Tiempo máximo para reporte de novedades por trabajador independiente al sistema de seguridad social

La ley establece una serie de pautas que regulan cómo debe efectuarse el reporte de novedades al sistema de seguridad social para trabajadores dependientes e independientes. Tales pautas comprenden los términos en los cuales debe realizarse dicho reporte, so pena incurrir en sanciones.

Como es ampliamente conocido, el sistema de seguridad social –SG-SSS– comprende una serie de parámetros que establecen la forma en que debe realizarse el reporte de novedades al sistema de seguridad social para trabajadores dependientes e independientes. Dichos parámetros comprenden el tiempo en que deben realizarse las cotizaciones, el monto de estas, el reporte de novedades, entre otros.

Dado lo anterior, conviene realizar ciertas consideraciones, para efectos de comprender de forma precisa cómo proceder frente a determinados aspectos. Para este propósito se toma como referencia el interrogante planteado por un usuario: Si un trabajador independiente solo percibió ingresos por el primer semestre del 2019, ¿debió hacer algún reporte de retiro ante la Pila?

Frente al caso objeto de estudio, lo primero que debe tenerse en cuenta es que es obligación del trabajador independiente realizar, en la planilla de liquidación de aportes –Pila–, el reporte de las novedades que se susciten con ocasión a sus vínculos contractuales, a diferencia de un trabajador dependiente, para el cual las novedades deben ser reportadas por su empleador (artículo 2.1.6.2 del Decreto 780 de 2016).

Consulte nuestro editorial Sistema de riesgos laborales: nuevas reglas para afiliación y reporte de novedades.

Teniendo en cuenta lo anterior, se tiene que en la Pila debe realizarse el reporte, entre otros, de:

• Ingreso y retiro del trabajador.
• Período de vacaciones, incapacidad o licencias.
• Suspensión del contrato.
• Cambio de EPS o de régimen (si del contributivo pasa al subsidiado o viceversa).

En este sentido, y en lo que concierne al reporte de la novedad de retiro, el artículo 2.1.6.3 del Decreto 780 de 2016 establece que el trabajador independiente debe reportar dicha novedad en el término de los primeros cinco (5) días del mes siguiente, novedad que se hará efectiva una vez vencido el mes por el cual se pagó la última cotización.

Por ejemplo, un trabajador que realizó el pago de la cotización de mayo y realizó el reporte de novedad de retiro el día 20 del mismo mes, según establece la ley, no se entenderá retirado del sistema hasta que termine mayo. Por otra parte, en caso de que el trabajador registre dicha novedad el 3 de junio, el retiro de hará efectivo de forma inmediata.

En el siguiente vídeo, Natalia Jaimes Lúquez, abogada consultora en derecho laboral aborda la inquietud planteada:

En caso de que el trabajador no realice la novedad de retiro dentro de dicho término, el artículo en mención establece que deberá realizarse el pago completo de la cotización del mes siguiente. Por ejemplo, si el independiente dejó de trabajar en junio, entonces tenía hasta el 5 de julio para reportar el retiro; si excedió dicho término, entonces tendría la obligación de pagar la cotización del mes de julio en su totalidad.

Por otra parte, el 2.1.9.3 del mencionado Decreto 780 de 2016, titulado Efectos de la mora en las cotizaciones de los trabajadores independientes, establece que en el evento en que no se realice el pago de dos (2) meses consecutivos de las cotizaciones se suspenderá la afiliación del sistema y la prestación de servicios en salud.

Dado lo anterior, y frente al caso objeto de estudio, se tiene que el trabajador al no reportar la novedad de retiro, entrará en mora en el sistema y, a su vez, tendrán lugar los mencionados eventos (suspensión de la afiliación y de la prestación del servicio).

Finalmente, resulta importante tener en cuenta que no realizar dicho reporte por parte del trabajador podría generarle a futuro inconvenientes con el SG-SSS, la obligación de ponerse al día para ingresar de nuevo en el sistema como cotizante activo; entre otras consecuencias con la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales –UGPP–, por omisión en el pago de las cotizaciones.

Consulte nuestro editorial Errores cometidos y conductas sancionables al entregar la información solicitada por la UGPP.

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