Nómina electrónica: plazos para habilitar, generar y transmitir el documento soporte a la Dian

Los obligados a implementar la nómina electrónica ya pueden realizar la habilitación en el servicio informático de la Dian.

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Quienes tengan más de 250 trabajadores deberán transmitir a la Dian los documentos soporte de nómina electrónica del mes de septiembre a más tardar el 29 de octubre de 2021.

El 18 de agosto de 2021 inició el plazo para que los obligados a implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica inicien la habilitación en el servicio informático de la Dian, esto después de que la administración tributaria, a través de su Resolución 000063 de 2021, ampliara por segunda vez el plazo para su implementación (ver nuestro editorial Nómina electrónica: Dian amplía el plazo para iniciar la habilitación).

Por tal motivo, desde la fecha en mención, las personas naturales y jurídicas contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementario que efectúen pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria, y por los pagos a pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en la declaración de renta deberán realizar la habilitación de la nómina electrónica en el servicio informático de nómina electrónica de la Dian.

Recordemos que los contribuyentes del régimen simple de tributación no están obligados a implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica. Por tanto, así efectúen pagos por concepto de salarios, no será necesario que realicen la habilitación de este documento en el sistema informático señalado.

Nota: en nuestro editorial Nómina electrónica: inicia plazo para habilitación en el servicio informático explicamos detalladamente los pasos que deberán seguirse para la habilitar la nómina electrónica en el servicio informático del sistema de facturación de la Dian.

Ahora bien, una vez efectuada la habilitación de este documento soporte, será necesario tener en cuenta las siguientes fechas en las que deberán generarse y transmitirse a la Dian los primeros documentos soporte de pago de nómina electrónica:

• Si se tiene más de 250 empleados, deberán transmitirse los documentos soporte de pago de nómina electrónica del mes de septiembre a más tardar el 29 de octubre de 2021, de acuerdo con la disposición especial del parágrafo transitorio del artículo 8 de la Resolución 000013 de 2021, adicionado por el artículo 3 de la Resolución 000063 del mismo año.
• Si son entre 101 y 250 trabajadores, los documentos de nómina electrónica del mes de octubre deberán transmitirse dentro de los 10 primeros días del mes de noviembre de 2021.
• Si se tiene entre 11 y 100 trabajadores, los documentos de pago de nómina electrónica del mes noviembre deberán transmitirse a la Dian dentro de los 10 primeros días del mes de diciembre de 2021.
• Si son entre 1 y 10 trabajadores, la respectiva nómina electrónica correspondiente al mes de diciembre deberá transmitirse a más tardar dentro de los 10 primeros días del mes de enero de 2022.

Lo anterior, acorde con lo previsto en el artículo 8 de la Resolución 000013 de 2021, en el cual se indica que los sujetos obligados a implementar la nómina electrónica tendrán plazo para transmitir el documento soporte en mención y las respectivas notas de ajuste durante los 10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta derivado de la vinculación laboral.

Tenga en cuenta que…

Desde el 18 de agosto de 2021 entró en vigor el anexo técnico 1.8 de factura electrónica adoptado a través de la Resolución 000012 de 2021. Por tanto, a partir de dicha fecha, las facturas electrónicas que no cumplan con las reglas establecidas en la versión 1.8 del anexo en mención podrán ser objeto de rechazo por el servicio técnico de validación previa de la Dian.

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• [Análisis] Nómina electrónica: Dian amplía el plazo para iniciar la habilitación
• [Calendarios] Calendario de implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica