior Resolución 000015 de febrero 11 de 2021 (acompañada de un anexo técnico de 369 páginas) y reexpidió las reglas que regularán el Radian, es decir, el registro especial que se lleva a cabo en el portal de la Dian con las facturas de venta electrónicas por ventas a crédito que los vendedores deseen hacer circular en el país como un título valor negociable (ver los artículos 57 al 67, y 94, de la Resolución Dian 000042 de mayo 5 de 2020).
Esto, bajo el entendido de que dicho mensaje es requerido para que la factura electrónica sea título valor y por ende pueda circular en el Radian. Además, es necesario que todos los adquirientes, independientemente de que sean facturadores electrónicos o no, remitan dichos mensajes a través del sistema de facturación electrónica, con el objetivo de mantener la trazabilidad de la factura electrónica dentro del respectivo sistema.
Documento soporte de pago en operaciones con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente
Uno de los nuevos documentos que forman parte del sistema de facturación electrónica es el documento soporte en compras con no obligados a facturar, el cual se mencionó por primera vez en la Resolución 000042 de 2020.
Sin embargo, no fue sino hasta la expedición de la Resolución 000167 de 2021 que dicho documento soporte fue reglamentado y su funcionalidad implementada en el sistema de facturación electrónica de la Dian.
Este documento, como su nombre lo indica, sirve para soportar la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir factura electrónica o documento equivalente.
Este documento soporte es expedido por el comprador para respaldar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables.
Ahora bien, mediante el artículo 6 de la Resolución 000167 de 2021, modificado por el artículo 1 de la Resolución 000488 de 2022, se indicó que la transmisión de forma electrónica del documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar debió implementarse a más tardar el 1 de agosto de 2022, día a partir del cual todos los que realicen compras a sujetos que no estuvieran obligados a facturar debieron empezar a generar y trasmitir electrónicamente a la Dian dichos documentos.
No obstante, respecto a esta obligación, se han generado dudas respecto a si los sujetos que no estén obligados a facturar electrónicamente se encuentran excluidos o no de la obligación de generar y transmitir de manera electrónica el documento soporte en el caso de que realicen compras a no obligados a emitir factura. Por este motivo, a continuación, aclaramos algunos detalles al respecto:
¿Quiénes están obligados a expedir el documento soporte en compras a no obligados a facturar?
Están obligados a expedir el documento soporte en compras a no obligados a facturar los adquirientes de bienes o servicios cuando realizan compras a un proveedor no obligado a expedir factura electrónica.
Lo anterior, con el propósito de que puedan sustentar la transacción, así como tener el soporte de los costos, deducciones o impuestos descontables que se solicitarán en sus declaraciones tributarias (ver el artículo 3 de la Resolución 000167 de 2021).
A continuación, el Dr. Diego Guevara analiza si el documento soporte en compras a los no obligados a facturar se debe elaborar sin importar el monto de la operación:
Requisitos del documento soporte en compras a no obligados a facturar
De acuerdo con lo indicado en el artículo 4 de la Resolución 000167 de 2021, el documento soporte en compras efectuadas a no obligados a facturar deberá cumplir con los siguientes requisitos, previstos en el artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016:
Generación del documento soporte
El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, así como las notas de ajuste, deben generarse y transmitirse electrónicamente por parte de los facturadores electrónicos, según lo considere el sujeto obligado a cumplir con este requerimiento, así:
Transmisión para la validación ante la Dian
El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente deberá transmitirse para validación de la Dian, así:
Documentos electrónicos para los trabajadores independientes
De acuerdo con el artículo 336 del Estatuto Tributario –ET–, los trabajadores independientes tienen la posibilidad de imputar en la cédula general los costos y gastos asociados a su actividad económica, independientemente de si se encuentran o no obligados a llevar contabilidad.
Ahora bien, si los trabajadores independientes pretenden incluir gastos laborales dentro de su declaración de renta, será necesario que dichos pagos realizados durante el 2022 se encuentren debidamente respaldados en el respectivo documento soporte de pago de nómina electrónica, la cual debió ser implementada en los plazos previstos en la Resolución 000013 de 2021, modificada por la Resolución 000028 de 2022.
Por su parte, si el trabajador independiente realizó pagos por concepto de compras o contratación de servicios a sujetos no obligados a expedir factura electrónica, y pretende tomar dichos pagos como costos o gastos dentro de la respectiva declaración de renta, será necesario que los mismos se encuentren respaldados por el documento soporte en compras a no obligados a facturar.
En el siguiente video, nuestro líder de investigación, Diego Guevara, explica si los trabajadores independientes por cuenta propia que requieran imputar costos y gastos en su declaración de renta del año gravable 2022 y siguientes deberán o no implementar y reportar obligatoriamente nómina electrónica y documento soporte en compras a no obligados a facturar, veamos:
Documento soporte en compras a no obligados a facturar en contratos de mandato
Inicialmente, es importante no perder de vista que el inciso 11 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario –ET– señala que para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en IVA, se requerirá factura de venta, documento equivalente y/o demás documentos que formen parte del sistema de facturación electrónica.
Adicionalmente, el artículo 771-2 ibidem dispone que cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables deberá cumplir los requisitos mínimos establecidos por la legislación vigente.
Por su parte, el artículo 2160 del Código Civil señala que la ejecución del mandato comprende no solo la sustancia del negocio encomendado, sino los medios por los cuales el mandante ha querido que se lleve a cabo.
Teniendo en cuenta las normas anteriores, así como las consideraciones sobre la facturación en el contrato de mandato desarrolladas en el numeral 1.1.2 del Concepto Unificado 106 de 2022, la Dian precisó que si el mandante requiere soportar los costos, deducciones o impuestos descontables derivados de las adquisiciones de bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, realizadas por su mandatario en el marco del contrato de mandato, es dicho mandatario quien, para tal efecto, debe generar el documento soporte del que trata el artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016.
Lo anterior, dado que, en el contrato de mandato, tributariamente se exige que el mandatario expida a su mandante una certificación donde conste la cuantía y el concepto de los costos, deducciones, impuestos descontables o devoluciones a los que tiene derecho el mandante (ver el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016).
En este orden de ideas, a pesar de que la generación del documento soporte en compras a no obligados a facturar no es un supuesto expresamente desarrollado por el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016, sí es un documento necesario en la ejecución del contrato de mandato, en particular para efectos de la certificación antes señalada que debe elaborar el mandatario, dado que este conoce con todo detalle las adquisiciones de bienes y/o servicios que ha llevado a cabo en cumplimiento del mandato.
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