Presupuesto como herramienta de gestión organizacional y financiera
Un presupuesto es una excelente herramienta de gestión para orientar a la entidad en el cumplimiento de sus objetivos estratégicos. En este editorial abordamos quiénes son los responsables de la elaboración de dicho encargo y cuáles son los pasos para ello.
Un presupuesto es una excelente herramienta de gestión para orientar a la entidad en el cumplimiento de sus objetivos estratégicos. En este editorial abordamos quiénes son los responsables de la elaboración de dicho encargo y cuáles son los pasos para ello.
Los presupuestos permiten realizar un análisis del presente y futuro de una organización, a la vez que ayudan a que la gerencia y todos los colaboradores organicen su gestión aterrizando sus metas y coordinando el desarrollo de sus procesos en torno a la generación de valor. En este editorial mencionaremos algunas premisas importantes sobre estas herramientas.
Responsabilidad en la elaboración de un presupuesto
Si bien sobre la dirección recae la responsabilidad de hacer seguimiento a los presupuestos de la entidad, esto no quiere decir que solo bajo su criterio deban ser elaborados. Al respecto, se recomienda que la dirección tenga en cuenta la opinión de otros colaboradores que están inmersos en procesos puntuales de la entidad para este fin. En ocasiones se contratan consultores o asesores para realizarlos, lo cual generalmente es un gran error, puesto que dejar esta labor en manos de alguien ajeno a la organización puede generar que se hagan estimaciones equivocadas, además de que esto puede enviar un mensaje directo a los colaboradores sobre el desinterés de hacerlos partícipes de las metas de la entidad. Por tanto, si se requiere el apoyo técnico de un asesor, se deben hacer partícipes de la elaboración de este a los colaboradores de la entidad o al menos los líderes de cada proceso, para permitir que la entidad alcance las metas propuestas.
Así pues, la recomendación es que al elaborar el presupuesto de la entidad se analicen los diferentes procesos de las diferentes áreas (de producción, logística, tecnología, ventas, contable, entre otras), y que se tenga en cuenta la opinión de los colaboradores para su elaboración y se socialice con ellos, a fin de que todos estén alineados con el logro de las metas.
Importancia del presupuesto
Los presupuestos tienen diferentes características; entre estas se encuentran:
- Brindan apoyo para determinar las fuentes de financiación a las cuales recurrirá la entidad para desarrollar los proyectos.
- Dan un lineamiento para los tiempos de ejecución de las metas a corto, mediano y largo plazo.
- Permiten identificar la viabilidad de los proyectos que estén en lista para ser desarrollados, con el fin de compararlos y escoger el que mejor se acomode a las posibilidades, necesidades y riesgos que desee asumir la entidad.
- Ayudan a prever los gastos y costos que se van a asumir en el desarrollo de un proyecto, de manera que la entidad pueda aprovechar algunos beneficios por parte de terceros, tales como descuentos, garantías, etc.
- Facilitan hacer evaluaciones progresivas del cumplimiento de los indicadores, el consumo de materiales, las metas diarias de venta y otros procesos asociados al seguimiento periódico de la ejecución del presupuesto.
- Permiten evidenciar los proyectos de una entidad. Por ejemplo, a través del presupuesto cada líder de área sabe de antemano las expectativas de inversión que se hará en esta.
- Son una herramienta para controlar el desarrollo de las actividades de la entidad al permitir analizar lo ejecutado vs. lo planificado.
Pasos para elaborar, llevar a cabo y hacer un seguimiento al presupuesto
A continuación, mencionamos qué se debe tener en cuenta para realizar un presupuesto y cuáles son sus etapas.
- Inicio: en esta etapa se realiza un reconocimiento de la entidad y del estado de sus procesos para determinar a cuáles estrategias y opciones de crecimiento puede acceder. En este punto también se define quién realizará el presupuesto, sus fuentes de información, las expectativas de la gerencia y qué comité será creado a fin de trabajar en pro de la elaboración del presupuesto.
- Elaboración: con base en la información obtenida y la organización realizada en el punto anterior se procede a crear un cronograma de actividades en torno a la elaboración del presupuesto, en las que se definirán reuniones para evaluar la información financiera de la entidad, informes de gestión, informes de comportamiento de períodos pasados, indicadores del sector económico al que pertenece la entidad, dictamen del revisor fiscal (en caso de que aplique), entre otros documentos, para luego de su análisis extraer una relación de toda la información de la entidad, trazar las expectativas del período, identificar las fuentes de ingreso y asignar los costos y gastos asociados al proyecto.
- Puesta en marcha: en esta etapa se ejecutan los planes presupuestados y se integran las diferentes áreas a la consecución de las metas que fueron trazadas en el presupuesto.
- Control: se deben realizar controles a la ejecución de los planes presupuestados, realizando informes parciales de cada área. Quien sea el encargado de cotejar la información (que generalmente se realiza a través de un software o utilizando el complemento Solver de Excel) deberá informar de manera oportuna los resultados parciales a los que ha llegado la entidad, y en caso de que no sean satisfactorios, la entidad y los colaboradores podrán realizar los ajustes pertinentes a sus procesos.
- Evaluación: cuando culmina el período presupuestado se realiza un análisis de los informes periódicos y se emite un informe final en el que se revelan los resultados de la compañía, se realiza una comparación de los indicadores de este y anteriores años, y se socializan las fallas que impidieron el cumplimiento del presupuesto o las situaciones que dieron lugar a que se cumpliera, a fin de emitir alternativas y mejoras para los procesos que se desarrollen en futuros períodos.